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1、公司行文流程及管理辦法為規范公司各種文件的起草、簽發，進行流程管理，做到政令暢通，令行禁止，正確指導公司的各項工作，特制定本規定。一、 行文管理主要內容：公司內部行文:包括一般事務性文件、公司各項規章制度和公務文書。 1、 一般事務性文件是指：通知、說明、各種統計表格等； 2、公司各項規章制度；是指公司在管理中的各項規定、辦法、措施等； 3、公務文書包括：請示、指示、報告、批復、通告、通報、決議、函、會議紀要等；二） 外部來文：函、電、來文等；三） 外部行文：對外的函、電、文；網站報道；來文回復； 二、行文管理1、內部行文管理公司內部發文分為一般事務性文件、公司各項規章制度和公務文書。一般事務2、性文件包括：通知、說明、各種統計表格等；公司各項規章制度是公司在管理中的各項規定、辦法、措施等；公司下發的公文由行政部統籌管理，各部門、分公司一律不得自行向上、向下發送公文。公文字號由行政部統一編制。涉及公司各項規章制度以及對外宣傳、聯絡的文字材料，由行政部以公司名義發文。2、外部文件的管理外部文件為公司以外來文，包括信函、公文、傳真等。二、收、發文處理程序與要求1、發文處理程序一般事務性文件的發文，應事先向相關領導提出口頭申請。公文及各種規章制度的發文，應事先向常務副總經理提出口頭申請。各類文件擬稿承辦部門：. 公司總部對外文件由行政部負責擬稿；. 各分公司對外文件由分公司負責擬稿；. 各部3、門（含分公司）間的往來文件由本部門負責人擬稿；. 職能部門各種一般事務性文件，由發文部門擬稿。. 公司各項規章制度由相關管理部門負責擬稿。各類文書擬稿要求觀點明確、陳述清楚、條理清晰，標點符號使用正確。規章制度類要符合國家相關的政策、法律，符合公司的實際情況。各項規定要明確具體、切實可行。要做到觀點明確，文字精練，條理清楚、層次分明，標點符號正確，篇幅力求簡短。人、地、物名、引文及時間要具體準確等。章節的排序為第一層“一”，第二層“（一）”，第三層“1”，第四層“”。文稿擬就后，擬搞人應填擬稿審核表辦理審核手續。各類文件擬稿后進行審核簽發，首先送行政部初審。經行政部審查修改后的文稿，送公司主管4、領導核稿。以總公司名義對外文件由常務副總經理核稿；各分公司對外文件由分公司經理核稿；公司各部門（含分公司）間的往來文件由常務副總經理核稿；公司各種一般事務性文件，由下發部門負責人核稿；公司各種規章制度由各部門負責人、副總經理、總經理、副總裁會審。其次進行會簽、發送。文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送相關領導審定批準簽發。公司行政公文、規章制度，在副總經理、總經理署意見后，由副總裁簽發；公司一般事務性文件由分管領導簽發，重要文件由副總經理以上領導簽發。經各位領導審閱簽發的文件承辦部門將發文原稿（含擬稿審核表）送行政部存檔，并由行政部負責打印、校對、登記后通知信息部在網站上發布。行政公文、規5、章制度簽發后，承辦部門將發文原稿（含擬稿審核表）送行政部存檔，并由行政部負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發后通知信息部在網上發布。發文日期以領導簽發日期為準。發文編號由行政部收發文管理員按年份依流水號碼一文一號編列。2、收文的處理收文一般為公司的外部來寄送的信函、電郵、快遞、單據、通知、傳真、報刊資料等，文。公司外部來文，有指名收件人的為部門的由行政部收發員負責登記、簽收、直接交給收件人。如系公文，統一由收發員處理。為避免文件積壓誤事，應在收文當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。公司內部文件的收文，以部門或分公司為單位，指定專人負責收文工作。公司內部文件收文處理程序：登記、填寫部門收文閱辦單部門或分6、公司負責人批示、傳閱、歸檔。凡是收到公司內部的單據（包括：發票、帳簿、憑證、報表、稅票等）收文員應做好詳細記錄根據文件規定的傳閱范圍或領導指示，由接收人簽字接收后為辦結。傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。經辦人如未能如期按要求辦妥交辦事宜，應于處理期限屆滿前，請示相關領導同意后，以口頭方式通知公司或部門收文員更改處理期限以保證文件的及時傳閱。公司外來文件和內部文的收文編號，由行政部收發員和部門收文員按年份依流水號一文一號編制。三、關于收、發傳真及快件的管理1、發傳真時必須標明傳真內容、收7、發單位、發件單位、收件人、發件人、傳真電話、傳真頁數、傳真日期、接收人的電話等事項，發送傳真后須確認傳真是否收到。2、收傳真時不得隨意丟棄、扣壓拖延傳真內容，有接收人及時送達收件人并核實傳真頁數、收件單位、發件單位、發件人、收件人等事項。3、總部發送、接收快件及掛號信一律在行政部登記，由行政部通知收件人簽收，凡收到的快件要當面打開，由行政部登記郵件資料明細方可交給收件人。收件人收到后務必將需轉交他人資料及時交與應收人。 4、公司內部各分公司傳給總部和各分公司之間的收、發快件雙方必須記錄所郵寄資料明細，由直接收發人記錄，以便查詢。 本辦法自下發之日起實施。鞍山興東集團經貿有限公司發文管理流程發文8、部門相關領導批準口頭提出發文申請 同意發文發文部門形成擬稿審核表擬稿行政部初審總部對外文件：主管經理核稿；分公司對外文件：分公司經理核稿；公司各部門往來文件：主管經理核稿；一般事務性文件：下發部門負責人核稿；規章制度：各部門負責人、副經理、經理、副總裁會審相關領導審核公文、規章制度：副總裁簽發；一般事務性文件：1、業務類-主管經理簽發； 2、管理類-主管經理簽發；簽發校對、（蓋章、裝訂）登記行政部填寫發文登記表行政部一般事務性文件：網站公布，如需打印再印出下發公文、規章制度：印出下發、網站公布發文行政部文件原稿、擬稿審核表存檔公司外部來文處理流程外部來文行政收發員收件原稿、收文閱辦單、（承辦通9、知單、文件受理催辦單）存檔文件受理催辦單行政收發員承辦通知單稽催行政收發員傳閱或辦理主管經理批辦收文閱辦單公文行政部擬辦意見公司文件員工個人文件公司或個人收文登記表來文登記、簽收、拆封行政部公司內部發文處理流程內部發文 登記填寫收文登記單部門或分公司收文員填寫部門收文閱辦單元批示部門或分公司負責人傳閱或辦理收文原稿、部門收文閱辦單部門或分公司收文員歸檔擬稿審核表文件名稱文件類別公文 規章制度 一般事務性文件公文字號密級印數主送機關抄送機關核稿簽發規章制度打印份數核稿簽發一般事務性文件是否需要打印 是 否打印份數核稿簽發擬稿人打印人校對人備注發文登記表序號發文編號發文日期發文種類發文內容摘要簽收10、人備注公司收文閱辦表發文部門文件編號 字第 號文件標題收文編號份數擬辦意見：領導批示：處理結果：傳閱者簽字：年 月 日 年 月 日年 月 日年 月 日_部門收文閱辦單 發文部門文件編號 字第 號 文件標題收文編號份數領導批示：傳閱者簽字：處理結果： 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 收文登記單序號收文編號收文日期發文單位發文字號附件及摘要承辦通知單 承辦部門收文閱辦單號承辦日期完成期限承辦負責人承辦事項：辦理結果：備注：文件受理催辦單催辦部門催辦日期催辦事項：受理事項完成最終期限辦理結果：未辦理原因：文件和資料標準化管理制度1目的通過對公司文件資料的有效控制，確保工作現場使用唯一11、有效的文件資料，并形成統一規范的編寫格式及處理程序。2適用范圍本制度適用于公司所有公務文書、文件和資料的管理。3術語和定義31 公文：指公司在處理各種公務時使用的應用文書，包括：決定、決議、通知、通報、報告、請示、批復、函（電報）、會議紀要。32 制度（程序）：指要求公司成員共同遵守的，按一定程序辦事的規程性文件。33 辦法：指公司針對某項工作依照其所需標準制定的考核獎懲性的文件。34 標準：指公司對某項工作應達到的要求進行規范和約定的文件。35 規章制度：公司各種制度、規定、辦法的泛稱。36 記錄：指公司對某項活動的各工作環節、結果進行記錄，可供事后追溯該項活動完成質量的證據性文件，主要為表12、格形式。4職責權限41 經理負責公司制度、辦法、標準、計劃、記錄和以公司名義下發的公文的批準。42 管理者代表負責制度、辦法、標準、計劃、記錄的審核。43 各單位負責本單位相關文件資料的編寫、審核、打印、校對工作。44 總經辦負責以公司名義下發執行的各類文件資料的編號、發放、收回、作廢銷毀和歸檔，負責對各單位文件資料管理情況進行監督檢查。45 各單位負責以本單位名義下發執行的各類文件資料的編號、發放、收回、作廢銷毀和歸檔。5工作程序51 文件資料的編寫格式511 文件資料的用紙標準：公司各類文件資料的正式編印一般用a4（210mm297mm）型紙張。圖紙表格等不宜減小時，該頁應按以上紙型尺寸折13、疊裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。512 文件和資料章、條、款的編排規則：5121 根據文件內容的編排劃分，“章”就是一個章節，包括條和款，“條”是章的一個部分，“款”是章或條的一個層次。章、條均用阿拉伯數字編號。5122 “章”應左起空兩格書寫，如第1章用“1”標注，右側空一格寫該章的標題，標題一行書寫不夠時，可另起一行，這一行的第一個字與標題的第一個字平排書寫。章與章之間應空一行編排。5123 “條”在“章”的編號右下加一個小圓點，再寫該條在該章所處的順序，如第4章第1條，用“41”表示，后空一格書寫該條的標題。如果一章的各條根據需要再分為若干下一層次的小條，其編號表示方法同上14、，如第4章第2條，再分3小條，則分另表示為“421”、“422”、“423”，如果“421”再分為2個小條，則分別表示為“4211、4212”；條一般只劃分到第三層次，即只以4位數字表示為限，下一層次的內容用“款”的形式進行敘述，可用英文字母編號。5124 “章條”編號最未阿拉伯數字右下角不加小圓點，編號頂格書寫，“章條”具體內容的第一行應從左起空兩格書寫，第二行起均應頂格書寫。513 文件資料的字體、排版、裝訂標準。5131 公文類文件資料的字體、排版、裝訂標準:a標題應采用二號宋體加黑，正文采用三號仿宋字；b縱向行文排版時，a4型紙頁邊距分別為:上邊距為37mm、下邊距為35mm、左邊距為15、28mm、右邊距為26mm,上下行跨為15倍行跨；c橫向行文排版時，a4型紙頁邊距分別為:上邊距為28mm、下邊距為20mm、左邊距為26mm、右邊距為26mm,上下行跨為15倍行跨；d非國際紅頭公文排版按印刷的標準紙張使用，字體、行距應符合以上要求。文件資料標題一般采用小二號黑體、正文采用小四號宋體字。章的標題采用小四號黑體字；記錄編號應在右上角，用四號黑體字。5132 一般文件資料（包括制度/程序、辦法、標準、規程）的字體、排版、裝訂標準:a封面:公司名稱用二號黑體加黑書寫,標題采用小初宋體加黑書寫,文件編號采用三號宋體加黑書寫；b修改號:標題采用小二宋體加黑書寫,表格采用小四宋體15倍行16、距；c正文標題應采用小二宋體加黑,正文應采用小四號宋體字,頁眉頁腳采用五號黑體加黑書寫；d縱向行文排版時,a4型紙頁邊距分別為上頁邊距為30mm、下頁邊距為24mm、左頁邊距為28mm、右頁邊距為26mm,上下行距為單倍行距,頁眉為17mm,頁腳為15mm；e橫向行文排版時,a4型紙頁邊距分別為上頁邊距為20mm、下頁邊距為15mm、左頁邊距為26mm、右頁邊距為26mm,上下行距為單倍行距；f章的標題采用小四號宋體加黑；g頁碼從修改頁算起；h記錄編號應在右上角,用五號黑體加黑。5133 文件資料一般左側死頁裝訂，一些處于需持續改進或修訂的文件資料可采用活頁裝訂，但應確保文件資料的完整。52 17、文件資料的撰寫格式及內容521 格式及內容：由前言、質量方針目標、組織機構、質量管理體系、管理職責、資源管理、產品實現、測量分析和改進、質量管理手冊的管理等內容構成。522 公文格式及內容：5221 國際紅頭公文格式及內容：a國際紅頭公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關，印發機關和印發日期等部分組成。b發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱，如果是聯合行文，主辦機關應當排列在前。c公司的國際紅頭文件一律統一式樣，文件頭與正文用紅線隔開，紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中18、排布；回行時，要做到詞義完整,排列對稱，間距恰當：正文采用3號仿宋字體。d發文字號，包括機關代字年號發文序號。年號一律用全稱，并用方括號。聯合行文，須標明主辦機關。e上報的公文，漢文應當在首頁紅線上方發文字號右側注明簽發人姓名。f國際紅頭文件標題應當準確扼要地概括公文的主要內容，一般應當標明發文機關（紅頭文件標題中，發文機關可省去），并準確標明公文種類，標題中除引用法規、規章名稱時需加書名號外，一般不用標點符號。g主送機關，一般寫在公文標題下、正文之前，頂格書寫，后加冒號。主送機關的全稱、特稱、簡稱，均應使用統一的表達形式。公文不得多頭主送。h國際紅頭公文如有附件，應當在正文之后、印發機關和時19、間之前注明附件順序和名稱。i成文日期，以領導簽發日期為準。聯合行文，其成文時間以最后簽發機關領導人的簽發日期為準。j公文除會議紀要外，應當加蓋印章，加蓋印章的位置應與印發機關和成文時間相疊。聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，聯合發文機關均應加蓋公章，主辦機關的印章應排列在前。5222 一般公文格式及內容：a一般公文一般由標題、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、印發機關和印發日期等部分組成。b發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱，如果是聯合行文，主辦機關應當排列在前。c一般公文如有附件，應當在正文之后、印發機關和時間之前注明附件順序和名稱。d成文日期，以領導簽發日期為準20、，聯合行文，其成文時間以最后簽發機關領導人的簽發日期為準。e應當加蓋印章，加蓋印章的位置應與印發機關和成文時間相疊。523 規章制度格式及內容：規章制度根據具體需要一般應包括標題、目的、適用范圍、職責權限、程序條款、執行標準、頒布者（機構）和生效時間等組成內容。524 記錄格式5241 公司各單位負責與本單位相關的記錄（表格）的設計、編制，要注明版本號并以適用性為原則。5242 記錄（表格）一經確定，應具有一定穩定性，并能形成公司表格管理標準。由總經辦負責記錄（表格）樣本的備案。53 文件資料的辦理程序531 公文辦理程序公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、傳遞、批辦、承21、辦、催辦、分發、立卷、歸檔、銷毀等；發文辦理一般包括擬稿、打字、校對、審核、簽發、印刷、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等。532 公文行文規則5321 公司需要向上級機關請求解決的問題，凡屬上級職能部門職權范圍以內的事，應直接向上級職能部門行文；各單位需請同級部門解決的問題，應當直接向同級職能部門行文。5322 明確發文權限：屬于全局性的、重要的、方針政策性的文件，以公司名義行文；屬于在既定方針、政策范圍內，各單位主管職權范圍內的日常業務性文件，可以本單位名義直接行文。5323 向下級單位的重要行文，應當同時抄送直接上級單位。5324 必要時兩個以上單位可以聯合行文，但單位不宜過多，聯合行22、文單位應是同級單位。54 文件和資料的擬寫要求：541 符合國家的法律、法規和方針政策及有關規定。若提出新的政策規定，要切實可行、并加以說明。542 情況確實、觀點明確、條理清晰，文字精煉、書寫工整、標點準確，篇幅力求簡短。543 用詞用字準確，人名、地名、數字、引文規范。文內若使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。引用公文應當先引用標題，后引用發文字號，日期應當寫具體的年月日。544 須使用國家法定計量單位。545 文件資料中的數字，除成文日期、詞、詞組、慣用詞，以及具有修辭色彩的句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。546 文件資料送領導批準之前，應當由有關領導或職能部門23、進行審核，審核的重點是：是否需要行文；是否符合國家的法律法規、方針政策及有關規定；是否要與有關部門、地區協商、會簽；文字表述、文種使用、行文格式等是否符合本制度的有關規定。55 文件資料的審批程序551 公文審批要求。5511 公司各單位根據職責權限起草的國際紅頭公文，應填寫發文單，經部門領導審核，主管領導批準后，由總經辦加蓋公司印章并印發。5512 上行公文必須由總經理簽發。552 公司各單位根據職責權限起草的與公司各部門相關的公文，應填寫發文單，經部門領導審核，主管領導批準后，由本單位按要求印刷，由總經辦蓋公司印章下發。553 公司各單位根據職責權限起草本單位相關公文，經部門領導審核，主管24、領導批準后，由本單位加蓋本部門印章并印發。554 規章制度審批要求。5541 公司管理體系文件由相關部門組織起草，應填寫發文單或文件資料修改通知單，經部門領導、技術中心、主管領導審核，管理者代表批準后，由總經辦按發文單或文件資料修改通知單要求的印發數量和發文流向蓋公司受控印章印制下發。5542 臨時性管理文件由相關部門組織起草，經部門領導審核，主管領導批準實施。555 記錄審批要求公司各單位根據工作需要設計的具有穩定性的記錄，由設計部門向技術中心申請記錄編號，并報管理者代表審批，技術中心負責記錄（表格）樣本的備案（含電子版）。556 外來文件資料處理5561 對國家、地區、政府部門、集團公司及25、其它外單位來文，由總經辦在收文登記表中做好收文登記，在文件資料首頁貼附并填寫文書處理單，由總經辦主任批示擬辦意見后，報相關領導閱批。總經辦按批辦意見交相應部門或人員承辦，并跟蹤催辦，總經辦對文件進行歸檔整理。需要時承辦部門可以留存復印件。5562 對國家、行業標準或其它文件資料的購買，由各單位提出申請，報總經理批準后，由各單位負責購買，并在總經辦辦理入庫手續。財務部門見入庫單后方可辦理有關報銷手續。使用時，各單位在總經辦辦理借閱使用手續。5563 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期；其他審批人圈閱視為同意：沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。56 文件資料的發放26、561 文件資料的發放對象按發文單的要求確定。562 文件和資料發放前的標識5621 發放文件資料前應進行文件標識，以示文件資料唯一有效。未加標識或蓋有作廢章的文件不得在現場出現。5622 受控標識：若屬受控文件，應加蓋紅色受控章，并在受控章內填寫持有者名稱。需存檔的文件應加蓋紅色“存檔”印章。563 文件和資料的發放手續公司各單位按發文單中的要求發放文件。5631 對各單位的發文，由收文單位業務人員在文件資料發放回收登記表上簽名，以示收文。5632 對公司領導以傳閱形式發文，由發文單位在文件首頁貼附并填寫文書處理單，交各位領導傳閱。57 文件和資料的修改文件和資料發放使用后，如需更改，由原文27、件編寫單位填寫文件資料修改通知單，報原審批人審核批準，原發文單位將文件資料修改通知單和修改的文件按原發文手續進行處理。571 對文件個別內容進行修改或增補文件內容時，應采取換頁的方式。換頁時應在“修改號”處注明狀態號（1、2、3），并在文件修改記錄上登記。由原發文部門將作廢頁收回，填寫文件和資料發放收回登記表。572 修改內容超過原文件三分之一時，則適用換版方式。由原文件編寫單位負責修訂換版，并在文件修改記錄上登記，重新加蓋受控章，填寫持有者。收回原收文單位及個人所持舊版文件和資料，按文件資料作廢銷毀程序執行，并填寫文件資料發放收回登記表。58 文件和資料的作廢銷毀581 公司各單位對收回的作廢文件資料，應填寫文件資料銷毀清單，經部門主管領導批準后三個月內實施銷毀。582 存檔的作廢文件加蓋紅色作廢章予以留存。59 文件和資料的使用管理591 文件和資料在使用過程中不得隨意涂改、外借和復制。592 若受控文件使用人調離本公司，則由總經辦負責收回受控文件。若將收回的文件重新下發給其他人員使用，應以換頁的形式，更改文件受控章內的持有者標識。593 文件資料的保密范圍按發文單的要求處理，持有者應嚴格執行公司保密制度。594 文件資料的存檔和借閱參見檔案管理制度。