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1、工程檔案、竣工驗收文件管理制度刖S：為了使陜西中達工程有限公司施工項目滿足合同要求、達到預(yù)期 質(zhì)量目標(biāo)，讓顧客滿意，規(guī)范項目的質(zhì)量管理、檔案管理行為，特制 定本管理制度。希望各項冃部盡快行動起來，參與實施文件管理工作, 將文件管理工作納入口常的工作議程，確保文件準(zhǔn)確、完整、齊全、 系統(tǒng)。一、組織機構(gòu)根據(jù)公司要求，結(jié)合項冃的實際情況，成立工程檔案、竣工驗 收管理領(lǐng)導(dǎo)小組，現(xiàn)組成員如下：組長：王寧副組長：陳金文、馬培福、魏榮政專責(zé)：各項目部經(jīng)理成員：項目部各管理人員辦公室：公司綜合部二、文件控制1、執(zhí)行公司質(zhì)量體系文件控制程序，對管理體系所要求的文件 進行實施，由綜合部對其實施有效控制，確保相關(guān)部2、門、人員都使用 有效版本的文件，防止誤用失效或作廢文件。同一份文件如采取幾種發(fā)布方式，則應(yīng)保留原始文件。文件和資料歸口管理部門見下表:表一：文件和資料歸口管理部門序號名稱管理責(zé)任部門歸檔1公司各類來文綜合事務(wù)部綜合事務(wù)部2收、發(fā)文綜合事務(wù)部綜合事務(wù)部3行、發(fā)文各職能部門綜合事務(wù)部4財務(wù)賬目專款、專項財務(wù)管理部綜合事務(wù)部5工程合同文件經(jīng)營管理部經(jīng)營管理部6管理體系文件質(zhì)安環(huán)保部各職能部門7項目質(zhì)量管理計劃工程技術(shù)部 質(zhì)安環(huán)保部各職能部門8質(zhì)量和安全控制措施、環(huán)境和職業(yè)健康管理質(zhì)安環(huán)保部質(zhì)安環(huán)保部9驗收、評定、記錄、檢驗、試驗、報告質(zhì)安環(huán)保部質(zhì)安環(huán)保部10竣工資料、鑒定記錄、報告質(zhì)安環(huán)保部質(zhì)安環(huán)保3、部11施工方案、措施、技術(shù)交底、周計劃、月報工程技術(shù)部工程技術(shù)部12圖紙、變更通知、報告、竣工報告工程技術(shù)部工程技術(shù)部13設(shè)備、設(shè)施的采購、使用及維護記錄機電物資部機電物資部2、工程技術(shù)文件的管理見下表:工程技術(shù)文件編制、審定與批準(zhǔn)的歸口單位及負(fù)責(zé)人見下表:表二：工程技術(shù)文件編制、審定與批準(zhǔn)序號名稱編制審定批準(zhǔn)1財務(wù)管理財務(wù)部項目經(jīng)理、總經(jīng)濟師公司總經(jīng)理2經(jīng)營管理經(jīng)營管理部項目經(jīng)理、總經(jīng)濟師公司總經(jīng)理3項目質(zhì)量管理計劃工程技術(shù)部 質(zhì)安環(huán)保部項目經(jīng)理、總工程師公司總經(jīng)理4質(zhì)量管理質(zhì)安環(huán)保部總工程師常務(wù)副經(jīng)理5安全管理質(zhì)安環(huán)保部總工程師常務(wù)副經(jīng)理6環(huán)境、職業(yè)健康管理質(zhì)安環(huán)保部總工程師常務(wù)副經(jīng)理7質(zhì)4、安環(huán)保作業(yè)指導(dǎo)書質(zhì)安環(huán)保部總工程師常務(wù)副經(jīng)理8工程技術(shù)管理工程技術(shù)部總工程師常務(wù)副經(jīng)理9工程技術(shù)作業(yè)指導(dǎo)書工程技術(shù)部總工程師常務(wù)副經(jīng)理10機電設(shè)備物資管理機電物資部總經(jīng)濟師公司副經(jīng)理三、控制要點:1、依據(jù)公司要求，綜合事務(wù)部對公司質(zhì)量管理體系的文件、及 所有外來（往）函件、項目部下發(fā)和上報的各類文件進行管理。2、文件審批：項目部對內(nèi)部編制的文件進行審批，內(nèi)部文件由 主管部門負(fù)責(zé)編制，部門負(fù)人審核，項目部主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)。上級 部門、法律法規(guī)文件、外來文件由項目部主管領(lǐng)導(dǎo)確定文件的發(fā)放范 圍，要保證文件發(fā)放至適宜的部門和人員。內(nèi)部文件、下發(fā)文件和上 報文件，要由部門領(lǐng)導(dǎo)審核及主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)處理后由5、綜合事務(wù)部負(fù)責(zé) 實施。3、文件的更改、換版：綜合部不定期進行檢查，對新?lián)Q版文件， 由綜合事務(wù)部以舊換新，將舊文件全部收回，以確保文件的有效性。 施工技術(shù)文件的修改按適宜的技術(shù)規(guī)定，由職能部門處理完善后交于 綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)實施。4、記錄形式要求：應(yīng)滿足公司和顧客對質(zhì)量管理的需要，填寫 各項記錄要求字跡清晰，內(nèi)容完整，及時準(zhǔn)確，有可追溯性，記錄人 簽名，對以往形成的質(zhì)量記錄不允許更改。在填寫記錄有錯誤需要更 改時，可采用重新填寫或單線劃掉后重寫，更改人應(yīng)簽名，不得涂抹， 不允許釆用打點的方法來表示相同的字或符號。5、各項記錄要按規(guī)定標(biāo)識、編號，及時收集整理和保存，以便 檢索，由記錄使用單位（部門）6、負(fù)責(zé)保管，需要存檔的，應(yīng)按檔案管 理規(guī)定上報。6、質(zhì)量記錄保存到工程竣工決算后一年，經(jīng)項冃部經(jīng)理批準(zhǔn)后 才能按質(zhì)量記錄的控制程序規(guī)定進行銷毀。四、文件的有效版本1、綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)建立各類文件有效版本控制清單，當(dāng)文件發(fā) 生更改時，及時檢查文件持有者是否按要求填寫修訂內(nèi)容、或綜合事 務(wù)部給于替換新文件，以便識別文件的現(xiàn)行狀態(tài)。2、工程技術(shù)部制定文件（圖紙）發(fā)放計劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后 實施。所有部門或單位都要得到最新修訂（圖紙）的有效版本并建立 文件簽收制度。3、工程技術(shù)部及時將失效或作廢的文件（圖紙）、及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)清 出使用場所，確保不致誤用。對需保留的、失效或作廢文件；或圖紙 及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、變更文件7、作出明確的標(biāo)識，以免誤用。五、文件發(fā)放、保管1、各項目部的文件管理應(yīng)有專人負(fù)責(zé)實施。工程技術(shù)規(guī)范、標(biāo) 準(zhǔn)的使用，應(yīng)建立發(fā)放、接收、借閱、銷毀的記錄、簽署姓名和發(fā)放 日期的程序制度，并辦理借閱登記手續(xù)，以便備查。到期要求按期 歸還，如有需要可以續(xù)借，如有丟失、損壞則照價賠償。施工規(guī)范的配置：項目部工程技術(shù)部、質(zhì)安環(huán)保部根據(jù)需要配置 相應(yīng)的施工規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，并進行統(tǒng)一管理。項目部所購“規(guī)范”或“標(biāo) 準(zhǔn)”，由質(zhì)安環(huán)保部歸口管理統(tǒng)一編號、標(biāo)識、建立清單，并加蓋受 控印章。2、持受控管理程序?qū)嵤┯媱澱撸{(diào)離項冃部或不再擔(dān)任其職務(wù) 時，應(yīng)將管理程序?qū)嵤┯媱澕皶r交回質(zhì)安環(huán)保部，并辦理注銷手續(xù)。3、工程技術(shù)部應(yīng)8、對相關(guān)部室及工區(qū)提供的圖紙實施有效的管理, 對相應(yīng)圖紙的設(shè)計變更文件由工程部審閱，并明確發(fā)放范圍按要求發(fā) 放。工程技術(shù)部應(yīng)建立其管理制度，包括檢查、驗收、標(biāo)識、存檔、 發(fā)放、更改等各個過程，確保使用場所及時得到有效圖紙和設(shè)計變更 文件。4、文件持有者必須妥善保管使用文件、工具書、資料，避免損 壞和丟失，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和對外提供，調(diào)離時需交還發(fā)放部門。5、施工技術(shù)文件需借閱時，借閱人應(yīng)提出申請，經(jīng)部門主任批 準(zhǔn)，由文件和圖紙管理人員登記后方可借閱。借閱人應(yīng)愛護文件，保 證按期歸還，如有需要可以續(xù)借，管理人員不定時對記錄進行復(fù)查。六、竣工資料整編及各部門管理職責(zé)1、綜合事務(wù)部（1）公司各類文件的9、收集整理。（2）施工相關(guān)文件：施工過程中形成的所有反映施工實質(zhì)情況的 各類文件。業(yè)主、監(jiān)理下發(fā)的文件，及批文、回復(fù)、會議紀(jì) 要等紙質(zhì)文件資料。（重要部分）（3）財務(wù)賬目專款專項的月統(tǒng)計整理工作記錄。（4）協(xié)助各職能部門搞好管理體系的有關(guān)工作，保持特殊作業(yè)人 員的教育培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗的適當(dāng)記錄；安全生產(chǎn)、文明生 產(chǎn)的相關(guān)記錄。（5）項目部的勞動工資、治安、車輛管理、住宿、食堂等日常管 理工作記錄，辦公區(qū)域的環(huán)境保護和管理工作記錄。2、經(jīng)營管理部（1）施工相關(guān)文件：施工過程中形成的所有反映施工實質(zhì)情況的 各類文件。業(yè)主、監(jiān)理下發(fā)的文件，及批文、回復(fù)、會議紀(jì) 要等紙質(zhì)文件資料。（2）招標(biāo)文件、合同資10、料、合同工程量清單。（3）對外、對內(nèi)工程進度款結(jié)算、經(jīng)營狀況盈虧分析。（4）變更或新增項目單價的編制與報審資料。為質(zhì)安環(huán)保部提供竣工資料的驗收做好提前準(zhǔn)備工作。3、工程技術(shù)部（1）施工相關(guān)文件：施工過程中形成的所有反映施工實質(zhì)情況的 各類文件。業(yè)主、監(jiān)理下發(fā)的文件，及批文、回復(fù)，會議紀(jì) 要等紙質(zhì)文件資料。（2）施工過程中注意收集施工組織設(shè)計、方案、措施、工藝、圖 紙會審紀(jì)要、施工備忘錄、工程大事記及相關(guān)基礎(chǔ)資料。（3）做好測量圖紙（電子版）及工程測量、記錄及控制網(wǎng)原始資料 及布置、施工控制點、線的平面、高程控制原始記錄、基礎(chǔ) 斷面、地形測量的記錄及結(jié)構(gòu)物體的測量等資料。為質(zhì)安環(huán)保部提供竣工資料11、的驗收做好提前準(zhǔn)備工作。4、調(diào)度室（1）施工相關(guān)文件：施工過程中形成的所有反映施工實質(zhì)情況的 各類文件。業(yè)主、監(jiān)理下發(fā)的文件，及批文、回復(fù)、會議紀(jì) 要等紙質(zhì)文件資料。(2) 施工日志及生產(chǎn)大事記。為質(zhì)安環(huán)保部提供竣工資料的驗收做好提前準(zhǔn)備工作。4、機電物資部(1) 施工相關(guān)文件：施工過程中形成的所有反映施工實質(zhì)情況的 各類文件。業(yè)主、監(jiān)理下發(fā)的文件，及批文、回復(fù)、會議紀(jì) 耍等紙質(zhì)文件資料。(2) 原材料、構(gòu)件出廠證明、儀器質(zhì)量鑒定單、復(fù)驗單、材料代 用核定審批資料。(3) 主體建筑物設(shè)備材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品被件 單，設(shè)備圖紙、使用說明書、零部件目錄，設(shè)備測繪、驗收 記錄及索賠文件12、，保管、存放、交接記錄。(4) 為試驗室提供材質(zhì)出廠質(zhì)量合格證明、材質(zhì)檢驗證書、檢驗 報告等。為質(zhì)安環(huán)保部提供竣工資料的驗收做好提前準(zhǔn)備工作。5、試驗室(1) 施工相關(guān)文件：施工過程中形成的所有反映施工實質(zhì)情況的 各類文件。業(yè)主、監(jiān)理下發(fā)的文件，及批文、回復(fù)、會議紀(jì) 要等紙質(zhì)文件資料。(2) 整理施工生產(chǎn)所用原材料產(chǎn)生的積累資料。如水泥、砂石、 外加劑、鋼材、止水等原始檢測記錄。(3) 各部位混凝土強度、砂漿強度等檢測試驗結(jié)果(匯總表)。為質(zhì)安環(huán)保部提供竣工資料的驗收做好提前準(zhǔn)備工作。七、文件資料的整理按此管理制度執(zhí)行。工程檔案、竣工資料的整理， 待業(yè)主、監(jiān)理提出具體的實施計劃下發(fā)后，按此執(zhí)行。結(jié)束語：文件管理制度的制定和運行，要求項目部全體員工，特別是文件 管理制度持有人，均能理解和熟悉其實質(zhì)內(nèi)容。文件管理制度限定在 公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司管理者批準(zhǔn)，任何部門和個人無權(quán)擅自對外 交流、外借和外送。希望公司廣大員工自覺自律，認(rèn)真領(lǐng)會實施執(zhí)行， 并保持其持續(xù)、有效的運行，確保滿足合同要求，確保公司經(jīng)營良性 發(fā)展。本辦法自下發(fā)之日起是試行，本辦法由公司負(fù)責(zé)解釋。