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1、餐廳AP稽核說明一. 現金管理1. 保險柜的開柜1 分別詢問值班經理/出納如何執行保險柜的開啟，詢問保險柜密碼和鑰匙是否分別由值班經理和出納保管。使用新版迪堡保險柜的餐廳，詢問值班經理/出納如何執行保險柜的開啟，并打印最近一周的保險柜開啟記錄，檢查是否存在使用2個管理組密碼或2個出納密碼開啟保險柜的狀況。(101)2 觀察保險柜的開啟是否在有效的管理和監督下（是否在經理室門關閉和上鎖，并且沒有閑雜人員在場的狀況下開啟保險柜，開啟和關閉保險柜是否有管理組和出納同時在場時執行）。如有CCTV, 可以通過CCTV抽查最近一月內任意3天開店時的保險柜開柜流程是否符合公司規定。(101)3 詢問餐廳的管2、理組人員變動狀況（最近1年內），并檢查餐廳保險柜密碼更換記錄，確認餐廳是否在及時更換密碼。保險柜密碼必須定期更換(至少每三個月),當餐廳管理組人員發生變動時, 保險柜密碼須立即更換。使用新版迪堡保險柜的餐廳查詢如發生人員變動是否依據標準及時刪除相關人員的密碼。(101)2. 盤點保險柜1 查看保險柜中是否只保存清單內的物品, 零用金和零找金是否分別擺放; 查看每日/班次交接記錄是否有當班管理組和出納簽字; 查看現金資料袋上保險柜交接記錄上是否有當班管理組和出納的交接簽字。(102)2 盤點保險柜中的所有物品零用金: 實盤金額+目前有效發票金額+零用金借支單應當等于上期交接記錄金額. 查看零用金3、的支出項目的合理性(員工的工資,獎勵不應該從此項支出); 審批權限符合財務的規定，100元以內的支出由店經理審批，100-400元的由區經理審批; 交接記錄是否完整,準確。(105)零找金: 實盤金額+收銀員底錢簽收單+盤點前前臺領取的腰包=上期交接記錄金額（如有節假日零找金等性質的現金需相應減去）; 查看零找金的使用合理性(僅限于收銀找零使用,不可用于日常餐廳項目支出); 查看零找金是否存放于保險柜中, 不可提前放置于收銀機內; 查看因特殊假日而增加的零找金是否及時存回銀行; 交接記錄是否完整,準確。(104)發票: 查看餐廳發票領購本上記錄的領購本數是否與餐廳庫存的一致; 查看交接記錄是否4、完整,準確；查看餐廳是否有發票登記簿；是否妥善保存正在使用的發票和已使用過得發票的存根，并且數量和發票起止號碼和登記簿上的記錄一致；查看餐廳發票的使用金額是否小于或等于發票使用期間的營業額。(103)公關餐券: 盤點公關餐券與交接記錄，使用記錄是否一致; 查看公關餐券使用記錄的贈送是否經管理組簽發并提供解釋; 查看交接記錄是否完整,準確。(106)營業款包：查最近一周營業額存款金額是否與BOH現金資料袋或Cash sheet報表登錄一致；存款封包上是否有金額,當班經理和出納的簽字及是否安全密封；存款單是否加蓋銀行收訖章；是否存在將不同營業日的營業額合在一起填寫存款單的情況或延期存款的狀況； 餐5、廳的款包交接本和上門取款記錄是否正確；為餐廳自行存款，觀察餐廳是否嚴格遵守存款規定；為銀行上門收款，檢查餐廳是否保存與銀行的合作協議和收款人的照片和記錄；觀察在銀行上門收款時，餐廳是否核對收款人的銘牌是否與照片一致。（114）其它營業收入：查看營業外收入記錄，檢查營業外收入是否于當天及時存款；查餐廳是否正確的記錄相關的營業外收入：政府獎勵基金、餐廳獎勵基金、廢油、廢紙盒售賣、小費等其它的外來收入。（115）3. 查看現金資料袋1 查看餐廳現存的現金資料袋，檢查回收的餐券是否撕角或蓋章作廢以防再次使用，回收的餐券和DM券，PROMO餐券與收銀機報表相符；當天的餐券回收、產品促銷(PROMO)與收6、銀機記錄是否相符；餐廳有銷售餐券，檢查銷售餐廳收入與當日存款是否相符，領取和使用記錄正確。（106）2 查看保險柜中留存的員工上機現金盤點表是否簽字齊全。（107）3 查看BOH中的“收銀員排名記錄”，查看改餐/退餐和現金短溢經常超過規定的收銀員是否被追蹤并有改善行動，詢問并確定收銀員改餐/退餐和現金短溢經常性超過規定的原因。（108）需根據以下兩種方法抽取所需查看的現金資料管理袋: 1 根據IMS中的差異匯總表，抽取貨物出現異常差異的那周的現金資料管理袋。2 從BOH中以月為單位對收銀員以“deletion”和“現金短溢的次數”的高低進行排序，選出在2個排名次序中都排名在前3名的員工，抽取被7、選中員工上班日期的現金資料管理袋。4 查看NO SALES次數是否異常 (NO SALES 次數=上機一次+Overring/refund次數+抽大鈔次數+下機一次（有時有）)。除上述情況之外的次數我們需要先詢問管理組與出納具體情況, 看是否有換零錢的開機操作, 如仍無法合理解釋,需要與收銀員本人當面交流. No sales次數異常的狀況，需T-log32查看發生的具體時間是否合理。（109）如左例所示，查詢TLOG發現在21：08-21：15期間共發生了4次no sale，但沒有發生任何一筆進單，也不可能在沒有任何交易的情況下換4次零錢，類似的狀況需追蹤原因5 查看所抽取的現金資料管理袋中收8、銀員超標的Deletion Before（2.5%）和After(2.0%)是否有說明單，并且說明的原因是餐廳管理組理解的原因并采取了適當的改善行動；查收銀員的Deletion是否有存在使用替換操作降低Deletion的實際金額的狀況（如是否每筆deletion的金額等于1元或1.5元的狀況）。收銀系統是Comprise 7.0的餐廳可通過系統查證deletion before的原因說明是否正確。（110）第一步：在餐廳的電腦上點擊“開始程序Compris TechnologiesPOS Transaction Viewer” 第二步：在“Cashier”&“Register”&“Busine9、ss”處選擇“all”，選中“Discounts/Coupons”左邊的框，然后點擊“OK”“Void”即代表被deletion的品項6 檢查收銀員所有的Overring和Refund是否保存完好的單據（如為更換產品，需有更換后的跟進餐單），退餐解釋是否合理，并有管理組、收銀員簽字。如果有超標（超過營業額的2.5%），說明的原因是餐廳管理組理解的原因并采取了適當的改善行動。（111）7 查看清機時，單機抽屜大鈔現金是否超過市場規定的金額 (1500元)；餐廳是否于19:00以后每兩小時抽取大鈔；查單據上有收銀員/出納/管理組的簽名記錄；抽大鈔單據的時間是否接近清機時間(半小時)或是否同一時間段10、抽取幾次大鈔，以防止收銀員為了掩蓋未及時抽大鈔的情況。（113）在所抽取的現金資料管理袋中再任意取5天的現金資料管理袋，結合CMS系統，察看收銀班段時間超過6小時的收銀員，該收銀機是否存在混用收銀機的狀況。混用收銀機的查看：進入CMS后選擇上方的“餐廳人事子系統進入下面界面點擊“刷卡數據查看和處理”進入圖8點擊右邊的日歷框進入圖9日期選擇與現金資料管理袋的日期一致，點擊右邊的日歷框選擇日期2008-11-28, 后進入圖10確認日期顯示2008-11-28, 點擊“確定”進入圖11此頁面顯示2008-11-28餐廳所有員工經當日工時修改后的刷卡記錄, 點擊“查看原始刷卡記錄”查看未經修改的原始11、記錄此頁面顯示了收銀員李可東當天休息時間為18:36-20:06圖，通過T-Log查看該收銀員在指定日期的交易記錄（Comprise7.0）進入此頁面，選擇指定收銀員上機的POS機110選擇收銀員李可東日期選擇2008-11-28, 點擊“OK”進入圖16顯示異常交易時間的交易記錄注意此交易時間為18:55:49, 結合圖12該員工刷卡記錄得知在此交易時間為該員工的休息時間13注意此交易時間為19:36:36, 結合圖12該員工刷卡記錄得知在此交易時間為該員工的休息時間14. 在收銀系統為4.17的餐廳，可以通過D:YUMBOHTemplatePOS的路徑查找到TLOG打開如下文本，并關注該員12、工休息時間是否有交易發生。如名稱為“2008082002”的文本是指2008年08月20日POS2 的所有交易記錄此文本表示2008-11-28POS1的交易記錄注意此交易時間為19:50:59, 結合圖12該員工刷卡記錄得知在此交易時間為該員工的休息時間對于確認混用的收銀機和deletion排名前三位的收銀員，結合后臺數據和CCTV是否有存在并單、虛增生日餐會、擅自操作折扣和不按規定使用DM券。DM券異常操作檢查（此方法適用收銀系統為COMPRISE7.0的餐廳）選擇“POS Transaction Viewer”進入圖99可根據需要選擇所需查看的單據性質，或收銀員，或交易日期，或POS機號13、，如我們選擇2008-12-05所有收銀員所有POS機的數據10. 可選擇所需查看的交易類型，如選擇使用DM券購買川辣娕牛五方的交易11.如需查看所有包含Void（即deletion）的交易，即在此打勾進入圖1212.包含所選中日期當天所有POS機，包含Void川辣嫩牛五方的交易單據，左邊可根據交易時間或收銀員進行排序13.在此界面如需選擇同時查詢幾項交易類型則點擊“Or”，如需選擇一項交易復雜的交易類型，需有幾個條件限制，則點擊“And”，之后在下拉框中進行選擇14.在此筆交易中，收銀員先點一個原價嫩牛五方，然后delete，再點DM券嫩牛五方而后結帳由于顧客點餐后再出示DM券的概率比較小，14、所以這對此類狀況結合CCTV確認或與員工面談了解對于deletion操作異常（如大餐換小餐）及現金短溢次數月排名前三的員工，需進行以下查詢：6. 點擊“我的電腦”進入界面雙擊“D盤”進入圖77.雙擊“YUM”文件夾進入圖88.雙擊“BOH”文件夾進入圖9雙擊“Template”文件夾進入圖10910. 雙擊“POS”文件夾進入圖11如名稱為“2008082002”的文本是指2008年08月20日POS2 的所有交易記錄11.12. 發現下列狀況屬于異常收銀單據此筆交易總金額為86元，收銀員卻收取110元，于常理不符，且在此收銀員中出現收銀金額與交易總金額不合理的單據較多。通過用優惠券價格進行替15、換。在此筆交易中，交易總金額為25.5元，收取現金33.5元，經了解為收銀員將顧客所點的全價產品替換成優惠券的價格，實收顧客33.5，打入25.5，竊取8元8 查看所抽取的BOH現金資料袋和員工清機條，檢查是否有至少每天二次的突然清機記錄（早、晚班各一次）。（114）9 現場查看是否由出納、收銀員共同清點收銀機中的現金收入，并在現金管理袋上確認；管理組/收銀員/出納在清機條上簽字確認；如果當班出納或管理組上收銀機操作，下機時是否由其它管理組進行清機，不可自行清機；員工每班次短溢金額登錄是否正確；查最近三個月內，餐廳是否有收銀機脫機的狀況。（112）4 現場觀察1 現場的任意一臺收銀機，檢查單機16、抽屜大鈔現金是否超過市場規定的金額(1500元)。單據是否放在收銀機內，并有收銀員/出納/管理組的簽名記錄；察現場所抽大鈔是否用現金盤點表清點，并且放在保險柜中保存。如收銀機已清機，檢查單據是否與班清條訂在一起。 （113）2 執行一次現場突然清機。 （114）二. 存貨管理1 盤點存貨1 選取10項周盤項目進行盤點，查看前一周的周盤的貨品盤點是否和貨物匯總表一致。（實盤數量+陳保數量+炸鍋中的熟品數量+損耗數量+售賣數量=前一周盤點數量。） （201）2 查看最近連續三周的周盤，查看是否每連續三次的盤點都是由不同的管理組執行的。 （206）2 查看IMS系統1 查看IMS中最近三個月的產品差17、異管理是否有較大差異，因日盤點不準確導致日產品出現差異；查看IMS中應產率相關品項的貨物匯總表，查看是否在周日或月底時貨物的用量出現異常的狀況，如某品項僅在每月月底出現負用量。 （201）2 詢問餐廳經理/訂貨經理是否存在追蹤產品異常差異的機制和流程，并隨機詢問另一名管理組，了解餐廳管理組是否都了解該機制和流程。（203）3 抽查IMS中貨物庫存數據與盤點表上數據一致。餐廳如果存在BOH不能導入POS數據而必須執行手工輸入的情況，除了檢查以上數據外，還需要檢查BOH中手工輸入的MENU MIX是否和收銀機紙帶的MENU MIX一致。 （202）4 抽查損耗登錄的方式是否正確；抽查前三個月內IM18、S的損耗登錄是否與日損耗表一致，針對需要進行半成品損耗折算的貨品。 （204）5 抽查三個月的每日損耗管理表，檢查產品損耗量是否在市場規定的范圍內；針對超出規定損耗范圍的產品，餐廳是否注明合理的損耗原因分析和改善行動計劃；詢問餐廳經理/訂貨經理是否存在追蹤產品異常/大數量損耗的機制和流程，并隨機詢問另一名管理組，了解餐廳管理組是否都了解該機制和流程。 （205）6 抽查前三個月進貨單，退貨單，調撥單是否與IMS登錄一致；過貨物匯總表檢查餐廳是否存在異常的調撥，如在貨物匯總表上的數據反映有足夠存貨的狀況下仍進行調入，或在月底進行大量貨物的調出，以確認調撥的真實性；抽查IMS中的調撥記錄是否與餐廳19、上傳給財務的PIIT表格中的調撥記錄一致。 （207）7 查看餐廳是否保留上述原始單據三個月， 如否是否有合理的解釋。 （209）三. 員工資料管理（同稽核表上的提示）1 員工資料2 工時記錄抽查每月月初月末各五天的班表記錄（月工時在167h和月工時在200h的員工），利用操作記錄的查詢，查詢區經理權限修改的工時是否與班表一致。四. 國定資產管理（同稽核表上的提示）五. 安全和保全控制（同稽核表上的提示）六. 食品安全（同稽核表上的提示）售賣過時產品的檢查案例簡述：在餐廳稽核時通過查看MPC報表和IMS中其他相關報表發現餐廳售賣過時產品。該方法主要適用于原味雞塊。一發現過程：1例行進入餐廳的M20、PC系統察看（查看路徑如圖1-1）。2 、通過查看MPC系統發現餐廳原味雞的“實際烹炸量”遠遠大于“實際銷售量”。以12月17日的MPC為例（如圖12）：可以看到“實際烹炸量”為16頭（16*9=144塊），“實際銷售量”為64塊，差異80塊。3、差異的80塊雞是餐廳烹炸好但沒有銷售出去的總和，即為熟品損耗量+差異量。4、餐廳是否會有如此大的熟品損耗量+差異量呢？5、同時看到在其他日子里，有同樣 的狀況發生，包括稽核的當天上午。6、為了察看17日的實際熟品損耗量和差異量，進入IMS系統的差異管理（查看路徑如圖1-3）。7、可以看到12月17日的實際熟品損耗量為8塊雞，差異量為0。當天雞塊的實際21、使用量為72塊（8頭雞）（如圖14），比MPC中的“實際烹炸量”整整少了8頭。8、每天烹炸8頭雞，一般會分4次烹炸使用，烹炸好的雞塊的保質期是1.5小時，只能保證1.5*4=6小時的正常售賣，而全天雞塊供應時間為9:30-23:00，共14.5小時。餐廳是否會因特殊原因在大部分時間斷雞塊呢？但從MPC表上可以看到不是這樣，,餐廳絕大部分時間都在銷售雞塊，顯然，這些銷售的雞塊是過時的雞塊。8、看到這里,產生一個疑問：為什么要在MPC中輸入那么大的“實際銷售量”呢？再次回到MPC系統，察看MPC表。9、現在我們看到MPC中的雞塊的“實際烹炸量”的登記很有規律，基本是每3格中有一格中會登記2頭雞，也22、即每1.5小時會炸2頭雞.(如圖1-5)，共登記了8個2頭雞，如果去掉其中任意多登記的4個2頭雞，都會產生在”實際烹炸量”欄出現連續5個0的狀況，這是很容易讓人發現售賣過時產品的!！ 二 面談1. 將以上的MPC表與差異追蹤表拿給餐廳經理看，餐廳經理承認應該是在售賣過期雞塊。2. 由于餐廳幾乎每天的雞塊銷售都有以上狀況發生，為了進一步了解狀況，請餐廳經理打電話給當天早班管理組長（該餐廳是由組長執行產品叫制），得到的回復是：餐廳因售賣量低，為降低損耗，管理組長會售賣過時產品，由于這樣在MPC中很容易查出來，就定時在MPC中輸入烹炸量。以上同時就解釋了為什么餐廳的MPC中“實際烹炸量”遠遠小于“實23、際銷售量”。 圖1-1 進入MPC系統,請餐廳輸入密碼. 進入MPC系統界面 點擊生成MPC表,會看到以下界面圖1-2，選擇12月17日,查看12月17日的MPC表只要把鼠標點到實際銷售量行,可以在這兒直接得到總計量,很方便!實際烹炸量：總計為16（單位:頭）實際銷售量：總計為64（單位：塊）圖1-3 進入IMS系統,請餐廳輸入密碼. 點擊”確定”后會”請連接服務器下載最新資料” 選擇”是” 當下載完成后選擇”確定”,直到進入以下界面, 選擇”報表查詢” 選擇 “項目差異表”-選擇2008年12月圖1-4 選擇”分割雞”,就可以看到原味雞的差異追蹤表損耗只有8塊雞當天的銷售量是64塊,與MPC中的一致.餐廳當天的使用量為72塊(8頭雞)圖1-5 12月17日的MPC表可以看到任意一個”2”取消,都會有連續5個”0”產生,讓人看出在售賣過期產品.