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1、項目風險管理解決方案及運用項目風險管理解決方案及運用1 引言項目是在復雜的自然和社會環境中進行的,受眾多因素的影響。對于這些內外因素,從事項目活動的主體往往認識不足或者沒有足夠的力量加以控制。項目的過程和結果常常出人意料,有時不但未能達到項目主體預期的目的,反而使其蒙受各種各樣的損失;而有時又會給她們帶來很好的機會。項目同其它的經濟活動一樣帶有風險。要避免和減少損失,將危險化為機會,項目主體就必須了解和掌握項目風險的來源,性質和發生規律,進而實行有效的管理。1 同樣,在聯想消費產品的研制過程中,一直伴隨著多種不確定的風險問題。我們根據消費產品研發的實際情況和風險的特性,而且結合我們已經開發使用2、的軟件方案中存在的一些遺留問題,詳細規劃,給出一套完整的風險解決方案。2 風險解決方案2.1 現狀分析電腦產品的開發和研制過程自始至終充滿了錯綜復雜的矛盾和大量的不確定性,根據不同的風險特性和業務活動情況,我們將產品研發業務分成產品啟動階段、制定計劃階段、具體實施階段和收尾階段。每個階段的風險大致描述為: 產品啟動階段,對用戶群把握不準確,造成整個產品的設計理念和設計方向與實際的市場需求偏移,或者由于對市場的變化反映遲緩,產品啟動階段發現其它公司的同種或更先進設計理念的產品已經上市; 制定計劃階段,項目管理人員與項目實施人員之間的溝通不善,或者對項目中出現的風險問題預估不夠,造成項目計劃與實際3、操作方式偏移; 具體實施階段出現的問題一般比較復雜,包括經濟方面的風險問題、技術方面的風險問題,以及其它的一些不確定的社會或人為的風險問題; 收尾階段依然存在少量的風險。因此說,產品研制從啟動、制定計劃、具體實施到收尾的過程中,一直存在著風險的問題,也一直存在著項目中止的可能性。項目的不同階段會有不同的風險。實時監控,迅速了解并解決風險問題是保證項目實施的關鍵。2.2 方案介紹項目運行的各個階段,均伴隨著風險的評估和處理。因此,如何記錄和處理相應的問題,是我們當前面臨的急需解決的問題。消費電腦事業部針對這個問題,在天麒、天麟產品的研發階段曾經開發過相應的B/S(browse/server)架構4、的小軟件,將產品研發過程中出現的問題展示在內部平臺上,展示的主要內容包括:出現問題的相關部件、出現問題的時間、解決方式等相應項,供相關的工程師填寫,相應的項目小組成員,項目決策人員查閱,能達到顯示項目中出現的風險問題,以期迅速解決的目的。可是,對軟件的實用情況作了相應的調查后,我們發現工程師認為該軟件并不能全部滿足她們的需求,主要體現在: 沒有對相關問題的風險度的評估。可能有些問題對項目的實施各方面造成的影響微乎其微,也可能某個問題的出現可能導致整個項目的完結時間延遲,造成很大的影響。在該軟件中沒有相關的風險度的評估; 信息與角色之間的對應關系不明確。工程師關心的是自己的部件方面出現的問題,以5、及對本部件會產生影響的其它部件出現的問題;項目管理人員可能對某些關鍵部件(計劃中處于關鍵路徑上的部件)的關注程度較高;對于項目決策人員而言,需要的是經過提煉的,對決策有幫助的文件。可是上述方案中沒有相應的規劃。 部件的問題與項目中的任務之間的關系不明確。部件的研發存在著生命周期,在不同的生命階段,出現的風險是不同的,風險造成的影響也是不同的。這方面的信息對項目管理人員是非常重要的。針對以上出現的種種缺憾,我們保持了B/S架構體系,重新對規劃風險問題,以期滿足不同角色的需要,給出了如下的風險記錄和解決的設計方案。首先,確定風險問題的定位。一般而言,一個項目的風險主要體現在項目中的任務是否能如期完6、成,資源是否能合理使用等問題上。簡而言之,項目風險與項目任務不可分割。因此,我們在軟件中引入WBS(Work Breakdown Structure工作分解結構)字典的概念,為消費產品的研制制定WBS字典,將產品研制過程中的項目可交付成果分成更小的、更容易管理的單元。伴隨著WBS字典的發布,當前運行相關的項目任務將是WBS字典的一個子集。因此,將項目任務中出現的風險與相關的任務緊密銜接,構成同一個任務的當前出現的所有風險問題的集合,簡稱風險集。如圖1所示。這樣做的另一個好處是所有正在運行或已經結束的項目中出現的風險問題將會存放在相應的WBS單元中。如此,我們在本次項目運行的各階段,不但能夠遞交7、當前的風險問題,還能夠查閱以前項目相應單元中出現的風險問題,有利于風險的規避和風險的應對。圖1 結合WBS字典,提交相應問題其次,不同的風險,對項目所起的作用和影響均不同,因此,應該存在風險的量化問題。當前階段,為便于處理風險問題,我們簡單的給出了一種二維量化標準。用(延期可能性,風險危害程度)這種二維數組表征風險問題。其中,延期的可能性指本問題出現的可能性,由工程師填入相應的百分比數字。而風險的危害程度分成高,中,低三部分,分別對應對整個項目造成延期的可能性,對本部分造成延期的可能性和對本次任務造成延期的可能性。當然,由于風險的本身特性和消費產品研制的過程中出現的不確定性因素太多,如何界定當8、前風險的危害程度,當前還沒有一個數學方案,還依賴有經驗的工程師的決斷。最后,對不同角色的項目參與人,在項目中所處的地位不同,對風險的認識的方面也有所不同。部件工程師關注的是單個部件的風險問題,項目管理者關注的是造成項目延期的最大可能性的問題,而決策者關注的是風險的可承擔性的問題。如下的風險用例圖即顯示不同角色需要的不同的信息資料,如圖2所示。圖2 實施階段風險用例圖工程師發現在部件的研發過程中出現某個問題,可能引起該階段任務的完成時間延遲。工程師必須向項目管理人員提供這種風險問題的后果,造成后果的可能性,以及風險的嚴重性等風險屬性,同時,為便于知識的積累,還應提供相應的解決方案。項目管理人員收9、到來自工程師的風險評估報告,她首先關心的應該是該部件的運作是否處于關鍵路徑上,對項目整體造成的影響會有多大,對其它部件造成的影響會有多大,能按時解決的可能性將會有多少。與其它的風險問題綜合,定期提交給項目決策人員,使項目決策人員能實時了解項目運作中出現的風險問題,有的放矢的制定出決策方案。對于項目決策人員而言,收到的信息應該是經過項目管理人員提煉之后的數據信息。知道項目進度正常與否,風險是否在可控范圍內即可。2.3 方案實現在方案實施方面,最重要的就是風險量化和定制化界面的概念,將風險問題用不同的符號標識出來,角色與信息對應起來。使不同的項目角色能對不同的風險問題做出迅速的反映,快速解決項目風10、險問題。詳細說明如下:工程師頁面中要求錄入的內容與第一版的軟件相比,改動內容不大。但主要是為滿足部件之間的配置管理以及風險量化管理,做出如下補充: 可定制顯示其它相關聯部件的風險問題信息; 將項目中出現的問題集與WBS單元結合,選擇相應的項目任務填寫出現的問題; 對應每種風險,要求提交相應的風險度,即(延期可能性,風險危害程度)。項目管理人員需要全面監控和協調項目中出現的不確定性問題,因此,項目當前運行進度和項目中出現的風險問題是項目管理人員必須時刻關注的。以下提供的項目管理人員的進度風險圖。如圖3所示。在本頁面中,最重要的是風險量化的概念。將風險問題用四種色彩標識出來,其中,紅色表示嚴重的風11、險問題,需要給予足夠的重視,否則會引起項目重大變更;黃色表示中度風險問題,影響范圍相對小一些;綠色表示風險問題在可控制范圍,造成的影響不大。對各種風險問題,一經解決,改用藍色標識,以示區別。同時,在圖中用進度條標識項目當前運行的階段。將項目進度問題與項目中風險問題銜接起來,項目管理人員可清晰的了解當前項目運作狀態,以及項目中出現的問題。圖3 項目進度中的風險問題顯示對項目決策人員而言,無需了解項目中出現的具體問題,應該關注的是項目實施的正常與否。可提供圖形化的界面,顯示項目的進度以及項目各階段的風險數以及項目風險的評估等級即可。詳細的總體風險評估由項目管理人員提交相應的備注文件說明。3 結論風12、險管理是聯想消費電腦事業部項目管理的一個重要組成部分。在此提出的風險解決方案是我們結合消費產品研制的現狀和項目組成員的需求制定出來的,實踐證明,該套方案能滿足當前我們對風險管理的需要,能夠將一些不確定性問題挖掘出來,量化處理。WBS字典的加入,風險問題和項目任務緊密結合起來,而且能轉化為一種知識和技術積累,使工程師們寶貴的經驗不至于白白流失,為后續的工作提供了良好的指導。可是,產品研發的過程中出現的問題是多樣的,我們對過程中出現問題的研究還是遠遠不夠的。例如,當前我們研究的風險的等級和發生的可能性還是要依賴工程師的判斷,可是,不同的工程師對不同風險問題的理解不同,給出的數字也是不同的,因此,引入神經網絡系統對相應的風險等級和發生的可能性進行判斷,將是我們下一步要研究的問題之一。我們明確,企業中項目風險管理當前還遠遠沒有成熟,需要大家不斷的努力,挖掘新的解決方案,完善項目管理體系。