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食品公司外包呼叫中心服務方案24頁
食品公司外包呼叫中心服務方案24頁.doc
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綜合文檔
上傳人:職z****i 編號:1345684 2025-03-04 24頁 249.50KB

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1、昆明食品有限公司呼叫中心方案2011 目 錄目錄2一、需求分析4企業(yè)分機4呼叫中心4二、平臺意義5對外統(tǒng)一的企業(yè)形象5資源整合,降低成本5用戶申訴,閉環(huán)管理5信息全面,及時準確5統(tǒng)一口徑,受理咨詢,提升售前服務品質6避免分機占線,節(jié)約客戶時間成本6再造服務流程6最大限度的提高客戶滿意度6系統(tǒng)特點7三、系統(tǒng)方案8系統(tǒng)拓撲圖8系統(tǒng)來電處理流程9數(shù)據存儲方案9四、系統(tǒng)描述10中繼線10系統(tǒng)功能視圖10體系結構10呼叫中心功能11具體指標包括:15五、方案報價21一、 需求分析 企業(yè)分機現(xiàn)代營銷模式關于創(chuàng)造品牌的策略之一便是對外企業(yè)擁有統(tǒng)一的形象,而統(tǒng)一形象需要多個方面的配合,唯一的LOGO,唯一的聯(lián)2、絡方式,唯一的對外服務窗口和銷售渠道,而云南xx食品有限公司,每個部門有一個自己的電話號碼,有的部門甚至有多個電話號碼。這樣的情況不但增加了客戶尋找企業(yè)部門的難度,同時造成企業(yè)內部的溝通成本增加。 呼叫中心現(xiàn)在的企業(yè)漸漸體會到良好顧客關系的提升成為商務時代的致勝關鍵,而呼叫中心的建立,正可充分地發(fā)揮與顧客互動的功能。當企業(yè)越處于產業(yè)價值鏈末端,越接近消費者的時候,就越需要面對面的溝通。但是目前的實際情況不允許所有的溝通都能面對面的完成,現(xiàn)在生活節(jié)奏的加快,讓很多人選擇了電話溝通的方式。所以,呼叫中心的建立,是提供了一個快捷的溝通渠道,縮短的市場反饋和策略調整的時間。企業(yè)建立呼叫中心可實現(xiàn)如下效3、益:(一)呼叫中心是企業(yè)對顧客的單一聯(lián)系窗口 (二)呼叫中心是企業(yè)搜集市場情報、顧客資料的情報中心 (三)呼叫中心是維護顧客忠誠度的中心 (四)呼叫中心具有企業(yè)流程再造中流程總管的功能。二、 平臺意義 對外統(tǒng)一的企業(yè)形象通過對外公布唯一的企業(yè)聯(lián)系方式,方便客戶記憶。只要客戶記住了電話號碼,就記住了企業(yè)。 資源整合,降低成本云南xx食品有限公司擁有的多個部門有著多個號碼和電話,每月僅支付給電信運營商的租線費就是一大筆開支,如果是兩個部門之間的電話通信,也需要通過電信運營商的交換機轉接,通話中也要產生新的通信費用。搭建企業(yè)自己的內部通信網絡,各個部門之間,分機之間可以直接撥打分機號進行通話,通話過4、程中不產生任何費用。甚至可以通過內部電話網絡實現(xiàn)電話會議,提高辦公效率和節(jié)約時間,并降低企業(yè)整體的通信成本。 用戶申訴,閉環(huán)管理呼叫中心平臺建立后,企業(yè)能對客戶申訴的受理和處理過程實現(xiàn)全面監(jiān)控,能夠對受理人、受理時長、受理環(huán)節(jié)等全面記錄,一方面實現(xiàn)客戶申訴的閉環(huán)管理,另一方面實現(xiàn)對客戶的申訴的問題能夠記錄在案,便于匯總分析,為企業(yè)考核各個部門和進行業(yè)務分析提供依據。 信息全面,及時準確呼叫中心的系統(tǒng)或CRM系統(tǒng)可和云南xx食品有限公司現(xiàn)有系統(tǒng)對接,實現(xiàn)向客戶提供最新的企業(yè)營銷信息和產品。 統(tǒng)一口徑,受理咨詢,提升售前服務品質云南xx食品有限公司擁有多個部門,在接聽客戶來電咨詢時,各個部門各自為5、陣,并且即使在同一個部門內可能會有多為人員接聽電話,由于受到人員業(yè)務水平,所處職務以及掌握信息程度的局限性,解答客戶咨詢、投訴的水平參差不齊,并且很難做到首問負責制。由于客戶對企業(yè)內各個部門的職能和所負責業(yè)務不清楚,往往需要撥打多個電話才能得到答復。呼叫中心平臺搭建后,客服人員可以依據呼叫中心系統(tǒng)所特有的知識庫信息,快捷、準確的查詢客戶咨詢的信息,并按照固化的投訴處理流程對客戶投訴進行解答,并準確、全面的記錄投訴內容。 避免分機占線,節(jié)約客戶時間成本云南xx食品有限公司擁有多個部門,客戶來電時,如果一個部門的某個電話正處于通話中,則客戶需要重新?lián)艽蛞粋€屬于此部門的新電話號碼,或者等待稍后再重新6、撥打,此過程中,客戶可能會失去耐心,讓企業(yè)錯過銷售機會,或是引起客戶的不滿,影響企業(yè)在客戶心中的形象。搭建呼叫中心平臺,可提供多條電話通道,并且具有來電遇忙排隊功能,能最大限度的保持客戶來電,避免錯過重要的業(yè)務機會。 再造服務流程通過搭建呼叫中心平臺,整合企業(yè)的服務資源,收集整理客戶、服務信息,為企業(yè)不斷改進服務、生產、營銷流程,提供重要的參考依據。 最大限度的提高客戶滿意度呼叫中心以快速的客戶服務反饋、統(tǒng)一的服務標準最大限度提升客戶滿意度。 系統(tǒng)特點序號名稱描述1采用先進成熟的技術基于NGN(下一代網絡)構架設計,適應未來通信技術的發(fā)展;基于NGN架構的第五代呼叫中心技術,以其強大的技術優(yōu)勢7、,功能優(yōu)勢,使用靈活的優(yōu)勢,成本優(yōu)勢等等,已經到市場的廣泛應用;第五代呼叫中心技術是今后建設呼叫中心的必然選擇。2遵循國際標準,具有通用性采用國際標準規(guī)范:支持ISDN-bri ,ISDN-PRI,F(xiàn)XO,F(xiàn)XS 等語音接口;支持SIP VOIP電話協(xié)議;支持G711u,G711A,G729,G723,GSM等語音編碼。全部硬件設備均為通用設備,不限品牌,設備選擇余地大,只要滿足標準協(xié)議,即可使用;硬件資源可共用,最大優(yōu)化客戶投資;避免了專用設備帶來的維護復雜,擴容升級被廠商綁架等問題。3功能全面功能包括:IVR,ACD,錄音,報表,監(jiān)控,預撥號,軟電話,系統(tǒng)管理,權限管理等模塊。支持純軟電話8、,無需使用傳統(tǒng)話機,無需為座席鋪設語音線路。4可分布式構建基于NGN網絡建設呼叫中心,從根本上打破的傳統(tǒng)呼叫中心在地域上的限制,座席代表可以不在一個地點工作,也可以隨時靈活的進行分組和調配。同樣,電話呼叫的接入也可以是分散的和多媒體的:客戶在不同的地點撥打呼叫中心電話,可以通過最經濟的路由進入系統(tǒng),得到地理位置最近的座席代表的服務,這一點對地域要求高的企業(yè)非常的重要;客戶也可以在網絡上發(fā)起呼叫,或以電子郵件、短消息的方式獲得座席的服務。5可擴展性強隨時構建IP分布式呼叫中心,支持遠端接入,遠端座席;分機,錄音,IVR擴展無需硬件;系統(tǒng)很容易擴展中繼及座席規(guī)模,擴展規(guī)模不受限制,擴容實施簡單快捷9、;系統(tǒng)可級聯(lián),沒有規(guī)模限制;業(yè)務接口方便靈活(支持socket、http、xml、api),擴展、維護方便。6使用維護方便系統(tǒng)結構相比傳統(tǒng)呼叫中心簡單,節(jié)點少,減少了故障點,維護更簡單;可以遠程座席狀態(tài)監(jiān)控,語音監(jiān)聽,語音通話控制。遠程歷史/實時查看報表,遠程錄音管理,從而有效的控制服務質量。7安全可靠系統(tǒng)的服務器均可運行在LINUX環(huán)境下,使系統(tǒng)更加安全穩(wěn)定;服務器系統(tǒng)支持雙機熱備冗余模式,提高系統(tǒng)可用性;核心數(shù)據采用先進加密算法進行加密;系統(tǒng)具有多層級的權限管理機制;系統(tǒng)具有詳細的操作日志紀錄。三、 系統(tǒng)方案 系統(tǒng)拓撲圖 系統(tǒng)來電處理流程客戶來電語音導航CRM數(shù)據庫來電彈屏通話錄音語音記錄10、磁盤部門分機應答無人應答有人應答分機轉接呼叫中心企業(yè)分機 數(shù)據存儲方案云南xx食品有限公司數(shù)據庫呼叫中心數(shù)據庫數(shù)據中心此方式不會破壞云南xx食品有限公司的原有數(shù)據結構和原有數(shù)據資料,對現(xiàn)有的系統(tǒng)也不產生任何影響,并且隨著企業(yè)的發(fā)展,未來對業(yè)務的調整,需要對流程進行再造的情況下,基于此方式的系統(tǒng)構建,能夠通過數(shù)據導出導入實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據層的調整。四、 系統(tǒng)描述 中繼線由于云南xx食品有限公司有超過70個分機,外線數(shù)量不應太少,否則也會造成客戶撥入電話遇到通道阻塞的問題,此方案按照數(shù)字中繼線(30B+D)為入線的方式配置。此方式下也保證了企業(yè)統(tǒng)一對外電話號碼的系統(tǒng)建設初衷,同時減免了企業(yè)內部的通信費用11、,企業(yè)內部均采用分機短號的通信方式。 系統(tǒng)功能視圖 功能分析 通過語音導航實現(xiàn)企業(yè)電話和呼叫中心話音的接入,實現(xiàn)互轉 長時間無人接聽提示留言 歡迎致電云南xx食品有限公司請撥分機號,人工服務請按“0”統(tǒng)一呼入企業(yè)總機分機接入分機轉接呼叫中心語音接入語音應答IVR自動分配ACD通話錄音REC監(jiān)聽監(jiān)控報表統(tǒng)計系統(tǒng)管理系統(tǒng)權限知識庫管理智能終端披量外呼客戶關系管理 體系結構呼叫中心平臺按照功能特點可分為五個層次。序號名稱描述1通信層服務通道的接入,如語音、E-Mail、網頁、端信等不同渠道數(shù)據的接入。通信層主要由各種通信設備完成,針對傳統(tǒng)呼叫中心指PBX等設備。針對IP呼叫中心主要指媒體網關,軟交換12、設備。同時通信層包括呼叫中心平臺數(shù)據庫服務。2通信接口層對各種接入設備進行控制,形成統(tǒng)一控制信息,提供給中間控制層。3中間控制層提供呼叫中心相關功能,如:IVR(自動語音導航),ACD(自動呼叫分配),REC(錄音),PAD(預撥號),MMS(監(jiān)控管理),CAS(話務統(tǒng)計分析),ICC(internet呼叫控制),集群,熱備,系統(tǒng)配置管理等4業(yè)務接口層為各種應用軟件提供各種消息的實時處理、事務管理及維護,包括登陸服務處理、呼叫引導處理、對呼叫到座席的路由排隊處理、通訊協(xié)議處理。接口方式包括:API接口,OCX接口,Socket接口,系統(tǒng)還支持http,xml等。可以和其它業(yè)務系統(tǒng)快速方便的連接13、。5應用層和呼叫中心結合的應用軟件,如CRM,CATI(電話輔助訪問)等 呼叫中心功能功能描述序號名稱描述1語音接入 語音接入可以使PSTN語音接入,也可以是IP語音接入; PSTN語音接入:主要通過語音網關設備完成,通過語音網關接入PSTN的數(shù)字語音和模擬語音,語音網關在把PSTN語音轉換成IP語音包,傳送給媒體服務器。 IP語音接入:不需要專門的設備,直接接入媒體服務器即可。 由于目前提供IP語音接入的服務商還很少,因此暫時用PSTN語音接入。2交互式語音應答(IVR) 交互式語音應答IVR系統(tǒng)是呼叫中心的重要組成部分,實際是一個“自動的業(yè)務代表”。IVR負責自動處理部分或全部電話呼叫,它14、在本質上是一臺計算機,可以在無人參與的情況下進行電話交流。用戶通過IVR進行自助服務,完成查詢、用戶輸入、語音提示、語音播報功能,通常在呼叫中心完成8090%接續(xù)工作,使座席人員能集中精力處理一些必須由人工干預的工作。它減輕了座席人員的勞動強度,提高呼叫中心的整體效率,是呼叫中心業(yè)務引導和人工服務的很重要補充。 IVR系統(tǒng)采用軟件設計,無需硬件板卡,節(jié)省硬件投資,減少擴容成本,維護省級操作簡便。 IVR系統(tǒng)包含互聯(lián)網語音、自動傳真、TTS文語轉換、語音識別等先進的語音功能。 通過IVR系統(tǒng)可以實現(xiàn)如下功能: 根據客戶按鍵,自動語音導航,無層級限制; 根據客戶主叫號碼選擇流程: 如:配置黑/白名15、單功能。對于黑名單上的人掛斷通話,白名單上的人進入VIP座席組; 根據客戶被叫號碼選擇不同流程; 根據時間引導不同于語音流程: 如根據上班時間,下班時間,節(jié)假日期等可以自動引導不同的語音流程。 自動收發(fā)傳真(IFR);語音留言/語音信箱;通過TTS(文本語音轉換)接口,ASR(自動語音識別)接口,數(shù)據庫接口,完成交互式語音設置。3自動話務分配(ACD)ACD(Automatic Call Distribution):采用基于技能和處理成本等各種的路由選擇算法管理話務量和系統(tǒng)資源,同時,使多種通道統(tǒng)一路由。ACD的好壞是呼叫中心的座席等資源是否能得到充分合理利用的關鍵。系統(tǒng)ACD提供如下功能: 16、話路分組能力 根據主叫號碼分組 按照客戶主叫號碼,區(qū)分客戶級別,對于VIP客戶分到VIP組,或者在排隊時優(yōu)先分配給座席。分辨長途電話,在排隊時優(yōu)先分配給座席,可以節(jié)省400長途話費 根據用戶按鍵選擇分組 根據客戶選擇按鍵是1,是2等,分配給不通的業(yè)務組,如咨詢組,投訴組等; 根據時間分組 根據企業(yè)信息分組 根據客戶號碼,系統(tǒng)自動查詢企業(yè)信息,根據企業(yè)信息,把電話分配到相應的座席組。 呼叫分配能力: 在系統(tǒng)把電話轉人工時,支持如下分配策略 線性分配 輪詢分配 最長等待時間分配 座席技能分配 遵循座席呼叫量平均原則 IVR定制分配 根據企業(yè)信息分配4通話錄音(REC) 錄音系統(tǒng)為呼叫中心平臺的監(jiān)控17、管理提供幫助,是服務質量的有力保證。使用好錄音系統(tǒng),實現(xiàn)全程錄音,能最大限度地發(fā)揮人力資源,減小系統(tǒng)的維護量,提高工作效率。 錄音系統(tǒng)對業(yè)務代表和客戶的通話進行全程錄音,并對錄音數(shù)據進行存儲管理。錄音系統(tǒng)作為呼叫中心的輔助功能,可以實現(xiàn)全程錄音和隨機調聽。采用錄音系統(tǒng)后,業(yè)務代表能夠進行談話信息整理,班長和質檢人員能夠瀏覽和調聽業(yè)務代表的通話,作為質量監(jiān)督檢查的依據。在呼叫中心中,電話錄音將作為事實的依據。 錄音系統(tǒng)分為服務端和管理端: 錄音服務:采用IP錄音,無需硬件板卡。支持多種錄音方式(全程錄音、選擇錄音、按需錄音)。 錄音管理:可以按照座席,分機,時間,客戶資料,業(yè)務紀錄等多種方式查詢18、,自定義查詢,錄音調聽,對錄音進行管理,刪除,備份。5監(jiān)聽監(jiān)控 中繼狀態(tài)監(jiān)控 可以實時監(jiān)控中繼線路的占用數(shù)量,空閑數(shù)量等 隊列狀態(tài)監(jiān)控 座席對列監(jiān)控,監(jiān)控隊列的狀態(tài)情況,包括:完成通話數(shù),等待電話數(shù),座席空閑數(shù)等 座席狀態(tài)監(jiān)控 可以查看座席座席登錄,登出,電話鎮(zhèn)鈴,撥號中,通話中,開會暫停,小休暫停,業(yè)務后處理暫停等。 座席通話監(jiān)聽 鼠標右鍵點擊通話座席,出現(xiàn)右鍵菜單,可以點擊監(jiān)聽,監(jiān)聽座席通話 座席實時話務信息 顯示座席基本資料,和實時統(tǒng)計資料6統(tǒng)計報表 按照中繼,IVR節(jié)點,隊列,座席進行話務統(tǒng)計 按照年,月,日,小時,自定義時間進行話務統(tǒng)計分析 按照服務水平,放棄率,接通率等呼叫中心關鍵19、指標進行快捷統(tǒng)計分析具體指標包括: 隊列統(tǒng)計 呼入電話數(shù) 客戶進入隊列的個數(shù) 平均等待時長 客戶呼入需要統(tǒng)計的隊列后到有座席應答所經歷時間的平均數(shù)。 最長排隊等待時間 客戶在隊列等待的最長時間,摘機加主動掛機都計算在內。 通話數(shù)量 需要統(tǒng)計的隊列中所有座席接起的電話數(shù)。 平均通話時長 需要統(tǒng)計隊列中所有座席接起的此隊列電話的平均通話時長 應答速度 座席從響鈴到接起電話的時長。 總放棄電話數(shù) 客戶自動放棄的電話數(shù)量。 統(tǒng)計放棄電話數(shù) 通過系統(tǒng)參數(shù)設定,在這個參數(shù)值內客戶主動放棄的電話不在統(tǒng)計中。 放棄率 放棄率 = 統(tǒng)計放棄電話數(shù)/ 呼入電話量 平均放棄時長 平均放棄時長 = 所有放棄電話的時間20、之和 / 所有的放棄電話數(shù) RONA 所查詢的隊列中所有座席在規(guī)定秒內沒有接起電話以至電話轉移到其它座席的數(shù)量。 服務水平 在統(tǒng)計時間內座席接起的電話數(shù) / 通話數(shù)量 座席統(tǒng)計: 登錄時長 座席總的登錄時長 空閑時間 空閑時間 = 登錄時長 呼入時間 呼出時間 AUX時間 保持次數(shù) 座席進行保持操作的次數(shù),即座席點擊軟件保持按鈕的次數(shù)。包括ACD電話、二線電話、內部電話。 平均保持時長 平均保持時長 = 保持總時長 / 保持次數(shù) 平均后處理時間 當座席接電話后,所處的暫停狀態(tài)為后處理。 平均后處理時間 = 總后處理時長 / 后處理次數(shù) AUX次數(shù) 暫停的次數(shù),后處理的次數(shù)不算。 能夠統(tǒng)計IVR21、個節(jié)點數(shù)量 統(tǒng)計客戶進入自動語音每個流程節(jié)電的數(shù)量 能夠查詢座席操作明晰 查詢座席所有操作明晰,包括登錄,登出,后處理,RONA等詳細情況 能夠查詢通話明晰 查詢系統(tǒng)內所有通話記錄,包括主叫,被叫,時間,時長等7系統(tǒng)管理設置管理 坐席配置 添加,修改,刪除座席參數(shù)。 ACD隊列配置 添加,修改,刪除隊列參數(shù) IVR流程配置 編輯,修改IVR語音流程 黑白名單管理 管理IVR服務用到的電話黑名單,可以添加,刪除。 管理IVR服務的電話白名單,可以添加,修改。 語音留言管理: 聽取客戶新語音留言; 聽取歷史語音留言; 刪除過期或無用的客戶語音留言 傳真管理: 無需傳真機,通過電腦軟件查看,刪除,發(fā)22、送傳真。 客戶滿意度管理 通過IVR設置實現(xiàn)滿意度調查功能,在此進行查詢,統(tǒng)計,刪除等管理功能8系統(tǒng)權限管理 設置用戶系統(tǒng)使用功能權限9知識庫管理 添加知識庫信息 修改知識庫信息 精確匹配查詢 模糊匹配查詢10智能終端 基本功能: 系統(tǒng)支持所有呼叫中心話務功能:包括摘/掛機,外撥,盲轉,磋商,三方通話,監(jiān)聽,暫停,攔截,搶插,座席登錄,登出等等 高級功能: 多方電話會議:系統(tǒng)支持多人開電話會議,最大方數(shù)無限制; 提供多種控制接口:SOCKET,OCX,DLL,HTTP,XML 軟電話支持新版本自動檢測下載更新 軟電話提供終端錄音11智能外呼 預撥號 針對人工外乎業(yè)務,程序完成撥號到客戶接通的過23、程,待客戶接起電話后,再把電話轉給座席。節(jié)省座席撥號,等待接通的時間。提高座席工作效率(10-50%)。具體功能包括: 撥號計劃添加。添加一個撥號計劃,可以設置并發(fā)數(shù),接電話座席組,計劃時間,自動號碼段,導入號碼資源。 開啟,停止撥號計劃; 刪除撥號計劃; 號碼回收管理:對客戶未接,或者占線的電話可以進行回收,再次自動撥號。 自動語音外呼 可以開展如自動語音通知的自動語音業(yè)務。功能包括: 添加自動語音外呼計劃:設置計劃并發(fā)數(shù),設置自動語音,自動號段,導入號碼資源等 開啟,停止自動語音外呼; 動態(tài)自動語音設置:當針對不同客戶播放語音不通時,需要連接數(shù)據庫,使用TTS動態(tài)生成語音; 號碼回收管理:24、對客戶未接,或者占線的電話可以進行回收,再次自動撥號。 WEB800 WEB800即web callback,在業(yè)務網站上,集成此功能。準許客戶在網上留下電話號碼,系統(tǒng)自動撥給客戶,接通后轉接給座席。12客戶關系管理(CRM)系統(tǒng)提供一個簡單的CRM功能模塊。功能包括:來電彈屏,業(yè)務記錄,處理,回訪,歸檔,業(yè)務查詢統(tǒng)計,客戶資料管理,知識庫等功能。此軟件可根據云南xx食品有限公司進行開發(fā)以擴展其功能。五、 方案報價 主要設備描述設備名稱產品外觀型號規(guī)格參數(shù)電話交換機威普TDMx-2000 B長44.5CM ;寬41CM高43CM;標準4U;重12KG多媒體網管訊時MX100-TG長44CM;寬25、44CM;高4.4CM;1U;重9KG工控機昆鑫工控FBCC長44CM;寬44CM;高21.5CM;2U;重6KG 項目報價系統(tǒng)模塊產品型號詳細描述 本資料來自企業(yè)管理資源網本資料來自企業(yè)管理資源網 單價(元)數(shù)量小計企業(yè)總機美國威譜TDMx-2000 B型全數(shù)字電話交換機,64外線/128分機(可擴容至72外線804分機)B型256主機柜(256主控板,100L主機電源);8路帶來電顯示外線板;16路模擬用戶分機板;語音板;25對連接電纜;600對配線架配線箱38,800138,800呼叫中心媒體服務器昆鑫工控FBCC,20并發(fā),cpu一顆雙核2.0GMz,2G內存,320G硬盤9,80019,800多媒體網關訊時中繼網關;E1外線外線接口,PRI信令16,000232,000耳機T-400耳機1002200系統(tǒng)軟件包含通話錄音、監(jiān)控管理、統(tǒng)計分析及CRM模塊;來電彈屏功能開發(fā);呼叫中心轉接企業(yè)分機功能開發(fā)60,800160,800集成及維護軟硬件集成軟硬件集成及實施費用,項目金額的10%11,341111,341系統(tǒng)維護項目金款的10%;遠程支持,現(xiàn)場維護;7X24X36514,176114,176不含稅合計:167,277XX昆明辦事處2011年7月19日XX昆明辦事處2011年7月19日
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