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1、NC57總賬系統操作手冊-文檔控制修改記錄日期作者版本修改參考號備注2011-11-24鞠德慧V1.02011-11-30鞠德慧V2.0審閱人姓名職位審閱簽字備注存檔拷貝號地點備注目 錄1第一次登陸NC系統操作31.1設置IE瀏覽器參數31.2客戶端程序自動安裝62NC系統的登陸83NC主界面介紹104NC賬務系統114.1客戶化-基本檔案的設置114.1部門檔案114.2人員檔案124.4項目管理檔案144.5會計科目154.2總賬174.2.1期初余額錄入17憑證制單19憑證簽字21憑證審核24損益結轉26期末處理29賬簿查詢314.3銀行對賬33對賬賬戶初始化33銀行對賬單37銀行對賬32、8余額調節表401第一次登陸NC系統操作1.1設置IE瀏覽器參數1. 把系統應用服務器地址設置為IE受信任站點，并對受信任站點的安全進行設置。打開IE-工具-internet選項2. 在窗口的“安全”頁簽中選擇“受信任的站點”，并點開“站點”按鈕3. 將NC系統地址（如：服務器的IP地址為）添加到“可信站點”中，并關閉。4. “自定義級別”按鈕點開后，設置受信任站點的安全級別。將“下載未簽名的ActiveX控件”、“下載已簽名的ActiveX控件”設置為啟用，并點“確定”完成。5. 將“下載未簽名的ActiveX控件”、“下載已簽名的ActiveX控件”設置為啟用，并點“確定”完成。選擇為“啟3、用”1.2客戶端程序自動安裝1. 打開IE瀏覽器，在地址處輸入服務器IP地址，如：，進入軟件界面，如圖所示：注意，登陸NC管理系統和IUFO報表系統是兩個入口，分別點擊鼠標左鍵就可進入.2. 選擇“ERP-NC”圖示，系統將自動彈出如下窗口，單擊“Next”按鈕，3. 系統開始安裝此程序，完成后，單擊“Finish”按鈕，NC5.5的客戶端程序安裝完畢。2NC系統的登陸1. 打開IE瀏覽器,在地址處輸入服務器地址，如：http:/192.1: 80，進入軟件界面，: 802. 選擇“ERP-NC”圖示，進入軟件登陸界面，選擇公司、日期，輸入用戶和密碼； 3. 單擊“登錄”按鈕，進入軟件系統應用4、界面如下圖所示：4. 單擊上圖中左下角的圖標，系統將彈出此操作員的權限模塊功能，進入日常的操作應用。3NC主界面介紹菜單區桌面區有公告欄、待辦事務等功能按鈕區：快速登陸、更改口令等其中：是菜單區，雙擊鼠標左鍵，可打開下級菜單，如果是末級菜單則進入具體操作功能界面。是桌面區，在不同的塊區單擊右鍵可彈出不同的快捷菜單。比如：在待辦事務區單擊右鍵可選擇設置時間來調整系統接收消息的時間間隔。待辦事物區的操作：此區域顯示收到的短消息和請求審批提示信息。如果在此區域選定短消息后，單擊右鍵會彈出快捷菜單，再單擊菜單項即可處理短消息。如果某條短消息關聯的審批流程還沒有結束，則短消息不允許刪除。4NC賬務系統45、.1客戶化-基本檔案的設置4.1部門檔案主要用于設置企業各個職能部門的信息，部門指某使用單位下轄的具有分別進行財務核算或業務管理要求的單元體，可以是實際中的部門機構，也可以是虛擬的核算單元。部門檔案包含部門編碼、名稱、負責人、部門屬性等信息，部門檔案屬于公司檔案，由各分子公司進行操作。功能節點【客戶化】【基本檔案】【組織機構】【部門檔案】操作說明在主菜單中雙擊【客戶化】-【基本檔案】-【組織機構】-【部門檔案】，系統將彈出界面，部門按樹型結構進行排序。單擊增加按鈕，可增加一條部門記錄。在屏幕右面輸入部門編號、部門名稱，并選擇部門屬性、部門類型、建立時間等信息即可。錄入完畢后，單擊保存按鈕，將新6、增內容保存。在增加過程中，單擊取消按鈕，系統將不保存退出。注意事項1. 部門名稱、部門屬性、部門類型、建立時間必須錄入，其他的輔助信息可以為空；蘭色的項目為必輸項2. 部門屬性一律選擇其他部門；3. 部門類型根據本公司具體情況選擇。輸入現有公司每一個部門的部門編號、部門名稱和部門屬性。4.2人員檔案人員檔案主要用于設置企業各職能部門中需要進行核算和業務管理的職員信息，必須先設置好部門檔案才能在這些部門下設置相應的職員檔案。人員檔案屬于公司檔案，由各分子公司進行操作。功能節點【客戶化】【基本檔案】【人員信息】【人員管理檔案】操作說明在主菜單中雙擊【客戶化】-【基本檔案】-【人員信息】-【人員管理7、檔案】，系統將彈出界面。人員管理檔案屬公司檔案，以公司登陸才可編輯。先在界面左側的部門列表中選擇該員工所屬的部門（末級部門），單擊功能鍵中的增加按鈕進入卡片狀態。在基本信息頁簽下輸入人員信息，錄入完畢后，單擊保存按鈕，將新增內容保存。在增加過程中，單擊取消按鈕，系統將不保存退出。注意事項1. 人員姓名必須錄入，可以重復；2. 部門，參照部門檔案輸入，必須輸入；蘭色的項目為必輸項3. 人員類別，參照人員類別檔案，必須輸入。4.4項目管理檔案4.4.1功能節點【客戶化】【基本檔案】【自定義項】【自定義項檔案定義】4.4.2操作說明選擇“GT0001 高投項目”，再點擊檔案內容按鈕，如圖所示：在界面8、右側中單擊增加，增加項目類型，再增加項目類型中的項目管理檔案4.4.3注意事項（1）在點擊增加項目類型中的項目時，要選擇上級檔案編碼。（2）蘭色的項目為必輸項，項目編碼的前綴為分類編碼。4.5會計科目會計科目是填制會計憑證、登記會計賬簿、編制會計報表的基礎，是對會計對象具體內容分門別類進行核算所規定的項目。會計科目設置的完整性影響著會計過程的順利實施，會計科目設置的層次深度直接影響會計核算的詳細、準確程度。本功能完成對會計科目的設立和管理，用戶可以根據業務的需要方便地增加、插入、修改、查詢、打印會計科目。會計科目屬于集團部分控制檔案。由集團公司進行統一設置科目，各子公司只能在集團公司設置的科目9、的下級增加明細科目。4.5.1功能節點【客戶化】【基本檔案】【財務會計信息】【會計科目】4.5.2操作說明單擊增加按鈕，系統將顯示會計科目卡片界面。可錄入會計科目基礎信息、輔助核算、自定義項屬性的內容，錄入完畢后，單擊保存按鈕，將新增內容保存。在增加過程中，單擊取消按鈕，系統將不保存退出。4.5.3注意事項1. 科目增加下級科目時，自動將原科目的所有賬全部轉移到新增的下級第一個科目中。此操作不可逆，同時要求新增加的下級科目所有科目屬性與原上級科目一致；2. 若由于業務擴展，想對已使用的科目進行細分，增加更明細級的科目，則建議先對原科目增加一個編碼為00的科目，將原科目的數據移到該科目上，再將要10、細分的科目增加進來，然后做一個憑證，將余額從00科目分到新的明細科目上；3. 已被使用科目或非末級科目不能被刪除；4. 分配給各子公司的科目被使用后，不能取消分配；5. 在設置科目輔助核算時，若對一個科目同時設置客戶、供應商，直接設置為客商輔助；6. 在設置輔助核算時請盡量慎重，因為，如果科目已有數據，而又對科目的輔助核算進行修改，那么，很可能會造成總賬與輔助賬數據不一致；7. 只能在一級科目上設置科目類型，下級科目的科目類型自動繼承一級科目的科目類型；8. 為了便于進行銀行對賬，建議銀行存款科目按銀行賬戶設。若某科目想在總賬中進行銀行對賬，則請將“現金科目”屬性設為“銀行科目”。4.2總賬總11、賬系統是會計系統的核心，除了可以完成會計科目維護、會計憑證管理、常用賬簿查詢等日常基本財務核算工作外，還提供了自動生成轉賬憑證，會計期結束時進行試算平衡與結賬處理高級的財務核算：通過提供科目輔助核算及多種賬表查詢功能等。4.2.1期初余額錄入4.2.1.1功能節點【財務會計】【總賬】【初始設置】【期初余額】4.2.1.2應用說明用戶在開始啟用總賬系統時，將手工賬中各賬戶的余額錄入到總賬系統中，作為開始錄入日常業務之前的準備。在此，用戶需要錄入各科目啟用日期前的余額和累計發生額，對于有輔助核算的科目需要按輔助項錄入期初.操作說明：非末級科目余額不需錄入，系統自動從下級匯總。末級且無輔助核算的科目12、余額直接錄入，錄入時，雙擊（或按空格鍵）相應科目行的原幣列，表格為編輯狀態時即可錄入數字，錄入后，可用光標鍵移動到下一行繼續錄入；末級且有輔助核算的科目不能直接錄入，需單擊輔助按鈕，進入科目輔助項余額錄入界面，單擊增加 按鈕，選擇輔助項，錄入期初原幣數，如果本科目有多個輔助余額則繼續增加，然后單擊確定 按鈕，返回期初余額界面；保存余額：提示：若要進行后續操作或退出，必須先保存；試算：余額錄入后可通過試算進行核對；期初建賬：余額錄入正確后，需進行期初建賬。提示：未期初建賬時，可錄入日常憑證，但不能記賬。期初建賬后記賬前，如發現有錯需修改期初余額，可取消建賬；注意：對于不同的幣種分別來錄入，進入到13、科目的末級來進行數據的錄入，如果有輔助核算的通過上圖中的輔助項來根據不同的輔助條件來錄入，錄入部分數據后注意保存，以最后一次錄入的數據為準，全部錄入后進行界面中試算，分幣種來進行；如何對期初余額進行試算平衡單擊試算，系統顯示試算平衡窗，在試算平衡窗，可選擇要進行試算平衡的幣種，單擊刷新，系統將對各科目已保存的期初余額進行試算，檢查期初余額是否借貸平衡。如何進行期初建賬上一年年末未結賬，本年不許進行年初建賬。年初建賬的步驟是：單擊期初建賬，在彈出的界面上單擊下一步，如果試算平衡，單擊下一步，如果期初數據通過檢查，單擊建賬，期初建賬完畢，返回期初余額的窗口。4.2.2憑證制單 最好在錄入完整期初余14、額后再錄入日常的憑證，錄入憑證的步驟如下：制單審核記賬，注意制單和審核、記賬不能是同一個人。4.2.2.1功能節點【財務會計】【總賬】【憑證管理】【制單】4.2.2.2應用說明制憑證（制單）是由會計人員根據原始憑證，按照經濟業務的內容加以歸類，并據以確定會計分錄后登入憑證，最終成為登記賬簿依據。填制憑證功能主要完成會計憑證的錄入、修改、刪除及打印，具體包括：按列表查詢憑證、增加、復制、修改、作廢（恢復）憑證、刪除憑證、聯查原始單據、打印憑證。4.2.2.3操作步驟點擊增加后進入憑證錄入界面，完成錄入后保存或保存新增。說明：菜單區：可進行增加、刪除憑證和分錄等操作。主體賬簿：可選，如果有權限，可15、以登錄甲營業部時做乙營業部的賬；制單日期：默認為登錄日期，可修改，注意序時；憑證類別：只有記賬憑證；憑證號：系統自動生成，也可設置參數對其進行修改；分錄號：系統自動生成；摘要：可調用常用摘要；科目：可參照，只能選擇末級科目；輔助核算：根據科目的輔助項設置，參照相關輔助檔案；幣種：默認值：RMB；原幣：錄入借貸方后會自動帶出，如果沒有請自己增加；借方/貸方：可用空格調整借貸方，=號自動計算借貸方差額，平衡憑證。填制憑證的全鍵盤操作：進入錄入憑證界面，光標首先停在【日期】處，必須按一下Tab鍵，光標才能從日期跳到【憑證類別】處，但是憑證類別處并不顯亮，這時按箭頭選擇憑證類別，選中后按回車鍵，再按T16、ab鍵切換到【憑證號】，然后按Tab鍵或回車鍵切換到【附單據數】。憑證頭錄入完畢后，按Tab鍵切換到憑證體，然后按回車鍵光標跳到【摘要】處，按F2鍵彈出摘要界面，用箭頭進行選擇，選中后按回車鍵，再按回車鍵光標跳到【科目】處，直接輸入科目編碼或按F2鍵彈出會計科目界面，連續按3下Tab鍵，光標跳到科目數，然后用箭頭和箭頭選擇科目。選擇科目后按回車鍵彈出【輔助核算】界面，按F2鍵彈出輔助核算具體內容的界面。如果輔助核算是樹形結構，選擇方法跟選擇會計科目相同。如果輔助核算是表形結構，分左右兩欄，首先按箭頭進行選擇，有下級的再用箭頭選擇，然后按回車鍵光標從左欄跳到右欄，按箭頭進行選擇，選中后按回車鍵，17、最后使用Alt+O（字母O）確定離開輔助核算錄入界面。繼續按回車鍵錄入金額等內容。錄入完畢后，按Ctrl+S保存憑證。4.2.3憑證簽字4.2.3.1功能節點【財務會計】【總賬】【憑證管理】【簽字】4.2.3.2應用說明由于出納憑證涉及企業現金的收入與支出，出納人員可通過出納簽字功能對制單員填制的帶有現金銀行科目的憑證進行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查出認為錯誤或有異議的憑證，應交與填制人員修改后再核對。本功能適用于那些出納人員不制作現金、銀行憑證情況，這種情況下，所有現金、銀行憑證均其他會計人員填制，再由出納在此功能中簽字確認后，這些憑證才能記賬。4.2.3.3操作18、步驟點擊查詢，出現憑證查詢界面，查詢出所有未簽字的憑證.選擇需要簽字的憑證，點擊批簽字或進入卡片顯示中進行單張簽字，完成簽字操作。4.2.4憑證審核 4.2.4.1功能節點【財務會計】【總賬】【憑證管理】【審核】4.2.4.2應用說明審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等、審查認為錯誤或有異議的憑證，應交與填制人員修改后，再審核，只有審核權的人才能使用本功能。注意，若啟用出納簽字，則現金、銀行存款、其它貨幣資金類憑證必須在【出納簽字】功能中經由出納簽字后才能進行審核。4.2.4.3操作步驟點擊查詢，出現憑證查詢界19、面，查詢出所有未審核的憑證.選擇需要審核的憑證，點擊審核，完成操作。各家單位如果本月有憑證跳號的話，可以通過憑證整理來實現，在憑證管理下的，雙擊后先需要把整理的憑證查詢到，再進行整理的操作。損益結轉公司規定每一個月都需要把損益結平，在每一個月錄入平整完畢后，結賬之前，來進行這項操作。根據下發的會計科目，總部會把常用的自定義轉賬已經都定義好了，各家單位根據各自的情況，先看看定義的是否有誤，及時與集團本部溝通。4.2.5.1自定義轉賬定義4.2.5.1.1功能節點【財務會計】【月末處理】【自定義轉賬定義】4.2.5.1.2操作說明進入“自定義轉賬定義”菜單，先選擇結轉分類中的“默認分類”，然后點【20、增加】按鈕。在憑證定義界面輸入，輸入編號、轉賬說明并選擇憑證類別。選擇（在選擇欄打勾）相關的“憑證定義”點開“分錄定義”頁面，設置具體的憑證模板。在“分錄定義”界面點增行，在空白行輸入摘要并選擇入賬科目、方向。4.2.5.1.3注意事項若某筆轉賬業務經常發生，那么在定義取數公式時，不能將“年”、“期間”兩個參數設為具體的數值，而應設為空值，這樣在轉賬執行時，系統將按照結轉時設置的年度、期間計算待結轉的數據。.2自定義轉賬執行.2.1功能節點【財務會計】【月末處理】【自定義轉賬定義】.2.2操作說明在“自定義轉賬定義”設置好后，就可以進行結轉了。雙擊“自定義轉賬執行”節點進入該窗口。在“自定義轉21、賬執行”窗口先選擇會計期間，勾選“包含未記賬憑證”然后勾選剛才設置的模板。點“生成憑證”按鈕后系統會進行自動結轉，在出來的窗口中點修改。點保存后，結轉憑證就生成到總賬中了4.2.6期末處理4.2.6.1月末結轉企業財務部門期末結賬前，要將費用進行歸集和分攤、以及相應科目的結轉。其中大部分科目相對固定，系統通過定義完成自動轉賬功能。4.2.6.2試算平衡月末做賬完畢，開始下個月的操作之前，需要進行結賬操作，主要分為試算平衡和結賬，每個月會計業務處理完畢后，點擊試算平衡，點擊刷新，顯示平衡后退出。如果有不同幣種，需要按不同的幣種進行多次試算，以保證各幣種試算結果都是正確的。4.2.6.3結賬【財務22、會計】【期末處理】【結賬】1.在結賬向導一中選擇結賬月份后用鼠標單擊下一步，屏幕顯示結賬向導二核對賬簿。 2.單擊對賬，系統對要結賬的月份進行賬賬核對，在對賬過程中，可按停止按鈕中止對賬，對賬完成后，單擊下一步，屏幕顯示結賬向導三月度工作報告。 3.查看月度工作報告，檢查本月工作是否完成，若需打印月度工作報告，則單擊打印月度工作報告即可打印。4.查看工作報告后，用鼠標單擊下一步，屏幕顯示結賬向導四完成結賬。按結賬按鈕，若符合結賬要求，系統將進行結賬，否則不予結賬，您可以單擊上一步，回到結賬向導三，檢查月度工作報告，看看本月有什么未完成的工作。這里將重建余額表按鈕的功能做一下介紹，重建余額表是根23、據需要來做的，不是必須操作項。重建余額表會更正部分異常數據對賬賬平衡的影響，重新構造余額數據，月末結賬時，提示總賬與明細賬不符的情況，可以使用此功能。4.2.7賬簿查詢 下面簡單介紹一下查詢的操作，主要是一些查詢條件的選擇和跟我們日常工作比較相關的賬表描述，主要有科目余額表、日報表和輔助余額表點擊科目余額表，如圖所示：單擊查詢，顯示查詢窗口，如圖所示：主體賬簿：可選擇多個營業部來匯總查詢，在參照時按SHIFT鍵或CTRL鍵可多選，科目范圍：可選擇某一段科目，如果再選條件：還可在的范圍內，任意多選科目來組合查詢。科目版本：若科目版本變更過，不止一個版本，選擇后可看到不同版本科目在不同時段的的情況24、。另外的兩張報表也是類似的操作，只不過在查詢輔助余額表的時候，需要輸入會計科目和具體的輔助核算項，兩個不能缺少上圖中的查詢對象都可以多選，點擊開始的鼠標右鍵，再按住鍵盤上的shift鍵，這樣就可以多選了，然后確定就可以查詢到數據了。4.3銀行對賬銀行對賬主要包括銀行對賬初始化、銀行對賬單錄入、銀行對賬、查詢銀行余額調節表等功能節點。NC的銀行對賬支持總賬憑證、收付款單和資金結算中心結算憑證三個數據來源，支持集團賬戶的集中對賬。當對賬單位為結算單位時，銀行對賬的數據來源為總賬憑證和收付款單；當對賬單位為結算中心時，銀行對賬的數據來源為總賬憑證和結算中心的結算憑證。工作流程如圖：4.3.1對賬賬戶25、初始化 4.3.1.1功能節點【財務會計】【總賬】【現金管理】【銀行對賬】【對賬賬戶初始化】4.3.1.2應用說明在進行第一次銀行對賬前，需要進行對要參加對賬的賬戶進行定義，并對對賬賬戶在使用本功能前的數據進行初始化。即指出對賬賬戶的數據來源、啟用日期、及啟用時的對賬單銀行存款余額，并錄入每個對賬賬戶在啟用日期前的未達賬項。系統將自動對啟用日期的對賬賬戶計算出調整后余額，如果您的數據錄入完全正確，那么，每個對賬賬戶的調整后余額應是平衡的，那么，您的對賬賬戶初始化工作就完成了。4.3.1.3操作步驟點擊對賬賬戶初始化，出現對賬賬戶初始化界面，增加賬戶.輸入參加銀行對賬的賬戶，選擇下面的各個選項，26、點確定，點擊啟用， 輸入銀行對賬單的數據，點確定，點擊期初未達 錄入系統啟用前銀行賬戶和企業賬戶未達賬情況點擊調節表查看期初銀行余額調節表4.3.2銀行對賬單 4.3.2.1功能節點【財務會計】【總賬】【現金管理】【銀行對賬】【銀行對賬單】4.3.2.2應用說明銀行出納可通過本功能將每次外部銀行發來的對賬單輸入到系統中，同時可隨時查詢最新或歷史銀行對賬單。4.3.2.3操作步驟點擊銀行對賬單，出現銀行對賬單界面，點查詢.出現查詢對話框，選擇條件點確定，可通過導入功能，從銀行對賬單或資金組織進行導入4.3.3銀行對賬 4.3.3.1功能節點【財務會計】【總賬】【現金管理】【銀行對賬】【銀行對賬】27、4.3.3.2應用說明在日常處理了銀行對賬單后，就可以進行銀行對賬了。本功能通過自動對賬與手工對賬相結合的方式，對本單位的銀行日記賬與銀行對賬單進行核對。自動對賬，即由計算機根據結算方式、結算號、方向、金額等信息自動核對，找出相匹配的的記錄。手工對賬是對自動對賬的補充，當結算方式、結算號信息不完整時，計算機對于方向、金額相同的業務無法自動識別，因此，將自動對先發生的業務進行核對，這樣就可能造成與實際情況不符，這樣，用戶可通過手工對賬方式進行調整。4.3.3.3操作步驟點擊銀行對賬，出現銀行對賬界面，點擊查詢.出現查詢對話框，選擇條件點擊確定，點擊確定，進行銀行對賬4.3.4余額調節表 4.3.4.1功能節點【財務會計】【總賬】【現金管理】【銀行對賬】【余額調節表】4.3.4.2應用說明在進行自動對帳與手工調整后，用戶可以在此查看余額調節表。余額調節表根據銀行對賬單、銀行日記賬的賬面余額與相對應的單位已收支銀行未收支、銀行已收支單位未收支的數據計算出實際的存款余額，它能反映目前各賬戶的實際水平。 4.3.4.3操作步驟點擊余額調節表，出現余額調節表界面，點查詢.選擇賬戶及日期，點確定，點擊余額調節表，查看企業該帳戶未達情況。