生態環境工程公司網站、辦公用品等行政管理制度.doc
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2023-11-14
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1、生態環境工程公司網站辦公用品等行政管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 目錄一、公司概況1、 公司簡介2、 企業文化3、 企業目標二、日常行為規范1、 行為規范2、 嚴禁行為三、制文管理制度四、日常印章、圖文、檔案、介紹信管理制度1、 印章使用管理2、 圖書、報刊、雜志管理管理3、 檔案管理4、 介紹信管理五、公司網站管理制度五、匯報管理制度1、 會議2、 報表附:會議明細表六、公司網站管理制度七、辦公用品管理制度八、客戶接待制度公 司 概 況 一、公司簡介四川xx生態環境工程有限公司是成都xx巖土工程有限公司公2、司下屬的全資子公司。成立于2001年。經過十幾年的不斷創新與發展,依托精湛的施工和領先的技術,現已成為集巖土挖掘、裝飾裝修、環境工程、工程機械等設計與施工、貿易與服務的一體化專業環保節能型科技企業,其中公司在巖土挖掘領域已成為行業內的領軍標桿,享有較高的知名度與美譽度。經過多年的文化積淀,通過穩重、嚴謹、一絲不茍的作風,與頂級的合作伙伴形成了戰略合作,先后承接了xx工程等;年完成產值1億元以上,年綠化施工面積達8萬平方米以上。企業經濟實力雄厚,技術力量強大,擁有專業的施工團隊,一流的管理精英:現有職工150人,中高級管理人員26人,專業從事園林、環境景觀施工、裝飾裝修施工的高級技術人員80余名3、。 我們秉承“客戶至上、精誠團結、務實創新、爭創一流”的理念,將科技創新,務真求實,質量為先,造福于民做為企業精神,依靠先進的運營管理模式,不斷提升核心競爭力,提升員工綜合素質,造就了一支富于創造、勇于拼搏、能打硬仗的優秀團隊。我們始終把施工質量視為企業的生命線,把優質的服務視為企業中流通的血液,竭力為客戶提供最優質的整體設計施工解決方案,實現客戶整體滿意度。 二、企業文化(單獨討論)2.1公司理念: 敬業、誠信、團結、創新(?建議自創)2.2公司精神:(結合案例宣貫) 精誠團結 艱苦創業 開拓進取 爭創一流2.3公司質量方針目標質量方針: 科技為本、精益求精、優質高效、信守合同質量目標:合同4、履約率100%;工程合格率100%;優良工程率80%;優質工程勘察報告和工程設計優質率80%。2.4基本政策和發展戰略 xx創業成功,典型昭示:齊心協力、團結一致,為一個共同目標而奮斗。抓住時機、認準方向,視技術為依托,置市場為動力,用管理作紐帶,全力發展自己的高科技企業。這就是xx事業發展的法寶!xx現階段的中心任務,就是堅定不移地發展xx事業,我們堅信,我們的事業必將勝利!為此:*必須重視人才的集聚,加強人力資源的開發與利用,使xx事業后繼有人;*必須重視技術的開發,高度重視新技術、新產品的開發,不斷增加技術投入;*必須重視資金的積累,任何時候都應儲備相當的發展基金;*必須重視市場資源的開5、發和利用,在充分把握原有市場潛力的同時,不斷開拓新的市場領域,努力提高市場占有率;*必須狠抓企業文化建設,內塑企業形象,外樹品牌,利用品牌效應塑造xx的青春團隊,推動xx的事業發展!2.5企業文化建設xx人在經營過程中,在總結經驗教訓的基礎上,逐步提煉和培育出一種適合于我公司特點的經營管理的方式方法,以及由企業群體所共同認可的特有的價值觀、行為規范、儀式典儀和文化網絡。為了使xx企業文化得到長期、廣泛、全面的宣傳教育,發揮維系人心、保持企業凝聚力、向心力的作用,在企業核心價值觀指導下,由公司設立專門部門和人員,有意識有目的地建立起具有相對穩定性的、開放的雙向溝通渠道;同時根據企業發展戰略、發展6、階段、發展水平的需要,為使企業價值觀、行為規范、儀式典儀等文化內涵廣泛傳播和受到尊重與遵守,逐步建立與健全由縱橫渠道和時間空間為坐標組成的四維網絡。2.6公司五年發展總體規劃(需根據環境公司作修改)發展綱領: 以地基與基礎施工為主業, 開拓與發展巖土工程勘察和地質災害治理和生態環境工程, 以主業帶動輔業, 用輔業補充主業, 各具所長, 相得益彰。在以公司創業者創立的“技術過硬, 爭創一流”思想的指引下, 為建設一個質量上乘、效益卓著的“xx企業”而奮斗。奮斗目標: 以人為本、追求管理科學化、以科研為先導,生產技術為依托, 置市場為動力, 在團結進取、堅不可摧的企業領導核心的帶領下, 吃苦中苦、7、爭強中強。 發展主業、質量第一, 爭創效益,注重企業精神文化建設、增強凝聚力和號召力, 擴大企業的知名度,完成企業上等升級, 力爭在今后三至五年內初步形成集團公司框架,企業發展重點由城市地基基坑支護向城外及西南地區地質災害治理和自然環境保護擴張,爭取公司第一個五年發展規劃期內,巖土工程年產值達到2.5億元以上,生態環境工程1億萬元以上。三、企業目標3.1 管理目標 建立和健全各項規章制度, 并保障真正全面實施, 使企業的各項工作制度規范化和法制化。 運用科學的現代化的企業管理辦法營造敬業、盡職、競爭、團結進取的積極健康的工作氛圍, 樹立與企業同呼吸、共命運的崇高思想,追求創建成都市同行業中的一8、流企業。 敬業、盡職、積極進取、勇于創新的員工是企業最大財富。企業對內為員工的素質、能力提高創造條件,力導員工的團結協作精神,對外招賢納士, 壯大企業職工隊伍, 造就一批高素質員工, 培養出會管理、懂技術、善經營的骨干隊伍。 致力于生產技術的不斷提高和新技術的不斷研究開發, 將科研成果轉化為生產力服務于社會, 實現經濟效益和社會效益。 熱愛祖國, 樹立敬業精神,對事業不懈追求, 發揮不怕吃苦艱苦奮斗的優良傳統, 用勤勞的雙手和聰明的才智開拓發展企業。 按照企業不斷發展壯大之需求, 確定每個時期的目標, 并認真履行社會賦予企業的責任。 根據責、權、利統一原則, 在企業的總價值中向企業員工分配部份9、價值, 充分體現按勞分配的原則。企業應特別注意德才兼備的員工在企業中分配的優先權。在企業發展的同時, 努力為國家和社會做貢獻。3.2 經營目標(需修改) 3.21. 實施以主業帶動輔業, 用輔業補充主業的經營策略、創造規模效益。 3.22 探索企業發展新的增長點, 開發新項目, 實現最佳效益。 3.23加快企業發展步伐, 從2012年起力爭企業年產值遞增率保持在20以上。日 常 行 為 規 范為加強公司行政管理,規范員工日常行為,確保辦公區正常工作秩序,提高工作效率,特制定本準則。1. 日常工作中,員工需遵守以下行為規范。1.1 嚴格遵守作息時間,不遲到、不早退。1.2 服從公司調動和領導指派10、,愛崗敬業,恪盡職守,高質高效地完成工作。1.3 員工著裝需大方得體,不得奇裝異服。1.4 保持辦公室整潔統一,所有辦公設施、設備及辦公物品擺放整齊。1.5 愛惜使用公司的物品設備,公司物品不得挪為私用,不得隨意移動或取走公共區域擺放的物品。1.6 節約用水、用電,下班后必須關燈、關電腦、復印機、飲水機、空調等電器。1.7 公司設置專用通知欄,各類通報、通知等貼入通知欄內,未經許可不得擅自張貼、撕毀或更改。1.8 公司員工有義務維護公司機密,不得隨意泄露或談論。1.9 無論在任何時候, 都必須維護公司的形象、聲譽、利益。2. 員工須嚴禁下列行為, 否則將受到辭退處分。2.1 違反國家法律、法規11、治安管理條例。2.2 損害公司利益、挪用公司財物、采取不正當手段謀取私利。2.3 玩忽職守, 導致公司財產、生產、聲譽受到嚴重損害。2.4 偷竊公司或同事財物。2.5 蓄意破壞公司生產、設備、經營管理。2.6 月連續曠工3天或年累計曠工6天。制 文 管 理 制 度 為做好公司公文處理工作, 使之規范化、標準化、制度化、科學化, 提高公文處理工作的效率和公文質量, 結合我司實際, 特制定制文制度: 1.1 凡是以公司名義下發的各類公文(議案、決定、公告、通知、報告、指示、批復、函、會議紀要等), 一律要經綜合部統一編發文字號。 1.2各部門負責人要認真核定由本部門草擬的公文, 簽字后再送交綜合12、部統一編發文字號。 1.3 綜合部需嚴格按照公文處理要求, 就是否需要行文, 行文是否符合行文格式、文字表述是否規范準確等進行審核, 審核合格后再送總經理審簽。 1.4對未經辦公室審核 、編號的文件, 有權拒絕打印; 對不需要編號但需打印的其它文稿, 經綜合部主任簽字后, 方可打印。 1.5 文件初稿打印出來后, 文件起草人應認真校對稿件, 對因校對原因出現的重大庇漏, 由校對人負責。 1.6公文形成后, 對需要用印的公文, 按公司印章使用管理規定使用印章。1.7發文底稿和正式兩份文件一并存檔。各部門內的文印設備由各部門指定相關人員負責保管。 1.8 各部門人員要認真保養、維護微機、打印機和復13、印機等本部門的文印設備, 定期檢查、維修各種文印設備, 保持完好狀態。下班時, 要切斷文印設備電源, 要嚴格按規程操作使用機器。凡屬不按操作規程而損壞設備者, 要追究其相應的經濟責任。 1.9本著保密、節約的原則, 對打印、復印的各種文件材料的范圍、份數, 必須經部門領導的簽字同意, 方可進行。 1.10 做好各種文件材料的儲存及保密工作。日常印章、圖文、檔案、介紹信管理制度(一)印章使用管理一.公司印章的使用管理 1.1 印章由公司指定專人負責保管與使用, 不得將印章隨意放置。 1.2一般情況下不得將公司印章(公司公章、合同專用章、財務專用章、技術專用章、各項目部公章)攜出公司外使用, 如確14、需帶出公司外使用, 須經董事長批準并辦理交接手續。 1.3用印程序:用印前印章管理人員須認真審核用印的內容與目的,合同、協議應有董事長簽字、技術資料應有總工程師簽字、其它對外資料應有部門負責人簽字、外單位需用印資料應有相關領導簽字,確認符合用印的手續后, 在用印登記簿上逐項登記, 方可用印。除留有存根的介紹信、公司發文有發文登記外, 其它用印均應登記,登記條款須分明扼要。 1.4對于需要留存的各種材料, 如: 公司董事長或總經理簽批的信件草稿,、各種協議、合同(含擔保合同)的正本、公司印發的文件及文稿等, 應在蓋印章后, 留存立卷歸檔, 由印章管理人員負責立卷備查。對需返還的文件、合同由印章管15、理人員按登記事項負責及時追回, 用印部門須積極配合, 不得故意拖延返還。 1.5一般情況下, 不得在空白憑證或空白紙上加蓋印章。如確系工作需要, 須先經過公司總經理審批簽字并登記后蓋印。空白憑證或空白紙不止一頁的, 須在憑證上逐頁編號, 裝訂成冊, 蓋印后, 印章管理人員作好記錄。 1.6對不符合制度規定, 手續不齊的, 簽印者不予于用印,用印者不得無理取鬧。二、項目章的使用管理2.1項目印章原則上由項目部指定專人管理使用。2.2用印程序:用印資料須有項目負責人簽字方可用印。項目部印章確須帶到工地的,須有公司出具的委托書,在總經理批準后方可辦理交印手續。項目章在工地使用期間,須指定專人保管,用16、印時須有該項目經理的批準并逐項登記。工程完畢,應立即交還綜合部。三、公章、合同章使用流程:填寫印鑒使用申請表用印部門經理確認總經理確認董事長確認公章、合同章使用流程憑印鑒使用申請表在印鑒管理者處用印(二)圖書、報刊、雜志管理公司內所有圖書、報刊、雜志由辦公室派專人管理;1.1新書、報刊、雜志的訂購一般由專人辦理。圖書訂購須經總經理批準、管理員確認為非重復訂購者方可訂購;雜志、報刊經總經理審定后由綜合部統一訂購。1.2新購圖書交由管理員登記入庫后方可報銷,所有書籍例入公司資料室統一管理; 1.3 公司圖書、報刊、雜志僅供本公司員工借閱; 1.4 公司員工借閱圖書應自覺登記, 除工具書外, 其余書17、籍應在一周內歸還; 1.5 報刊實行開架管理, 公司員工就地閱覽(原則上不借閱), 用后放還原處;1.6公司員工應愛護公司圖書、刊物, 不得撕頁、涂改、損壞、污染, 一經發現,視情節嚴重程度按原價的13倍進行罰款; 丟失者, 按原價的10倍進行賠償或賠償同樣版本的書籍。(三)檔 案 管 理 檔案管理范圍:1.1工程、技術資料歸檔范圍: 1.11投標書、任務通知書、合同、協議書、預(決)算書、經營信函; 1.12技術要求及應附的有關圖件、施工設計書(或施工組織設計); 1.13與工程有關的來往函件、原始記錄: 施工記錄、隱蔽記錄、變更資料等; 1.14材質檢驗報告、有關原料配比的全部數據、資料;18、1.15正式技術成果: 竣工報告書、交接資料、驗收資料1.2 設備檔案歸檔的范圍: 1.21設備檔案是設備從購置、使用、維修全過程的真實記載, 為該設備的正常使用和維修服務。1.22具有較長使用壽命的機器(如發電機、空壓機、汽車等)、儀器(如測試儀器等)、電子器件(如各類計算機、復印機等)、 精密光學儀器(如各種測量儀器、照相機等)等, 屬于固定資產的設備都要建立設備檔案。1.23生產設備檔案歸材料設備部管理,辦公設備檔案歸辦公室管理。1.3文書檔案歸檔的范圍: 1.31凡是反映公司工作活動,具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍(包括本單位文件及與本單位有密切聯系的外單位文件)。1.4人事檔19、案歸檔的范圍 凡有關公司員工錄用、培訓、考核、獎懲、晉升、工資、福利等的材料。 二、 檔案人員的基本任務 2.1收集、整理、保管和統計本公司的檔案。 2.2辦理檔案的借出和閱覽, 積極開展檔案利用工作。 2.3進行檔案的鑒定工作, 對已超過保管期限的檔案提出存、毀的意見。 2.4對需歸檔的文件正確地進行立卷和確定保管期限。 2.5收集、整理、保管與本公司有關的資料, 配合檔案的提供利用。 2.6 檔案管理人員在工作中應認真、負責,嚴把質量關。三、檔案材料的歸檔 3.1公司在工作和生產、經營活動中形成的具有保存參考價值的材料, 各部門收集齊全、分類立卷,定期移交檔案管理人員,檔案管理人員必需立卷20、歸檔。 3.2 立卷歸檔的案卷要符合“規范”要求, 做到完整、準確、系統、有效, 要把好案卷質量關。 3.3嚴格歸檔手續, 建立檔案移交、接收登記薄。各部門移交的案卷須經部門、主管領導審查簽字,檔案人員在接收時應逐項查點清楚,并由雙方簽字。工程檔案資料由項目經理或指派專人將成卷資料報經營部,并由經營部按ISO9001:2008質量管理體系要求,組織相關部門和人員對竣工資料進行評審,做出評審合格報告,方可接收。四、 檔案的整理、保管和統計 4.1 本公司在工作和生產活動中形成的全部檔案, 每年應該進行一次整理。4.2 檔案內的全部案卷, 應分類并依照時間順序排列, 編號和編制案卷目錄。 4.3 21、在保管中注意防潮、防火等工作, 保持整潔。 4.4 具有永久和長期保存價值的檔案, 如發現損壞或字跡模糊應及時修補或復制。 4.5 檔案的借閱必須辦理借閱手續,期限為三天。對重要檔案的調閱須經董事長批準,原則上檔案不允許帶離公司。 4.6 檔案人員調換時, 必須辦理移交手續, 對檔案的數量和狀況交代清楚。 4.7 每年年終由辦公室組織有關人員檢查檔案情況,結果報總經理。對檔案管理差或丟失者,將對有關責任人給予經濟、行政處罰。(四)介紹信管理 1.1介紹信由公司管理印章的人負責管理, 嚴格履行審批手續,嚴禁開據空白介紹信。凡屬因工作需要,須先經過公司總經理審批簽字并登記在冊后,方可開據公司空白介22、紹信。 1.2介紹信須由綜合部經理審批同意后, 才能填寫使用。 1.3介紹信須認真填寫信文、存根、有效期、騎縫號、日期、單位全稱等, 在落款及騎縫處均應蓋章。 1.4因情況變化而未使用介紹信者, 應立即退還、貼于原存根處。 1.5介紹信存根要歸檔, 保存期五年。公司網站管理制度一、 公司官網1.1公司官網歸口綜合部管理,由公司網絡管理員負責其日常管理與維護、網站內容收集與整理、上網發布。1.2公司相關部門根據網站信息更新需要,將有關資料及時提供給網絡管理員。1.21綜合部:負責提供公司證照年檢、資質升級、資質新辦、各類慶典活動、人員招聘等信息;1.22經營部:負責提供新增各類具代表意義的工程業23、績情況;1.23工程部:負責提供項目管理、工程實施介紹等信息;二、其他專業網站 2.1招聘網站:智聯招聘、前程無憂等招聘網站由綜合部管理,根據公司需要發布、更新、收集招聘信息。2.2會員網站:瑞達恒建筑信息網,四川招投標網,由商務部和合約部負責網站的管理及公司所需信息的收集整理工作。2.3其他會員網站:由網站使用部門具體負責。三、公司網站信息更新3.1網頁欄目更新:“新聞中心”等欄目每季度更新一次;“已完工程”、“精品工程”等欄目更新根據實際需要進行更新。3.2公司各部門相關信息、重大事件每月更新一次,網絡管理員每周更新一次網絡信息。3.3公司網絡管理員將各類信息進行收集整理后,匯總報公司各級24、領導審批后上網發布。3.4信息審批程序:網絡管理員匯總信息提供信息部門經理確認副總經理審核總經理批準網絡管理員上網發布信息。四、網站安全維護4.1任何人未經批準,不得隨意發布信息或更改網站頁面版式及內容。4.2網站密碼由公司網站管理員負責控制,不準向任何部門或個人泄漏。4.3網絡管理員發現公司網站被病毒、黑客襲擊或發現網站運行不正常,應及時向公司簽約網站管理方報告處理。辦公用品管理制度為加強本公司辦公用品管理,節約成本,提高效率,規范流程,明確責任,倡導健康優質、綠色環保、勤儉節約的現代辦公方式,特制定本制度。 本制度辦公用品包括:書寫工具系列、紙本系列、文具系列、名片與圖文系列、辦公生活用品25、系列、專項辦公用品系列、大型辦公設備及耗材。 一、辦公用品計劃 1.1 各部門根據本部門辦公用品使用情況,每月25日前提報下月辦公用品領用計劃,部門負責人審簽后報綜合部。 1.2 綜合部查對辦公用品領用計劃與辦公用品臺賬和庫存,提報辦公用品采購計劃,報請審計部、副總經理、總經理批準。 二、辦公用品的采購及保管 2.2所有辦公用品的采購工作,統一由綜合部組織實施。 1.2采購工作要科學、合理,增強透明度。采購前,應做好市場調查,充分掌握欲購物品的性能、價格及附加優惠條件。貨比三家,努力達到貨真價實,物美價廉。2.3辦公用品采購的一般程序為:綜合部審批采購計劃采購人員實施采購所購物品驗收、登記入庫26、財務室核報。2.4綜合部需建立辦公用品臺賬,每月底統計辦公用品領用量及庫存量。三、辦公用品分發領用 3.1領取的原則是:工作任務清楚,使用目的明確,一次一領,隨用隨領。3.2領取時,領取人須在辦公用品領取登記本上寫明日期、領取物品名稱及規格、數量、用途等項并簽字。3.3辦公用品管理部門及人員應恪盡職守,堅持原則,照章辦事,嚴格控制辦公用品的領取數量和次數,保證辦公需要。對于消耗品,可根據歷史記錄和經驗法則設定領取基準。明顯超出常規的申領,領取人應做出解釋,否則保管員有權拒領。3.4領取的非消耗性辦公用品(如訂書機、計算器、剪刀)應列入移交,如重復申領,應說明原因或憑損毀原物以舊換新,杜絕虛報冒27、領。3.5大件物品領取后,應列入辦公室固定資產管理序列,明確責任人。辦公用品領取后發現不適用或未用完部分應立即退還給采購員或保管員,采購保管人員根據情況予以調換或收回入庫。四、 辦公用品的使用4.1使用辦公用品要牢固樹立節約光榮、浪費可恥的思想,在日常工作中,處處精打細算,提倡節省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢,努力降低辦公成本。4.2辦公用品應為辦公所用,不得據為己有,挪作私用;不得用辦公設備干私活,謀私利;不許將辦公用品隨意丟棄廢置。4.3精心使用辦公設備,認真遵守操作規程,及時關閉電源,定期維護保養,最大限度的延長辦公設備、用品使用壽命。 4.4凡屬非耗用品在離開公司后須歸還, 否則按原價折舊賠償。