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1、酒店物資預算、采購驗收、盤存管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 酒店物資管理制度第一章 總 則第一條 為建立健全內部控制，規范和加強物資管理工作，提高經濟效益和供應保障能力，保證酒店經營業務健康正常運行，根據國家法律、法規和規章，特制定本管理制度。第二條 物資管理實行xx實業集團和xx大酒店兩級管理。第三條 物資管理職能實行事權權責、財權權責、采購權責和支付權責既相互協調、又相互制約的權責主體四分離。第四條 物資管理的主要內容有以下六個方面1、 預算管理2、 授權審批3、 采購管理4、 驗收管理5、 付款結算管2、理6、 物資領用管理7、 盤存管理第五條 物資部是酒店物資管理的歸口部門，酒店所需物資采購的預算、存儲、領用和廢舊物資處理均有物資部負責。第二章 預算管理第六條 酒店對物資采購實行預算管理，各部室對所需物品必須編制部門采購預算，物資部編制酒店的采購總預算。第七條 預算的編制要以年度銷售預測為基準，對所需原材料、物料配件和勞務的數量進行具體數量計劃，以提高物資的利用率、杜絕浪費、控制庫存，加快資金周轉，提高經濟效益為原則。第八條 各職能部室根據年度銷售計劃編制本部室的年度、月度采購預算（一式四份），月度預算于每月24日前交物資部。第九條 物資部負責匯總整理、各部室采購預算形成酒店采購總預算，制定3、出實際采購的年度預算和月度預算報請總經理批準，報財務部備案。物資部根據有關規定安排采購。 第十條 對酒店維修改造、大型設備、器具的購置，由使用和分管部門編制項目預算，經總經理辦公會研究同意，由物資部實施。第十一條 預算審批同意后，必須由倉庫或各使用部門按照不同的情況提前填寫采購申請單，經部室有關授權經理或主管審批簽字后報請物資部采購。第十二條 凡酒店倉庫儲備的物資商品，倉庫根據使用部室預算，認真核查庫存量及消耗量，由倉庫提出采購申請。第十三條 倉庫儲備以外的物資商品，各部室在提出采購申請時，必須查詢倉庫是否有該項儲備，或代用品。第十四條 廚房部所需物資除蔬菜、肉類等每日必須采購的食品外，其他物4、資商品按正常的程序辦理采購申請。第十五條 廚房部日常消耗食品要填寫廚房部每日采購單，一式四聯報物資部。第三章 授權審批第十六條 物資管理實行授權審批制度，各相關責任人必須按規定的授權審批方式、權限、程序、責任和相關內部控制制度，辦理相關業務。第十七條 物資管理中預算審批、供應商確定、采購計劃、實施采購、合同的擬定審批、貨物驗收和質檢、存儲、付款、盤存、廢舊物資處理必須履行授權程序。第十八條 嚴禁未經授權的機構和個人辦理相關業務，任何機構和個人不得超越審批權限。第十九條 對于超越審批權限的采購業務物資部有權拒絕辦理，財務部有權拒絕付款。第四章 采購管理第二十條 采購管理工作，應明確采購方式、采購5、數量、采購訂單、供應商選擇等各項規定，確保采購過程透明化及所購商品數量和質量符合公司要求。第二十一條 采購前應對供應商的商品質量、性能、報價、交貨期限、售后服務等作出評價，以供參考。第二十二條 應以合理的價格取得較高質量做為價格質量要求，供應商在所需日期內保證足量供應。第二十三條 物資部應根據商品使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習慣及價格穩定性等因素選擇最有利的采購方式。第二十四條 采購方式可分為合同訂購方式、訂單訂購方式、特約廠商采購、直接采購、緊急采購和代購代銷方式。第二十五條 物資部應根據使用部門提出的需要日期辦理采購，掌握適當的采購時機，物資部應召集有關部門按商品特性、采購6、地區及市場供需情況擬定商品采購處理期限，呈總經理批準后公布實施。第二十六條 原定采購業務處理期限變更，物資部應應報告原因，呈總經理批準后，通知各有關部門，以利于存量管理和適時提出采購第二十七條 物資部應建立合格供應商評價制度。供應商評價工作由職能部室、財務部、物資部參與，設定評價指標和評價方法，對評價結果做出不同處理。第二十八條 供應商評價內容應包括資質、經營情況、信用等級和所購商品質量、價格、交貨及時性、付款條件等內容。第二十九條 物資部接到采購申請單要認真歸納整理，對需采購物資商品的名稱、規格、數量等項目要與申報部門授權人及時溝通確認，在確認無誤后，在合格供應商中尋找三家以上的供貨商進行洽7、談，綜合考察質量、價格和售后服務等指標擇優選擇采購。對于未達要求的商品，物資部應開發新供應商。第三十條 物資部應及時掌握市場信息，根據不同商品價格變動情況定期或不定期的對市場進行考察分析。與供應商進行交流及時調整價格。第三十一條、 對于臨時采購，物資部應以最快速度擇商報價，一經收到所需部門已經形成的有效訂單并取得結算手段后，必須千方百計采取緊急購買措施，以保證供應。第三十二條 對于技術性較強，或有特殊要求的采購項目，物資部可以邀請有關部門相關人員共同購買或授權有關部門相關人員購買，并與之共同承擔責任。有關部門對此要予以協助。第三十三條、 物資部在人力不足的情況下，可以授權使用部室有關人員代購，8、并與之共同承擔責任。第三十四條 代銷物資商品由物資部統一管理，各使用部門不得私自銷售或使用代銷商品，各部門可以向物資部推薦廠家，由物資部負責洽談和報價工作，并提出申請報告，報請總經理批準后，由物資部與供應商簽訂代銷合同，報送財務部登記備案。第三十五條 使用部門有了解所需物品的價格和提出質疑的權利。物資部在擇商報價中必須認真研究對待，并對所提出的問題解釋說明。第三十六條 使用部門在工作中主動與物資部部溝通配合，對于掌握的供應商情況及購物意項要主動通報物資部，由其選定供貨商。第三十七條 確屬疑難采購的項目，采購部和使用部門及時聯系溝通，研究對策。無力解決的必須及時上報有關部門，不得拖延。第三十八條9、 采購訂單由物資部部經理落實到采購員實施購買。所有購買活動必須依據有效訂單規定的項目、數量、價格、時限、供應廠、商及其他要求進行。第三十九條 在進貨過程中要認真檢查所購物的品質、商標、期限、衛生標準等內容，堅決杜絕假冒偽劣等不合格商品流入酒店。第四十條 由于市場變化或其他原因而造成購買時的價格高于有效訂單報價或數量多于有效訂單數量時，必須重新辦理補缺申請，經審批后方能購買。第五章 驗收管理第四十一條 無論是采購人員自提項目還是供應商送貨項目，在貨到酒店后，必須首先與倉庫進行聯系，由倉庫依據采購訂單過數檢驗。經驗收合格后再分送所需部門。不允許采購人員或供應廠、商直接交貨予所需部門。對不符合采購訂10、單內容的項目一律拒收。第四十二條 廚房部每日市場定單所列采購項目的驗收，由廚房部授權人員，物資部采購人員和倉庫保管員聯合驗收，驗收合格后直接交于廚房部。同時辦理相應的入庫、領用手續。第四十三條 驗收合格并已付款的采購項目由采購人員將發貨票、支票存根登記后交予倉庫簽收。第四十四條 驗收合格但未付款的采購項目由倉庫開具收貨單，經交貨人簽字后，將第二聯給交貨人作為結算憑證，第一聯隨同收貨日報交財務部，第三聯倉庫留存備查。第四十五條 倉庫在對購入項目的質量、規格、樣式、等難以確認的情況下，要主動請所需部門的授權人協助，有關部門和人員要積極幫助解決。第四十六條 在驗收中，倉庫或所需部門均有權進出退貨要求11、。經確認，實屬不符合要求的項目，由采購部辦理退貨事宜。第四十七條 代銷商品和其他采購項目一樣，必須遵守以上各項驗收、入庫、領用之規定。第四十八條 購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作，共同做好工作。對爭議不決的問題可向各自主管報告，由其協調解決。如仍存在分歧，應由酒店管指定授權人進行裁決。第六章 付款結算管理第四十九條 物資部要及時匯總采購合同和采購定單，按所約定付款時間和付款方式到財務部辦理相應手續進行付款。第五十條 本市采購項目金額在200元以上的，應由采購人員憑采購單領取轉帳支票付款。第五十一條 本市采購項目金額在200元以下的由采購人員填寫現金申請單，經物資部經理、12、財務部經理批準簽字后，到出納處領取現金付款。付款后經辦人要及時將發貨票、收貨單證一并交計財部報帳。第五十二條 對于事先付款的采購業務，采購人員要及時督促催貨，待貨物驗收后將發貨票和收貨單證遞交財務第五十三條 物資部可以先用自留備用金付款，然后填寫零星開支單，經物資部經理、財務部經理批準簽字后附發貨票、入庫單報銷現金，回補備用金。第五十四條 供需雙方認可的帶有預付款的采購項目必須由采購人員填寫費用申請單，附該項采購訂單、預付款協議書報物資部經理、財務部經理審批簽字后，再依據有關規定選擇不同方式進行付款。第五十五條 代銷商品根據代銷合同，由財務部根據銷售單核定銷售數量，物資部辦理出入庫手續，遵照上13、述程序，實行定期結算。第七章 物資領用管理第五十六條 各職能部門要對領用和發出進行規范和控制。物資使用部門負責本部門所需存貨領用，物資部負責存貨發出管理，財務部負責存貨的相關會計處理。第五十七條 物資使用部門領用材料需填寫領料申請單并辦理相應審批手續，憑借經過審批的領料申請單到倉庫領料。第五十八條 領料申請單應填明材料名稱、規格、型號、領料數量并經部門經理簽字。第五十九條 倉庫管理員對領料單進行審核，審核項目包括使用材料名稱、規格、型號、領料數量及相關簽字信息，審核無誤后才能發料。第六十條 領用材料時，倉庫保管員與領料人必須當面點交清楚，并在領料單上簽字。第六十一條 倉庫管理員根據領用情況，編14、制材料出庫單，并在出庫單上加蓋材料發訖印章，并妥善保管所有發料憑證。第六十二條 禁止領料人到倉庫翻拿物資，所有庫存物資必須辦理手續后方可發出。第六十三條 倉庫管理員必須在每月結賬前，將整理后的領料單及匯總表交財務部辦理入賬手續。第八章 盤存管理第六十四條、為保證物資信息的真實性、安全性和完整性，應建立物資盤存制度，年中和年終應進行全面盤存。第六十五條 物資盤存應包括定期全面盤存和不定期抽查，抽查可根據管理需要，采取特定范圍檢查。第六十六條 盤存工作，應有盤存小組統一領導，盤存小組由總經理或分管經理、物資部、財務部相關人員組成。第六十七條 每種商品的數量應于確定后在進行下一項，盤點后不得任意更改15、，盤點應進行實際清點，避免采用主觀目測的方式，盤點報表不得隨意修改，各盤點人員均受盤點負責人監督，發現困難和問題應及時匯報。第六十八條 盤點結束，物資部須匯總編制存貨盤點盈虧表，總經理將根據盤存情況分別責任處理，對于以管理不善引起的盤虧和毀損應予以相應懲罰。第六十九條 對于殘次冷被物資，盤存小組提出處理意見，報總經理批準進行相應處理。第七十條 要注重盤存資料整理，根據盤存結果找出問題點，提出改善管理對策，物資部要根據批準的盤點報表進行調整，實現帳卡物一致。第七章 附則第七十一條 本規定由xx大酒店財務部負責解釋。第七十二條 本規定自下達之日起實行，以前制訂的制度與本規定不一致之處，以本制度為準。xx國際酒店20xx-09-24