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1、浙江元通電子有限公司操 作 手 冊手冊名稱：采購業務應用操作手冊適用部門：采購部門編寫人員：博海軟件項目組編寫日期20xx/5/21目錄一、部門職責：3二、部門崗位劃分：3三、采購管理模塊的作用及與其他模塊的關系3四、元通采購管理系統業務處理流程：3五、部門日常業務系統處理：35.1、日常業務類型：35.2、應明確的問題：45.3、基礎檔案：45.4 普通采購流程4541 采購請購4542采購訂單（合同）5543普通采購到貨流程處理：655帳表管理8一、部門職責：采購部門的日常工作在ERP系統處理中主要工作有：1、 維護供應商資料，進行供應商資料的維護和添加，加強供應商資源管理。2、 及時錄入2、審核采購訂單、及時處理請購單，并轉化為采購訂單。3、 及時了解采購到貨情況，做好與財務部的聯系。4、 準確掌握財務和采購入庫單之間的對應關系，做好采購結算，確定采購成本5、 及時、全面掌握供應商供貨質量、價格，優化供應商結構6、 作好各種采購統計，需款分析，為決策層提供分析數據。二、部門崗位劃分： 由于貴單位采購部門只有單一的一個人，沒有涉及過多的崗位，這里不進行描述。三、采購管理模塊的作用及與其他模塊的關系采購管理模塊可以對采購業務的全部流程進行管理，提供請購、訂貨、到貨、入庫、采購結算的完整采購流程四、元通采購管理系統業務處理流程： 系統提供的查詢、統計賬表系統列表請購單列表、采購到貨單3、列表、采購訂單列表、采購入庫單列表、采購發票列表系統統計表到貨明細表、采購明細表、入庫明細表、結算明細表、未完成業務明細表系統流程：1、 生產總計劃根據生產任務考慮庫存量結存、安全庫存等因素進行規劃運算，規劃生成采購計劃并審核2、 采購部門根據生產總計劃的采購計劃和倉庫自己添加的總計劃，進行對外的詢價、訂貨處理，在系統內生單生成采購訂單并進行審核。3、 供應商材料送到后，由采購人員在采購管理模塊中添置到貨單通知單，進行打印，庫房根據到貨通知單，通知質量檢驗人員進行材料入庫前檢驗。4、 質量檢驗人員對入庫材料進行檢驗，輸入檢驗結果；庫房管理人員根據檢驗結果進行入庫還是退貨操作。 五、部門日常業務4、系統處理：5.1、日常業務類型： 采購類型分類：采購類型具體根據采購部再使用當中的需要，進行自行設置。5.2、應明確的問題：1. 各個存貨應盡量簡化該存貨所使用的計量單位個數。：2. 對于采購訂單里面的單位，系統里面默認為主單位，比如彈簧它的主單位為萬只，它的BOM單位為斤，再采購訂單中她的單位則為萬只，對于按照斤來計價的，則價格單位設置為斤，單價為斤的單價。3. 存貨檔案維護和添加由專門負責人完成，采購部門如果用到存貨檔案中沒有的存貨，要及時通知負責人添加，并告知該存貨的相關信息。負責人添加檔案時要遵循對換算率的要求，另外要注意: 一種存貨只能有唯一的編碼，唯一的名稱，對于同種存貨但不同規格5、型號的存貨要給不同的編碼和名稱；.存貨檔案中的存貨屬性和計量單位應錄入準確； 對于比較重要的存貨要在存貨檔案中設立安全庫存、最低庫存和最高庫存，從而為資源的合理配置提供基礎資料，才可以實現庫存預警4. 供應商檔案由采購經理維護，新增供應商時由采購關鍵用戶錄入，要注意：供應商的檔案應該盡可能完整，以方便以后的使用；供應商的的編碼、名稱、簡稱必須唯一，各部門要做好溝通工作，杜絕出現多種稱謂，供應商的全稱必須準確；供應商檔案的其他部分要盡量填寫清楚，為往來管理提供堅實準確的平臺，達到資源共享的目的。5.3、基礎檔案：基礎檔案填加：供應商分類增加：原則1-2-2-2，這里必須全部為數字表示比如01,06、2等供應商分類編碼：供應商分類編碼必須唯一。 供應商分類名稱：可以是漢字或英文字母，不能為空修改分類：只能修改分類名稱。刪除分類：已經使用的不能刪除、存在下級的分類不允許刪除。操作路徑：【基礎數據】【供應商基本信息】【供應商類別】供應商檔案填加：本功能完成對供應商檔案的設置和管理。供應商檔案：供應商編號原則供應商分類+順序號（三位） 供應商全稱、供應商簡稱、供應商所屬分類、所屬地區分類、所屬行業、聯系人、地址等供應商檔案修改：除供應商檔案編號外，其他信息日常進行修改。供應商方案刪除、停用：已經使用的檔案不能刪除，但可以停用，在供應商檔案其他頁簽錄入停用日期即可，在新增單據中參照供應商檔案不再出7、現。5.4 普通采購流程 541 采購請購采購請購是指企業內部向采購部門提出采購申請，采購系統的請購單由倉庫、總計劃人員等提出，請購是采購業務處理的起點，在此描述和生成采購的需求，如采購什么貨物、采購多少、何時使用、誰用等內容；同時，也可為采購訂單提供建議內容，如建議供應商、建議訂貨日期等。由總調負責審核請購單，采購部門根據審核后的請購單進行采購，已審核或已執行的單據可以關閉操作路徑：【采購管理】【采購請購單】【操作流程】進入單據列表界面。1. 點擊新增，進入單據錄入狀態。2. 輸入單據表頭的各項內容，輸入單據表體的各項內容。3. 填寫完畢，發現單據有錯，可以直接將光標移到有關欄目進行修改。48、. 在單據保存前，可以放棄當前單據，返回單據列表界面。5. 保存單據，單據狀態為未審核。未審核的單據可以修改、刪除。6. 審核單據：未審核的單據可以審核，單據狀態為已審核，不能修改、刪除。已審核的單據為有效單據，可被其他單據、其他系統參照使用。7. 棄審單據：已審核的單據可以棄審，棄審后單據狀態為未審核。有下游單據生成的，系統視為該單據已執行，不能棄審。8. 明細結束：對于不需要的產品明細可以結束。9. 明細回復：對于不需要的產品明細可以恢復。生產總計劃人員根據采購計劃和生產經營的需要，有權填制并審核請購單，請購單列表將符合過濾條件的請購單記錄以列表的格式顯示，便于用戶快速查詢和操作單據5429、采購訂單（合同）采購訂單是企業與供應商之間簽訂的采購合同、購銷協議等，主要內容包括采購什么貨物、采購多少、由誰供貨，什么時間到貨、到貨地點、運輸方式、價格、運費等。它可以是企業采購合同中關于貨物的明細內容，也可以是一種訂貨的口頭協。指企業根據采購需求，與供貨單位之間簽訂采購合同、購銷協議，采購部門根據審核后的請購單和供應商接洽成功后，在系統中填制采購訂單(合同)，如果有對應的請購單或采購計劃應該參照以上單據生成。由采購主管負責審批【操作流程】1. 采購訂單可以手工錄入，也可以參照請購單生成。2. 采購訂單可以修改、刪除、審核、棄審、變更。3. 已審核未關閉的采購訂單可以參照生成采購到貨單、入庫10、單、采購發票【操作流程】1. 進入單據列表界面。2. 點擊新增，進入單據錄入狀態。3. 輸入單據表頭的各項內容，輸入單據表體的各項內容。4. 填寫完畢，發現單據有錯，可以直接將光標移到有關欄目進行修改。5. 在單據保存前，可以放棄當前單據，返回單據列表界面。6. 保存單據，單據狀態為未審核。未審核的單據可以修改、刪除。7. 審核單據：未審核的單據可以審核，單據狀態為已審核，不能修改、刪除。已審核的單據為有效單據，可被其他單據、其他系統參照使用。8. 棄審單據：已審核的單據可以棄審，棄審后單據狀態為未審核。有下游單據生成的，系統視為該單據已執行，不能棄審。9. 執行：已審核的單據為有效單據，可以11、執行，可以被其他單據、其他系統參照使用；已執行的單據不能棄審。10. 設置為已完成：已審核的單據可以設置為已完成，但不影響根據該單據生成的下游單據的正常操作，設置為已完成的單據將不能再被生成其他單據。11. 設置為未完成：已完成的單據可以打開。打開后的單據狀態為已審核的狀態。543普通采購到貨流程處理：1. 采購的貨物到貨，采購員有責任進行初檢，如果采購員對所采購的貨物的質量有疑義，責令供貨商退回，在系統中不做處理，如果對數量和質量沒有疑義，在采購人員在采購管理模塊參照采購訂單生成采購到貨單。 采購到貨單（到貨退回單）需審核，審核后單據即為有效單據，可被其他單據、其他系統參照使用。有下游單據生12、成的，不可修改、刪除。【操作流程】 進入單據列表界面。 點擊新增，進入單據錄入狀態。參見新增單據，這里一般直接從采購訂單列表中的”生成到貨單”按鈕那里生單過來. 輸入單據表頭的各項內容，輸入單據表體的各項內容。 填寫完畢，發現單據有錯，可以直接將光標移到有關欄目進行修改。 在單據保存前，可以放棄當前單據，返回單據列表界面。 2. 質檢部接到采購到貨單，有責任對貨物進行復檢，發現不合格的，在系統中作退貨單退回，采購人員將不合格的退回，如果認為合格要在到貨單上簽字確認，再到貨單上輸入檢驗結果。 3. 倉庫如果對質檢部檢驗過的存貨進行驗收入庫，根據檢驗單參照采購到貨單在庫存管理模塊中生成采購入庫單.13、 采購入庫單參照訂單、到貨單生成。 采購入庫單修改、刪除、審核、棄審。 根據修改現存量時點設置，本系統采購入庫單保存后更新現存量。采購入庫單操作步驟： 進入單據列表界面。 點擊新增進入單據錄入狀態；可以生單的，按生單進行參照生單。倉管人員主要從待采購出入庫里面來進行生單即可。 輸入單據表頭的各項內容，輸入單據表體的各項內容。 填寫完畢，發現單據有錯，可以直接將光標移到有關欄目進行修改。 在單據保存前，可以放棄當前單據，返回單據列表界面。 保存單據，單據狀態為未審核。未審核的單據可以修改、刪除。 審核單據：未審核的單據可以審核，單據狀態為已審核，不能修改、刪除。已審核的單據為有效單據，可被其他單14、據、其他系統參照使用。有下游單據生成的，不能棄審。 棄審單據：已審核的單據可以棄審，棄審后單據狀態為未審核。4. 采購退貨做一張采購出庫單，進行沖抵。5. 換貨處理：貨物已經入庫，后來發現不合格，如果供應商交來合格品，在系統中可不處理6. 發生采購的貨物或本企業的產成品不合格，需待以后處理的，由庫房人員作調撥單，將不合格品調入廢品庫55帳表管理1. 入庫單明細列表入庫單列表是將本年度的采購入庫單以列表的格式顯示出來，以便于快速查詢入庫單。入庫單列表的功能在工具條的按鈕上，主要有：打印、導出、排序、刷新等，雙擊某行的入庫單列表可以將該張入庫單以單據格式顯示出來，并且允許您進行修改等操作。 用鼠標單擊【業務】下的【采購入庫】，選擇【采購入庫單列表】。A.設置入庫單明細列表(如上圖)可以拉動列表欄目進行重新放置位置，然后保存，下次進來即可為保存后的樣式。這個功能全軟件通用。B利用排序功能排序是對設置的顯示項目任選某些項進行按字母順序和數字大小順序排列。排列分為“升序”和“降序”兩種，升序是由小到大，由a到z的順序，降序則是由大到小，由z到a的順序。用鼠標選擇排序功能后，顯示出選擇排序字段對話窗，用鼠標雙擊要排序的項目字段，會顯示“升序”、“降序”和空，空表示取消該項排序。2. 發票列表用鼠標單擊【采購管理】下的【采購發票】。其他報表查詢方法同“入庫單明細列表”。