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1、物業(yè)管理有限公司收費管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條 為了規(guī)范本公司各管理處收費工作的管理，完善收費記錄等基礎(chǔ)會計工作，加強對管理處收費工作的會計監(jiān)督，結(jié)合本公司的實際情況，制定本制度；第二條 本制度依據(jù)中華人民共和國會計法、內(nèi)部會計控制規(guī)范基本規(guī)范（試行）等法律法規(guī)制訂的強制性規(guī)定，各管理處必須執(zhí)行，不得以各種理由拒絕執(zhí)行，對于試行過程中出現(xiàn)的問題可以協(xié)商解決。第三條 收費工作是公司業(yè)務的重要組成部分，應全力配合公司業(yè)務的開展，同時也需要其他部門員工的參與和配合。第四條 管理處負責人應2、按本制度的規(guī)定組織、管理本管理處收費工作，并對管理處收費管理制度的建立健全及有效實施負責。第五條 收費管理制度應達到以下基本目標：（一） 規(guī)范各管理處收費行為，保證收費資料真實、完整；（二） 不相容職務由不同的人員擔任；（三） 建立并完善收費記錄制度，保證各類相關(guān)賬冊的記錄準確，并做到數(shù)據(jù)來源清晰、賬賬相符；（四） 各類數(shù)據(jù)應及時上報公司財務部，保證財務數(shù)據(jù)及時傳遞，為管理活動提供及時、準確的信息；（五） 加強對管理處財務收支活動的會計監(jiān)督； 第二章 收費分工第六條 按照不相容職務相分離的原則，收費業(yè)務授權(quán)批準、收費業(yè)務執(zhí)行、收費稽核檢查等工作應由不同的人員執(zhí)行，以達到明確職責權(quán)限，形成相互制3、衡機制；第七條 以下工作是不相容的：1、 收費金額確認工作與收費工作；2、 水、電、氣等費用的抄表工作與收費工作；3、 裝修押金收取標準、押金退回的確認工作與收費工作；4、 應收款的記錄工作與收費工作；第八條 收費工作分工如下：1、 房管員負責應收管理費、本體金及其他相關(guān)費用收取標準、收費起止時間的確認工作；2、 房管員負責確定押金收取標準、押金準退批準及處理工作；3、 水電工負責轄區(qū)所有由公司支付費用的水電表的抄錄工作；4、 收費員負責以上各項經(jīng)確認的收、付款內(nèi)容進行收、付款作業(yè)，編制管理處相關(guān)報表；5、 統(tǒng)計員負責數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作；6、 財務部負責收付款業(yè)務的稽核工作。第三章 收費程序第九條4、 管理費及本體金的收費程序：由房管員在當月5日前根據(jù)相關(guān)文件及管理情況確認當月應收金額，打印應收清單，經(jīng)管理處主任簽名確認后，報管理處收費員及公司財務部。房管員依據(jù)經(jīng)管理處主任簽名確認的本月應收管理費、維修基金的清單填入管理費、維修基金收費臺賬的相應欄內(nèi)，內(nèi)容包括：應收費所屬時間、管理費、維修基金的小計及累計金額并簽名或蓋章。收費員根據(jù)管理費、維修基金收費臺賬的記錄情況，收取相應的管理費、維修基金。第十條 除非得到董事長的授權(quán)、任何人無權(quán)減免應收款項。收費員應嚴格按照上報的各項收費清單收費，如有減免應收款項的，應有董事長的親筆簽名，并做好相關(guān)資料的保管工作、以備查驗。第十一條 水電費的收取程序5、：水電工應在次月5日前抄錄水、電表，報收費員，收費員據(jù)以計算相關(guān)費用，區(qū)分代收代付和公用自用情況，并在7日前報上財務部，水電表的抄錄時間應盡量與水、電部門的抄表時間統(tǒng)一。水電工應對公用區(qū)域的水電的耗用情況負責，建議管理處建立相關(guān)制度，對公用水、電情況進行考核，并以此作為對水電工的考核指標之一。第十二條 押金的收退程序：收取各類押金時，由房管員根據(jù)相關(guān)規(guī)定收費標準，填制收費通知單，收費員根據(jù)通知單收取押金。退押金時，由房管員根據(jù)具體情況確定退款金額，并報管理處主任簽名，收費員據(jù)以退付押金。收費員在登記現(xiàn)金收費日記賬的同時，必須建立相應的押金收退記錄本登記押金收、退、存情況，并每月與財務部核對。第6、十三條 停車費的收取程序：停車費的收取分為按月收費和臨時收費兩種形式。按月收費由車主向收費員交納，收費員收款后書面通知制卡部門制作出入卡，制卡部門根據(jù)通知單的內(nèi)容制作出入卡，交車主。按月收費的收費情況應按月編制收費清單，列明所屬起止日期，報公司賬務部，金額必須與上報數(shù)字一致。臨時停車的停車費由車管員收取。車管員交接班時先清點停車票和票款，然后雙方在交接記錄本上簽名后，下班的車管員將所收票款及用完的停車票存根上交收費員，停車票留給接班的車管員。車管員所收票款必須及時上交收費員處，不得長時間滯留。收費員應及時檢查車管員的交接班記錄，核查車管員的停車票和票款數(shù)量金額，及時查找出現(xiàn)的差錯。車管員應估算7、停車票的使用量，不夠時應及時向收費員領(lǐng)取，收費員應建立賬本登記停車票的領(lǐng)用、退回情況。第十四條 公司財務部與行政部將不定期的對車輛收費進行突擊檢查，查實車輛收費情況，如有舞弊行為將進行嚴厲懲罰，情節(jié)嚴重的，移交公安部門依法懲處。 第十五條 收費員收費后，將當天所收現(xiàn)金、支票及時交存銀行，并將相應的收款收據(jù)“財務聯(lián)”與交款單一并交公司財務部，收款收據(jù)“管理處聯(lián)”則由收費員留管理處按月裝訂以備查驗。 第四章 收費記錄第十六條 收費員應對每筆現(xiàn)金收支進行記錄，內(nèi)容包括：收費日期、單據(jù)號碼、房號名稱、車牌號碼、費用所屬期間、摘要及相關(guān)的明細金額。第十七條 采用銀行票據(jù)方式收取的收入，收費員應向公司出納8、員落實到賬情況，除上一條所列內(nèi)容外，還應記錄所收費用轉(zhuǎn)入的銀行賬戶名稱等相關(guān)信息。第十八條 收費員收取的現(xiàn)金應于當天送存銀行，如無法在銀行停止對外辦公前交存銀行，應最遲在下一工作日及時交存銀行，對于跨月收取的款項則必須在當月交存銀行。第十九條 除根據(jù)管理處主任授權(quán)退付押金外，收費員無權(quán)支付現(xiàn)金，如臨時急需可在電話報請公司負責人及管理處主任，經(jīng)同意后先動用備用金，事后必須由公司負責人及管理處主任補簽名。備用金不足的大額借款必須按規(guī)定辦理借款手續(xù)，并在財務部的調(diào)配下支付款項。第二十條 管理處應記錄的賬冊如下：1、 管理費、維修基金收費臺賬：由房管理員按月記錄應收款情況，收費員記錄實收情況，記錄后必9、須簽名或蓋章，以備稽核、檢查；2、 月卡銷售記錄臺賬：記錄月卡銷售情況，記錄后必須簽名或蓋章，以備稽核、檢查；3、 現(xiàn)金收費日記賬、轉(zhuǎn)賬收費日記賬：由收費員按日分別登記，轉(zhuǎn)賬的收費應記錄轉(zhuǎn)入銀行賬號，與出納員的記錄一致，必須結(jié)出本日合計、本月累計發(fā)生額和余額；4、 押金收退記錄賬：按不同種類的押金分別建賬，及時記錄押金的收、退、存情況，并每月與公司財務部核對確認；5、 水電費收費表：記錄代收代付水電費的收入情況，該記錄應與現(xiàn)金收費日記賬、轉(zhuǎn)賬收費日記賬的記錄一致；第二十一條 現(xiàn)金收費記錄本記錄的要求：1 除按規(guī)定允許使用紅色墨水書寫外，只能使用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆或者鉛筆書10、寫；2 每筆現(xiàn)金收費的收據(jù)、發(fā)票登記一行，日期、收據(jù)（或者發(fā)票）號碼、房號、摘要、合計金額、明細金額和其他有關(guān)資料逐項記入相應欄內(nèi)，要求做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整；3 除現(xiàn)金交存銀行的數(shù)字記在“貸方”外，其余收付費都記入“借方”各相關(guān)欄內(nèi)，如退回借款等付出現(xiàn)金的事項，可在“借方”各相關(guān)欄內(nèi)記為負數(shù)，且借方各明細欄目之和應與“借方合計”欄金額相等，（否則，該筆記錄必有差錯，必須查明原因，進行更正，直到平衡為止；）4 每一帳頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時，應結(jié)出本日開始到上一行止的發(fā)生額合計數(shù)，記在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“過次頁”和“承前頁”字樣；5 所收現(xiàn)金送交11、銀行時，應注明現(xiàn)金解款單的編號或交易流水號，并將金額記入“貸方”欄內(nèi)；6 每天必須結(jié)出當天各欄目的合計數(shù)，并在摘要欄內(nèi)注明“本日合計”字樣，同時用紅筆將該行上、下各劃一條單線；（本行數(shù)字實際上正是收費周的每日實收的數(shù)字，以后就可以用該行數(shù)字與統(tǒng)計表的數(shù)字相互核對）；7 注意，按照現(xiàn)金管理條例的規(guī)定，收費員所收現(xiàn)金應在當天送交銀行，所以“借方合計”欄內(nèi)金額應與“貸方”欄內(nèi)金額相等，即余額應為零；如收費員在當日將所收現(xiàn)金送交銀行后，又收到了現(xiàn)金，可將其放在保險柜內(nèi)，但不允許將現(xiàn)金帶回家；8 每天結(jié)出“本日合計”后在下一行，結(jié)出本月初起至當日的累計數(shù)，并在摘要欄內(nèi)注明“累計”字樣，且用紅筆在該行的下12、面劃一條單線；9 每月月底，在結(jié)出“本日合計”后，不必結(jié)出“累計”，而應結(jié)出“本月合計”，即本月初至本月未的總合計數(shù)。第五章 數(shù)據(jù)匯總上報第二十二條 收費員對收所收款項必須做到日清月結(jié)，按日填列資金收支日報表，并于下一工作日上報公司出納員，所報數(shù)字務必準確，一經(jīng)上報不得隨意更改，如要更改必須說明原因。資金收支日報表應每日結(jié)清余額后及時填列，并于月度終了后，上交公司出納員處，出納員將所填數(shù)字與每日上報核對，如有差錯，收費員應書面說明原因，上報公司確定處理辦法。第二十三條 管理處產(chǎn)生的各項收費表單，應及時上報公司財務部，有條件的管理處盡量提供電子文件，應上報的表單及上報時間列示如下：1、 本月管理13、費、維修基金應收清單，當月5日前（節(jié)假日順延，下同）上報當月管理費、維修基金應收/預收清單上報公司財務部，內(nèi)容包括：棟號、房號、面積、收費標準、本月應收管理費、維修基金及總額； 2、 管理費、維修基金應收及實收明細表，次月5日前上報公司財務部：內(nèi)容包括：棟號、房號、期初應(預)收額、本月應收額、本月實收、期未應(預)收額，邏輯關(guān)系如下：期初應(預)收額本月應收額本月實收期未應收(預)額本期期初應收(預)額上期期未應(預)收額3、 水電費抄表計算單及水電費欠繳清單，水電工次月5日前抄表報收費員，收費員根據(jù)抄表數(shù)量、單價等信息計算水電費，并列示欠收水電費清單，次月7日前上報公司財務部； 4、 資金14、收支日報表：次月7日前上報公司財務部，該表數(shù)字應與現(xiàn)金收入日記賬、轉(zhuǎn)賬收入日記賬的每日合計數(shù)一致。第二十四條 所有上報必須數(shù)字真實準確，邏輯關(guān)系清楚無誤，各類數(shù)字之間應能相互驗證，如出現(xiàn)差錯必須查明原因。第六章 備用金管理第二十五條 為了應付物業(yè)管理工作中發(fā)生的，對房屋建筑及其設(shè)備、公共設(shè)施、綠化、環(huán)境整治等項目開展的維護、維修、整治及零星采購等緊急支出的需要，各管理處可向公司借支備用金5000元，作為上述緊急支出的周轉(zhuǎn)資金。第二十六條 備用金的保管、使用，由各管理部指定的專人負責，并報公司財務部備案；指定專人不得隨意變更。第二十七條 備用金的保管人員，必須嚴格按照本規(guī)定第1條所列的備用金的開15、支范圍支付；備用金不得用于支付開支范圍以外，如業(yè)務招待費、辦公用品、五金材料的日常采購等費用，也不能用于雖屬開支范圍內(nèi)，但不需要緊急支付的各項費用。第二十八條 當緊急動用備用金數(shù)額較大時，應在事先向公司領(lǐng)導請示后，備用金保管人員方可借支給經(jīng)辦人員；如因未經(jīng)請示而產(chǎn)生了不能報銷的費用支出，由備用金保管人員承擔相應責任。第二十九條 費用支出的經(jīng)辦人員在辦理完報銷手續(xù)之后，應將所借款項盡快歸還備用金的保管人員。第三十條 備用金保管人員的工作變動時，管理部經(jīng)理應督促其向財務部辦理備用金的移交手續(xù)。第三十一條 本制度由公司財務部負責解釋。深圳市*物業(yè)管理有限公司2009年4月1日物品采購及領(lǐng)用制度第 一16、 章 總 則第一條 公司各類物品的采購及領(lǐng)用實行事前計劃、集中采購、分類管理、憑單領(lǐng)料的原則。第二條 本規(guī)定適用于公司總部各部門及下屬各管理單位的物品采購及領(lǐng)用活動。第三條 本規(guī)定不包括固定資產(chǎn)及無形資產(chǎn)的購置行為。第四條 公司的物品采購及領(lǐng)用活動在單位負責人的領(lǐng)導下，由采購部統(tǒng)一管理。第五條 本規(guī)定所稱物品使用部門含公司總部各部門及下屬各管理單位。第 二 章 物品需求計劃第六條 各物品使用部門于月初按不同類別填制“物品需求計劃單”，按月報采購部，“物品需求計劃單”應注明所需物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、質(zhì)量及售后服務等內(nèi)容，用途應詳細具體。第七條 “物品需求計劃單”由經(jīng)辦人制單，并經(jīng)如17、下審批程序批準同意后，交采購部作為采購依據(jù)： 經(jīng)辦人部門經(jīng)理主管副總財務經(jīng)理總經(jīng)理第八條 “物品需求計劃單”應分部門按年連續(xù)編號，一式四聯(lián)，申請單位、采購部、財務部、庫房各一聯(lián)。第九條 “物品需求計劃單”按以下分類分別填制：1. 維修材料類，2. 衛(wèi)生用品類，3. 辦公用品類，4. 工具類，5. 其他第十條 各物品使用部門編制的“物品需求計劃單”所列物品應能夠應付日常使用，并能應付可以預測到的突發(fā)事件所需物品，以減少緊急采購的發(fā)生次數(shù)。第十一條 “物品需求計劃單”編制完后，如有跡象表明物品不夠用時，應立即填寫一份新的“物品需求計劃單”，并按上述程序?qū)徟鷪蟛少彶拷M織采購。第十二條 需要緊急采購物18、品的事件必須具有突發(fā)性，是發(fā)生前無法預測的。第十三條 需要緊急采購時，經(jīng)辦人應盡量嘗試向部門負責人或總經(jīng)理請示，在得到部門負責人或總經(jīng)理認可后，組織采購；如確實無法與部門負責人或總經(jīng)理取得聯(lián)系，經(jīng)辦人先行處理。第十四條 緊急采購發(fā)生后，物品使用部門應在第一時間，補辦“物品需求計劃單”，并對緊急采購的必要性進行詳細、充分的說明。如果該項緊急采購是相關(guān)人員應該能夠預見，但由于其工作失誤造成未能及時申請購買的，應追究當事人的責任。第 三 章 采購及供應商第十五條 采購部綜合各使用單位的“物品需求計劃單”，結(jié)合庫存情況，確定所需采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量，并結(jié)合供應商的情況編制“采購訂單”。第十19、六條 “采購訂單”按如下審批程序批準后，由采購部向供應商下單訂購：采購員采購部經(jīng)理主管副總財務經(jīng)理總經(jīng)理第十七條 “采購訂單”應連續(xù)編號，一式四聯(lián)，采購部、供應商、財務部、庫房各一聯(lián)。第十八條 為保證采購工作能夠順利、有序地進行，各項物品都應選擇2-3家供應商，作為物品的長期供應商。除供應商出現(xiàn)變更外，物品的采購都應向選定的供應商采購。第十九條 供應商的選擇：由采購部收集有關(guān)供應商的資料，填制供應商確認審批表，報各相關(guān)部門聯(lián)合會審評估，經(jīng)總經(jīng)理批準后予以確認，確認后報各相關(guān)部門備案。第二十條 所購物品出現(xiàn)質(zhì)量問題，如屬個別現(xiàn)象，由采購部負責退換；如果是經(jīng)常出現(xiàn)或者出現(xiàn)質(zhì)量問題的物品數(shù)量較大，應20、考慮更換供應商。第二十一條 采購物品時，應綜合質(zhì)量、服務、價格等各方面因素向供應商下單訂購。首先在保證產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務等能夠滿足使用部門要求的前提下，選擇價格更優(yōu)惠的供應商。第 四 章 物品入庫第二十二條 采購員將所購的物品交庫房，由保管員填制“物品入庫單”?！拔锲啡霂靻巍睉B續(xù)編號，一式三聯(lián)，庫房、采購部、財務部各一聯(lián)。第二十三條 入庫單上的物品應注明訂單號，采購員在驗收物品前應核對采購訂單，核對并驗收無誤后，在入庫單上簽名確認。第二十四條 保管員依據(jù)“物品入庫單”記錄物品明細賬，記錄時應記錄相應的“物品入庫單”號。第二十五條 保管員應妥善保管財物，及時記錄明細帳簿，并定期不定期地將實物與21、帳簿核對，做到賬實相符。其中，月度終了時，必須進行盤點，如賬實不符，應盡快查明原因。第 五 章 付 款第二十六條 貨款應采用月結(jié)的方式結(jié)算，并以銀行票據(jù)為主要的支付手段，盡量避免使用現(xiàn)金。如情況所限必須使用現(xiàn)金的，應與財務部溝通確認后予以支付。第二十七條 貨款到期時，由采購員填制“付款審批單”，向財務部申請付款?！案犊顚徟鷨巍睉较鄳摹安少徲唵巍薄ⅰ拔锲啡霂靻巍?、供應商發(fā)票及明細清單等單據(jù)，并按付款審批程序?qū)徍?。第二十八條 財務部依據(jù)審核批準的“付款審批單”開具支票或匯票，交采購經(jīng)辦人，由采購經(jīng)辦人向供應商辦理付款結(jié)算手續(xù)。財務部不直接面對供應商。第 六 章 物品領(lǐng)用第二十九條 各部門領(lǐng)用物22、品時，應填制“領(lǐng)料單”。 “領(lǐng)料單”上應注明具體的用途，明確支出的性質(zhì)。第三十條 經(jīng)常使用的低值易耗品應如燈泡等應做到以舊領(lǐng)新。第三十一條 工具類物品，應按領(lǐng)用人分別建立領(lǐng)用檔案，登記領(lǐng)用情況，以便在員工離職時，審查員工的工具領(lǐng)用情況，避免工具的丟失。第三十二條 “領(lǐng)料單”應按年連續(xù)編號，一式三聯(lián)，領(lǐng)料單位、財務部、庫房各一聯(lián)。第三十三條 領(lǐng)用“物品需求計劃單”已列范圍內(nèi)的物品時，由部門負責人簽名即可領(lǐng)用。領(lǐng)用非“物品需求計劃單”已列范圍內(nèi)的物品時，應另填“領(lǐng)料單”，除部門負責人簽名外，還應由總經(jīng)理簽名同意方可領(lǐng)用。第三十四條 領(lǐng)用“物品需求計劃單”已列范圍內(nèi)的物品時必須注明“物品需求計劃單”號，以備審查。第三十五條 月度終了時，保管員應將當月發(fā)出物品的財務聯(lián)送交財務部，財務部據(jù)以進行賬務處理。