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東耀電商公司客服管理制度及崗位職責
東耀電商公司客服管理制度及崗位職責.doc
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管理制度
上傳人:職z****i 編號:1319337 2025-03-04 5頁 44.91KB

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1、東耀客服管理制度一、 目的為明確客服人員崗位職責,優化工作內容,規范工作流程,特訂立本制度。二、 工休管理1、 休息制度:每周單休,做六休一,節假日實行輪休,客服主管人員進行協調,確保休息日白天、晚上有人值班。2、 白班:08:30-17:30 晚班:10:00-14:00 17:30-23:00 換班節點:17:30-23:00,晚班客服下班時間以23:00為準,如還有客戶在咨詢,工作時間自動延長,如有漏班現象(以后臺子賬戶聊天記錄為準)追究當班客服責任。3、 每周六、日為換班節點,三周為一個循環,參照下表:(該表為暫行輪班制度,隨著人員的增減進行及時調整)4、 每周一下午13:30-14:2、00為客服部門(暫包含倉儲)周例會,每位客服總結上周工作及與倉儲人員溝通對接。5、 如有請假,必須上報客服主管,協商其他客服補班、但有漏班現象(以后臺子賬戶聊天記錄為準),追究客服主管責任。三、 售前管理1、 對公司產品型號、顏色、規格必須熟練掌握,仔細閱讀公司產品詳情頁和店鋪活動內容。2、 售前接待 接待好每一位顧客,文明用語,禮貌待客,不得影響公司店鋪形象,如果一個自然月內因服務原因收到買家投訴,一次罰款50元,第二次100元,三次以上自動離職。 每周例會結束后,根據各種反饋問題,對快捷短語進行更新。 每款新品上架前,客服必須完成對產品知識、賣點熟練掌握,并對同行不少于10家店鋪產品評價進3、行整理,建立起對應的快捷回復短語。 阿里旺旺必須設置自動回復,晚班值班人員的響應時間不得超過1分鐘,只要前來咨詢客戶(廣告旺旺除外)都必須添加好友、并進行分組和備注。 接待過程中不得擅自將客戶轉給其他客服,以免給客戶造成不良印象 客戶下單后,一定同客戶核對收貨地址,如有特殊要求必須插旗備注買家要求。一律采用小紅旗,備注內容格式:內容+值班客服姓名(如:發郵政快遞 _ 慧蘭)3、 工作對接每天登號值班第一件事:查看前一位值班客服和買家留言。下班退號最后一件事:留言給下位值班人員主要訂單信息。4、 催付事項每天下午16:00對未付款訂單進行旺旺催單,旺旺催付完成之后,統一標注藍旗,避免多次催單騷擾4、買家。5、 記錄內容 個人記錄每天接待買家數量+買家旺旺ID 個人記錄每天各自接待買家成交人數+成交金額 個人記錄每天接待過程中遇到的產品問題、物流問題、服務問題 制單客服根據電子面單整理記錄當日發貨及退換貨品類、數量提交至客服主管。 以上記錄文檔在每周五11點提交至客服主管,客服主管進行整理后當日下午下班前提交運營部。6、 制單及發貨管理 電子面單和手寫面單,應根據每天真實訂單發貨量,至少提前2天通知快遞補充。 每天打單前檢查:客服備注、買家收貨地址;買家有要求他日發貨或者收貨地址不在簽約快遞優惠區域者采用相對措施。 電子面單打印,除指定的制單客服外,其他客服也必須熟練掌握,確保電子面單工整5、物品規格、數量字跡清晰。 審單流程,制單客服在將發貨單據提交至倉庫前,必須對每個訂單進行審單、統計,如需備注,務求字體工整清晰。 每日17:00停止打單,如快遞員未走自動延后,力求最大發貨量,以免產生售后問題。四、 售后管理1、 售后咨詢 與想象不符:首先對買家做出道歉,詳細介紹出產品的性價和性能,以上無效后,轉入現金補償、換貨、退貨流程。 服務不滿意:首先查詢客戶聊天記錄,記錄服務所在問題,掌握買家真實想法,如買家找理由退換貨,切勿指出,轉入現金補償、退換貨流程即可。 少發貨、缺貨:首先賠禮道歉,然后核查聊天記錄,后天訂單,是否有分包單號,員工是否失誤,如責任在我,第一時間手寫面單進行補發6、,另外發放店鋪優惠劵補償買家。如果后臺所有信息完全正確,要求買家拍照,再次做出道歉給予補發。 到貨延遲:員工發貨延遲,客戶地址聯系方式不詳,快遞公司問題先把客戶訂單物流信息調出,分不同情況進行快遞催單,道歉和靈活解釋。一定第一時間告訴買家,主動跟進,決不允許買家再三催促、忘記查詢等現象發生。 運輸破損:如買家已簽收,值班客服需讓用戶拍照取證,酌情轉入現金補償、退換貨流程。 質量問題:買家需提供照片和質量問題所在,當班客服做出判斷,確認后給買家致歉轉入現金補償,退換貨流程。 以上所有問題,值班客服必須進行詳實記錄,分清責任方提交至客服主管,作為周一例會主要內容。2、 中差評處理 售后客服每日定時7、查詢“好評助手”,建立中差評記錄表格。表格內容包含:時間、旺旺ID,聯系電話、購買物品,評價內容、嚴重程度、處理狀態(已旺旺留言、已發送短信、已電話溝通)、進展狀況(已刪除/修改、答應XX時間修改、拒絕修改、等待補償后修改)。 評價嚴重的優先處理,查看聊天記錄,了解客戶交易細節,留言旺旺(帶刪除鏈接),進而短信發送,如48小時無響應,進行電話溝通(上午10點左右,下午16點后)。 記錄每次處理流程、結果,作為周一例會主要內容,對已有的售后處理流程、留言規范、話術技巧進行完善更新。3、 財務制度 售后過程產生的任何資金出入,不論金額大小必須填寫清單、簽字上交財務(暫由國雪代理)。 給買家返款時間8、由客服部靈活制定,每筆返款必須做好支付寶備注信息:內容+客服姓名(如:刪除中評_慧蘭)。五、 嚴禁事項1、 不要強硬的拒絕客戶。2、 不要與客戶激烈爭吵。3、 不要諷刺客戶及說出客戶的錯誤。4、 不要堅決不承認錯誤。5、 嚴禁使用以下詞語: 這不是我們的問題,我們不負責哦 一旦缺貨情況下,嚴禁說我們不補貨了,要說:工廠不再生產了。 嚴禁不使用敬語,必須使用您、親、美女等。6、 嚴禁出現以下行為: 長時間離開旺旺不掛起。 旺旺隱身。 電腦設置密碼。六、 附則1、 本制度由運營部起草,公司領導審核批準,運營部監督,客服部執行。2、 凡之前口頭條令與本制度相沖突,以本制度為準。3、 本制度公布之日起開始執行。七、 附表1、 白/晚班循環表2、 中差評記錄表
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