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1、中鐵十一局集團第三工程有限公司中鐵十一局集團第三工程有限公司聲像檔案管理聲像檔案管理公司辦公室湖北十堰2015.12.16目 錄一、定義二、職責分工三、歸檔范圍及保管期限四、聲像檔案歸檔要求五、聲像檔案的整理與立卷六、移交原則目 錄一、定義一、定義聲像檔案聲像檔案是國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片）、錄音帶、錄像帶、光盤、幻燈片、微機軟盤、唱片、電影膠片、縮微膠片等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式。定 義公司聲像檔案公司聲像2、檔案是指公司在生產經營、科學研究、企業管理以及黨群工作等各項活動中直接形成的,以感光材料、磁性材料為載體,以聲音、影像為主要反映方式保存的影片、照片、錄音、錄像帶、磁盤、光盤等聲像記錄資料。定定 義義二、職責分工公司主管黨委宣傳工作的紀委書記是聲像檔案工作的第一責任人，對聲像檔案管理負有監督、檢查、指導和領導責任。公司負責聲像管理工作職能部門（黨委宣傳部、科學技術部）部長，對所轄業務工作中形成的聲像檔案資料的組成與內容、形成與積累、立卷、歸檔與移交負有監督、檢查、指導的主控責任。公司具體負責聲像檔案主責崗位的實施人員，是聲像檔案工作的直接責任人。應嚴格執行相關業務管理辦法、制度規范及工程流程，3、確保聲像檔案文件從形成、收集、整理、歸檔、移交等管理工作始終處于可控狀態。職責分工工程項目部項目經理對項目聲像檔案負有領導責任，應將其納入崗位職責范圍，為項目聲像檔案管理配備必要的資源。綜合辦公室、工程技術部是本項目部聲像檔案工作管理崗位的主責部門，是聲像檔案工作的直接責任人。應做好工程項目開工前、施工中、竣工后三個階段的聲像檔案從形成積累到整理歸檔與工程實體進展同步。負責工程項目竣工后向本級檔案部門同時移交紙質載體（即：沖印出5寸照片，不少于60張）、刻錄的光盤1張(內容含照片簡介、項目從開工典禮到竣工的全部照片）并完成公司檔案管理職能系統錄入及照片上傳工作）。移交項目形成的其他聲像檔案。職4、責分工三、歸檔范圍及保管期限（以工程項目為例）三、歸檔范圍及保管期限（以工程項目為例）基本建設和技術改造項目的設計、開工、施工、竣工、創優過程中形成的聲像資料。分為工程實施活動聲像檔案和工程宣傳活動聲像檔案兩個部分。工程實施活動聲像檔案包括：從開工到竣工交驗，工程建設整個過程的現場實錄資料。包含：征地拆遷，工程關鍵工序，各工序施工及檢測驗收，試驗檢測，隱蔽工程驗收，單位工程驗收、交工驗收（初步驗收）和竣工驗收；新技術、新產品、新工藝、新材料的開發應用，與工程變更密切相關的照片資料；缺陷整改，記錄工程建設項目重大歸檔范圍及保管期限事故、自然災害及異常現象等；與生產活動相關的培訓考試、生產競賽、環5、境保護、安全教育、事故處理情況資料；工程項目管理過程中的工程招投標、合同簽訂、考察調研、資質審核、方案評審、物資采購、安全管理、質量管理以及其他活動情況資料。工程宣傳活動聲像檔案包括：上級領導視察、檢查、慰問；反映工程項目建設的重大活動，如開工奠基、竣工剪彩等重大活動現場；重要的工程會議；工程項目各項職工生活、文藝、體育活動情況等資料。在新技術研究、科技開發、工程創優等活動中形成的聲像資料（包括國家、省（市）、各部委、股份公司等科研項目鑒定、評審與獎勵）。引進新技術與新設備開發、應用、技術改造等方面形成的聲像資料。歸檔范圍保管期限聲像檔案保管期限分為永久、長期兩類。四、聲像檔案歸檔要求聲像檔案6、是構成檔案全宗不可缺少的重要組成部分，必須貫徹集中統一管理原則。凡形成聲像檔案的部門和單位，都應按照歸檔范圍，在聲像檔案全部或階段形成之后，及時收集齊全并進行規范整理，向本級檔案部門移交歸檔。形成的聲像檔案必須保證其真實性、完整性、系統性。歸檔的聲像材料一般為原版原件，材質必須符合永久或長期保管的要求。保管期限 歸檔要求聲像檔案根據制成材料的不同又分為圖像電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等，聲像檔案電子文件應保證圖像、音質清晰，色彩鮮艷。移交時有固定的保護裝置（封皮或封套），防止劃痕，并對其內容做簡要標注說明。歸檔的照片檔案應具備主題鮮明、圖像清晰、畫面完整、反差良好、色彩飽和且未7、經制作處理的原始照片，并附有文字說明，每張照片均應寫明拍攝時間、地點、事由及拍攝者姓名，人物照片要注明主要人物的職務、姓名及所處位置，專題照片要有總說明。文字說明由移交單位在“歸檔照片說明卡”（見附錄五）上填寫。歸檔要求歸檔錄像帶的質量要求：圖像質量應清晰穩定，磁帶無變形，磁粉無脫落；各種形式的專題片、記錄片等都應在完成編輯配音之后歸檔。錄像帶及錄音帶歸檔時，歸檔單位或部門應填寫錄像帶及錄音帶內容卡。所有項目竣工文件在移交時條件允許的項目實行電子版與紙質版同時進行移交，電子版要求內容與紙質版一致，需要在紙質版歸檔加蓋張號后進行掃描形成電子文件，文字材料要求PDF格式文件，圖紙要求DWF格式文件8、，電子文件的存儲介質為光盤，光盤存放于盒內，盒子封面需根據紙質版竣工文件要素打印存儲資料目錄。電子版竣工文件移交參照聲像檔案辦理。歸檔要求 五、聲像五、聲像檔案的整理與立卷檔案的整理與立卷聲像檔案的整理與立卷歸檔的聲像檔案，要進行科學分類、系統整理和排列，分別以卷、冊、盤、盒組成保管單位。聲像檔案的分類編號由種類、分類二級類目代號組成。每一個保管單位的檔案號，應包括種類代號、分類代號和案卷流水號（案卷流水號由公司檔案室統一確定編號）。歸檔的錄音帶、錄像帶、微機軟盤、光盤等聲像檔案應分別填寫目錄卡；歸檔的照片檔案應填寫說明卡。錄像磁帶目錄卡式樣（詳見附錄一，錄音磁帶目錄卡式樣（詳見附錄二），光盤9、軟盤目錄卡式樣（詳見附錄三），照片說明卡式樣（詳見附錄五）。聲像檔案的整理與立卷照片照片檔案的檔案的整理（以工程照片為例）整理（以工程照片為例）對已收集的照片檔案按照照片類別（施工類、宣傳類）進行整理，檢查其內容是否具有保存價值，文字說明是否準確，是否符合立卷歸檔的要求，內容不全的照片要盡量收集齊全。屬于同一內容的一組照片，既要反映事物的全過程，又要避免重復，重要的照片應全部保存。整理時施工照片按照單位工程、施工工序分類整理（特別注意隱蔽工程、變更、關鍵工序、完工照片、竣工驗收等照片的收集），上級檢查類照片人物按照職務大小排列，活動類照片按照類別分類整理。每張照片備注“照片事由、拍攝時間、拍10、攝地點、拍攝人”四要素（重要的人物照片注明單位、職務、姓名及具體位置），編寫照片檔案案卷簡介，刻錄光盤一張。照片檔案的整理照片檔案系統錄入挑選具有代表性的照片（檢查類、施工類）照片至少60張，沖洗成5寸照片，編輯好說明卡隨刻錄的光盤一并移交公司，并將60張照片電子版上傳檔案管理智能系統。（系統錄入將在后期逐步推廣。）系統擬寫案卷標題。照片檔案案卷標題按單位-內容-分類擬寫。如：工程施工照片。系統錄入照片檔案案卷目錄、卷內照片目錄及備考表。照片檔案案卷目錄、卷內照片目錄應逐項填寫。備考表除填寫組卷人、職務、檢查人、組卷日期外，還要說明本卷照片張數、底片張數和其他需要說明的事項。照片檔案系統錄入聲11、像檔案檔號構建規則聲像檔案檔號構建規則以新建鐵路石家莊至武漢客運專線軌道工程照片為例，則其檔案的二級類別是：XZ9分 類=一級類別照片的代號（Z）+二級類別基建類的代碼（9）即：Z9目錄號=種類+分類 即：XZ9檔 號=目錄號+案卷號 即：XZ91（案卷號即流水號）案卷標題：新建鐵路石家莊至武漢客運專線軌道工程施工照片聲像檔案檔號構建規則 檔號構建圖示聲像檔案檔號構建規則其他其他聲像檔案的整理聲像檔案的整理錄音帶、錄像帶、光盤以盤組成保管單位，一個保管單位編一個檔案號。錄音、錄像帶均應粘貼中性不干膠“聲像檔案說明卡”。錄音、錄像帶脊背應粘貼中性不干膠脊背卡。錄音、錄像帶歸檔時均應填寫錄音、錄像12、磁帶目錄卡。其他聲像檔案的管理六、聲像六、聲像檔案移交管理檔案移交管理聲像檔案移交時應履行相關手續，移交單位或部門應編制“聲像檔案移交目錄”一式兩份，交接雙方在移交目錄上簽字蓋章后各保存一份，以備查閱。聲像檔案移交管理檔號戳照片說明卡附錄三：照片檔案備考表式樣附錄三：照片檔案備考表式樣備考表附錄四：相冊卷內照片目錄式樣附錄四：相冊卷內照片目錄式樣卷內照片目錄附錄八：照片檔案軟封面式樣 照片檔案軟封面附錄九：照片檔案卷盒封面及脊背式樣附錄九：照片檔案卷盒封面及脊背式樣照片檔案卷盒封面及脊背附錄十：聲像檔案案卷移交目錄式樣聲像檔案案卷移交目錄附錄十二：照片檔案案卷目錄式樣附錄十二：照片檔案案卷目錄式樣照片檔案案卷目錄附錄十三：照片檔案案卷簡介式樣附錄十三：照片檔案案卷簡介式樣照片檔案案卷簡介謝謝大家！THANK YOU