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1、銷售員標準作業手冊 辦理客戶業務前的準備工作 營業助理復查上次該客戶當面所交代或離穗后來電或來函所應辦工作是否已完成,如未完成應速辦妥。 (一)營業助理對客戶所寄來擬在仿制的原樣品,如需準備報價、樣品、印盒、紙套、標紙、標頭、陳列箱、說明書等資料,應即準備齊全,如有問題不能解決,應即向主管經理請示如何處理。 (二)營業助理須將客戶所欲購的項目,應準備最新報價,以滿足客戶再訂購的需要。(三)營業助理應客戶所需,代訂飯店 房間、并于前一天應再與飯店聯絡,不可有誤。(四)營業助理須通知裝押助理,最遲于于客戶來前一日辦妥OOL。 (五)如需采購部有關科長配合準備工作者,營業助理應協調妥善對大客戶來應預2、到公司日期。 客戶接待工作 (一)如需到機場迎接,營業部助理應向總務科安排接機事宜,并應于飛機抵達前2小時與航空公司機場辦事處聯絡班機確定到達時間。必須提前5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。 (二)如客戶需赴工廠察看,營業助理應事先與工廠聯絡,安排行程。 (三)如客戶需要游覽名勝古跡,營業助理應事先安排觀光行程。 客戶來訪接待 (一)赴機場或飯店接客戶前,營業助理應將有關資料、檔案、樣品等置于業務洽談室。 (二)如客戶需要飲料、食品等,營業助理應通知樣品室準備。 (三)如需采購部有關科長備詢時,營業助理應事先通知待命。 客戶接洽業務 (一)營業部經理及助理陪客戶挑選樣品。 (二)經客戶挑選的3、有興趣產品,營業助理應即記錄詳細資料及產品編號、規格、包裝明細、材數,最近工廠價格。如有必要,得與有關科長協調報價。如客戶是以C&F或CIF條件采購者,應即計算所擬報單位數量的運費,如該產品客戶以前曾購買者,則應記錄前次廠價與賣價。 (三)與客戶洽談中,對報價及客戶所特有要求的規格、形態、大小、尺寸、厚度、結構材料、顏色、包裝、品質、訂購數量等，營業助理均應詳細列入記錄,必要時畫上該產品草圖。 (四)如客戶當日未能決定采購者,須待次日繼續洽談時,營業助理應將所挑選出來的樣品,留條囑咐樣品室暫保留于業務治談室架子內。以免下次洽談時重復挑選。(保留期限不得超過一星期)。 (五)如客戶不予洽談或已洽4、商完畢的樣品,營業助理應囑咐樣品室歸還原處。 (六)客戶如有任何詢問應即查核答復,如不能即時答復,亦應向客戶說明原因并告以何時答復。 (七)與客戶洽談中,對客戶所交代的工作應于下次洽談前完成。 整理報價單 (一)應客戶需要,將洽談中感興趣的產品,營業助理與采購部有關科長協調整理報價單,經主管理經理核閱后打出交給客戶。 (二)客戶訂購產品,營業助理應于客戶離公司的當日或限內將報價單單項總價及全部總價底稿整理妥當,呈主管經理閱后,掃報價單所規定份數增加二份。如是C&F或CIF時,報價單上的材數不予打出。(三)營業助理,應即核對報價單是否與底稿相符,如有錯誤即自行修改確實無誤,然后抽出一份報價單請示5、經理后,開國內訂單,連同國內訂單裝運聯一并交裝押助理。(四)所有寄國外信件,報價單若其他一切文件須由營業助理核對,并在寄出份上經理簽名處旁簽名和簽注日期,送交主管經理發出,但報關文件由營業助理于結并前自行核對單價數量，必須在當日內完成。 開國內訂單營業助理應時常查核自存的報價單,并盡速請主管經理會同有關采購科長發出國內訂單,并在存檔報價單及資料卡或PRICE LIST 上注明承制工廠、廠價、國內訂單號碼及日期。 (一)訂單上嘜頭可采用下列方式:1.刻章。2.打字。3.由營業助理書寫清楚。 (二)如國內訂單上數量、價格、包裝、規格、嘜頭有變更時,即發出“訂單更改通知”,并與原國內訂單留底聯裝訂一6、起。 (三)如是將國內訂單改開另一工廠,則應于國內訂單留底聯、驗貨聯、裝運聯上注明,“本訂單是原訂單鬃號重開,原訂單作廢”并于存檔報價單聯及資料卡或PRICE LIST上更改國內訂單號碼、日期、承制廠名稱價格,但在工廠聯及簽回聯上絕對不可注明該訂單是重開,并即將裝運聯直接交裝運押助理。 (四)原國內訂單如是改開別家工廠時,須用特別編號,舉例如下: KR-1021 (此為改開訂單號碼) K-1021 (此為原訂單號碼) (五)需動退的貨,外箱上要打記號,應于訂單上特別注明,告知工廠。 (六)如是紡織品的訂單,亦應于訂單上注明需辦GUOTA才可出口。 (七)印制樣品請款時,務必附上樣品才可付款。 7、(八)訂單一個ITEM在￥5,000以上,科長在時一定要讓科長簽字,才能寄出,如科長不在而急于需寄出的訂單由營業部自行決定。此訂單進否要由科長簽字才寄出,但如未經科長簽字的訂單,采購科長應協助出貨,而催貨則由營業部負責。 (九)凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切的責任由營業助理負責,但裝押助理協助催貨。 開妥國內訂單 (一)國內訂單開妥后,須校對與報價單上所列的包裝、數量是否相符。 (二)開妥國內訂單送主管經理核閱簽名后:1.留底聯存查。2.工廠聯及簽回聯及驗貨聯交管制中心。 3.裝運聯連同報價單一份交裝押助理保存出貨用。 4.簽回聯逾10天工廠未自動簽回時,由管制中心過濾,如該訂單單項金額8、超過美金2000元或人民幣8萬元以上者,通知有關副(助)理或外務員負責簽回,(如金額未超過以上金額者不必硬性簽回),如超過美金5,000元者,務必由各有關科長簽回。 5.管制中心收到簽回聯時,核對單價、數量后,如簽回聯上有更改部分,應由管制中心通知各承辦助理，再交行政助理處理后轉交各有關人員更改樣品室價格。 (三)營業助理收到出貨樣品時,須詳查出貨樣品的品質規格是否符合客戶要求,如符合則呈閱主管經理后將出貨樣品自行保管,否則即刻請示旅客經理如何處理,驗貨平面由主管經理核閱后收回再保留。 1.北部地區助理取回出貨樣品,仍交由管制中心銷案后,自行保管。 2.送他倉庫的出貨樣品亦需取回,但貴重及體積9、太大的,助理可自行決定是否取回。 (四)工廠收到訂單要求承辦助理改價,須由經理決定不可自作主張。 索取樣品 (一)客戶未訂購,但要求樣品的項目應請示主管經理會同采購部有關科長向何家工廠索取樣品,并填妥樣品索取函,以三聯交收發中心以一承留底。 (二)客戶已訂購者,應按報價單國內訂單上規定數量向有關工廠索取樣品。 (三)索取樣品如急迫時,以電話與有關工廠及外務員聯絡。 (四)重要樣品如在限期內仍未收到回音時,應即填寫“重要樣品逾期追問單”,交有關采購科長采取緊急措施。(五)對外務人員交辦的事項,應隨時督促如期完成,如有任何困難時請示主管經理處理。(六)收到工廠樣品后應即詳細檢查是否完好無缺,如有規10、格不符或損壞應速通知工廠重寄,并囑咐注意改善及小心包裝。(七)向工廠索取樣品時,要注明該工廠產品的編號,如無工廠編號,須附上草圖或相片。(八)向工廠索取樣品時,請勿寫客戶及地區名稱。 (九)外借樣品申請單上一律附上23相片留底。 (十)內借(暫借)樣品應于資料中心登記。 (十一)凡一個ITEM拍成一張的相片均以23為主。 附件: 索取樣品職責的劃分: 1.舊樣品一律由營業部直接向工廠或外務員索取，若無法取得,請科長提供資料,由助理繼續索取,到完成為止。 2.新樣品一律要科長負責索取,所謂新樣品包括: (1)客戶送來的樣品(圖片)。 (2)舊樣品但有部分更改者。 外務員編制隸屬采購部,但其工作直11、接對營業部負責。有訂單的新樣品由科長負責索取樣品到底。無訂單的新樣品索取期限已屆,科長無法完成,應呈所屬經理,說明理由。 寄樣品給客戶 在收到工廠所寄來的樣品上,貼妥本公司標簽與ITEM NO.品名: (一)如以海郵或空郵寄出者,應打收件人地址、姓名、電話、標簽及SAMPLE INVOICE五聯,在第四聯上簽名及注明日期交包景裹組寄出,將第三聯隨同樣品裝入箱內。第一聯寄客戶,第二聯交收發歸檔,第五聯自存。 1.如樣品數量過多或價值過高,而交涉仍需付樣品費者,應于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE CHARGE并去函向客戶索取樣品費及郵費。 2.每3個月依自存的第五聯SAMPLE I12、NVOICE清理客戶未寄來樣品費郵費或其他費用,打DEBIT NOTE用會計科長名義向客戶索取。 3.寄國外包裹,由各助理自行包好,裝入箱內” 4.如寄出SMP需辦出口配額者,承辦助理應特別注意事先辦理。 (二)如以航空貨運方式寄出者,應打SAMPLE INVOICE六聯單價打上虛價(不實的價格)第一聯于樣品寄出后隨函寄給客戶,第五聯由航空貨運公司簽名后交秘書室收發人，六聯自存。收到航空貨運公司提單應核對航空運費、客戶地址及班機是否正確,如航空貨運公司計算傭金時核對,其余交秘書室存檔,如航空運費為本公司支付者,須客戶確實收到貨品時才可簽付運費。(三)所有寄出國外的樣品須由經理過目,再行寄出。 13、客戶來電來函來樣品 (一)收到客戶來電來函,應立即請示經理如何處理。 (二)收到客戶來擬仿制的樣品,或寄來的目錄相片,其開發報價等,應即請示主管經理。若有居交訂單者,請公司予以獎勵。 (三)主管經理外出時,營業助理應在自己能力范圍內所能管的事先行管理,主管經理返公司后,再呈報處理經過如系緊急事項,應設法與主管經理取得聯絡,以便迅速處理。 須經確認樣品、印刷品 (一)如國內訂單上載有樣品、印刷盒、紙套、標紙、標頭經國外客戶確認通過后,立即以公司印的表格,寄交工廠及有關外務員,留底一份交裝押簽收,并在原國內訂單裝運聯上登記后再交回營業助理留存。如以電話通知工廠,應補寄通知以便安排出貨。 (二)客戶14、正式確認通過的樣品,應會知有關外務員或科長,規格正確以便驗貨。 驗貨 (一)如非專案訂單因訂購數量小或外務員忙碌,因地區偏遠無法前往承制廠商貨或因承制廠商品質差,外務人員不能決定可出貨時,外務人員來電或來函通知，營業助理應即請示主管經理如何處理。但北部地區、廣州地區不論任何情況,應通知外務員必須親往驗貨。 (二)營業助理因解決重要問題須往工廠時,應填出差申請表返回公司后憑出差報告表,向總務科請領差旅費。 (三)所有訂單的驗貨聯均由管制中心直接寄交外務員,以便協助催貨,如助理需到倉庫驗貨,自行找裝運聯或留底聯。 申請國外(內)傭金賠償 (一)營業助理填妥申請書,送呈主管經理、總經理簽名核準送交押15、匯科長,如賠償須扣工廠者于表上注明并另填寫扣款單一份交會計,一份交稽核,一份交采購科長,一份留底,以便工廠請款時扣除,如是親交來穗的客戶,須備妥收據及護照影本送交會計制單。 (申請書為四聯,其中一份留底) (二)在支付國外傭金時必須: 1.與國外公司訂傭金可在任何地點支付的契約影本交會計。 2.每支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據支領。 (三)押匯科長收到國外匯款支出申請單,送交有關會計簽收一份,另一份交稽核。 對樣品處理 (一)出貨樣品:營業助理必須取得并切實負責驗貨無誤后予以自行保管或予補樣。 (二)收到工廠新樣品,呈閱主管經理后,應附廠商住址、電話及負責人姓名及價格資料即16、送采購部有關科長編資料。 (三)承辦助理收到新樣品,應從速送采購部,如獲訂單,可得獎金。 (四)有秘密樣品(專利或只能賣給專門客戶)不可隨便陳列于樣品室。其訂單及樣品函的科長欄應改填經理名。 (五)如需向商業部門借出樣品時,應填寫“樣品外借申請單”連同彩色照片呈總經理核后方可借出。 (六)如有不可陳列的印刷盒,由承辦助理于出綱SMPL上注明“不可陳列”字樣,先交管制中心銷案后,再由管制中心送交承辦助理保管。 注銷國內訂單 (一)營業助理向裝押助理簽收“營業部訂單貨款支付核準單”須詳細核對單價、數量及扣款事項并作付款記錄后交管制中心核對,無誤后簽名呈閱經理,并將原國內訂單底上予以注銷。 (二)凡17、有退關稅或退貨物稅的工廠在未結關前請款一律保留50%(包括送倉庫貨)，如工廠急需貨款,亦應先開來保證票。 接到報價單與國內訂單 裝押助理收到由營業助理轉來的報價單與國內訂單時,應核對報價單與國內訂單上包裝、數量是否完全相符,如發生錯誤或有疑問時,應即與營業助理協調或請示主管經理如何處理。 簽收L/C影本 (一)押匯科長收到L/C后,即影印一份送交營業經理簽收,再轉交營業助理核閱并在存檔的O/C上登記L/C號碼,S/D、V/D以及金額后,交裝押助理。 (二)L/C可能發生的問題如下: 1.收到L/C時須先核對總金額、數量、單價是否正確。 2.收以L/C當天時,如距有效日少于三天,即須向主管經理提18、出。 3.通常L/C是可分批,如不可分打,須向主管經理提出。 4.如由廣東無直接船可到達的港口,須看L/C是否可以轉船,如不可以須請示主管經理,必須特別注意出口港不能指定為廣州。 5.核對受益人全名、地址有無錯誤。 6.核對交易條件是為FOB、CIF、C&F是否相符。 7.L/C內容有無錯誤字。 8.有無規定整批或限裝貨柜或特別指定船公司。 9.如同一富戶有數張L/C時須看有無規定可予合并。 10.如L/C直接由國外客戶寄來,而未經銀行登記,須即請示主管經理是否送銀行核對其簽字是否符合。 11.如遠期付款的L/C應查看利息,是否由買方負擔,如否應即請示主管經理。 12.如有怪異字眼,或條款有違19、常理者,應即請示主管經理。 裝船通知單 (一)依照國內訂單的規定交貨日期一個月至一個月前開始作業,由裝押助理按外勤人員的報告或直接與工廠聯系后填寫裝船通知單。 送貨柜場者:共四聯 第一聯:寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營業助理簽字后再送收發。 第二、三聯:(1)寄有關外務員,在第二聯上填妥確定出貨日期、凈重、毛重、才積、未能如期交貨原因后寄回經理,再交裝押助理協調安排出貨。(2)如每一ITEM超過,美金5000元者,第二聯交有關科長,第三聯仍寄交外務員。 第四聯:裝押助理存查。 貨送倉庫者:填“送倉裝船通知單”,共二聯 第一聯:寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營業助理簽字后,再送收發。 第二20、聯:裝押助理存查。 如重要訂單未能如期交貨,得填寫“重要訂單逾期追問單”交有關科長協助處理。 (二)如國內訂單規定收到L/C后才通知生產者,收到L/C當日即在裝船通知單上注明“L/C已收到”，船期通常以S/D期限前三星期為宜。(彈性應用) (三)如國內訂單規定須等樣品確實通過才生產者,當收到客戶確認函電時,由營業助理填寫確認函交工廠,并將留底聯交有關裝押助理簽收,并在國內訂單裝運聯上登記后,再交回營業助理,以便安排船期。 (四)如出口美、日地區,應將經濟部商品檢驗局的原料來源加工處所切結書空白數份填妥,可隨同第一聯裝船通知單寄往工廠或交外務員蓋章填寫后寄回,才回經濟部商品檢驗局申請產地證明書。21、 (五)需確實注意出口貨品是否含有須辦退稅進口零件,協調報關行后與有關工廠辦理手續。 催貨 (一)送貨柜場的裝船通知單發出后一星期內如無回音交貨,應該會同營業助理向工廠或外勤業務人員催貨。 (二)退稅資料寄來本公司時,應先告知工廠填明承辦人姓名,否則經常很多助理有同一家工廠的貨,退稅資料往往誤傳,而發生工玫不能退稅的麻煩。 收到倉庫送來的進貨單 (一)裝押助理收到進貨單應即核對，對所列的嘜頭、數量、包裝情況表是否與國內訂單符合,如需更正即刻通知倉儲科長處理。(二)收到進貨單后,需通知助理前往倉庫驗貨,并制訂“萊部訂單貨款支付核準單”。(三)如未通知送貨柜場而擅自送來倉庫者,應扣運費。 簽訂S/22、O (一)依據出貨明細表及國內訂單裝運聯所示大約材數計算體積重量。 (二)向擬裝運的船公司或報關行查是否確實簽到S/O。 (三)船期如有提前或延后,應立即與工廠聯系務必配合。 (四)打S/O時須查核是否每張均打,如有漏打,應即時補上,以免報關行在船公司重打,浪費時間。 (五)簽S/O的時間應提早一星期或兩星期,或事先以電話與船公司聯絡訂船位。 (六)如裝整臺貨柜時,必須貨物實際重不可超過船公司所規定的重,如超過時應請示主管經理處理。 結關前工作 (一)如由他庫裝貨柜出貨者,應提前將出貨明細表一份交倉儲科科長,以便送貨。(貨未到或尚未驗貨,應在明細表上注明) (二)(如由倉庫出卡車者,須在結關前23、二天將出貨明細表交押匯科長,以便及時通知卡車,貨未到或尚未驗貨必須在明細表上注明。 (三)須密切注意倉庫出貨時間、車號、嘜頭、數量及送貨地點,確定時應即通知報關行。 (四)于船期結關前一日,確定出貨明細表的正確項目、數量,如所出的貨有配件印刷工廠者,須于出貨明細表上注明。 (五)打PRCKING LIST六份,并于其中三分抬頭改成INVOICE并于其上注明每家工廠正確全名,統一編號、發票號碼,交營業助理核閱。并填寫出口登記本四聯,第五聯(財務)連同PACKING LIST三份INVOICE二份送交押匯科長蓋章后,連同退稅資料交報關行,一份交會計科長,其中另一份INVOICE自行留底。 (六)出24、口登記本上所列規定送件日期及預計入帳日期,應填寫結關后七天,如有遲延應寫原因。 (七)送貨當天早上必須聯絡工廠確實出貨時間、卡車號碼及到達時間,確定時立即通知報關行。 (八)結關當天如有未能確定工廠出貨把握者,須立即修改資料,將該綱報關。 (九)貨如未依時間送達,所發生海關費用及規費應有記錄,并于簽訂單支付核準單時填上應扣數目,注意請款時扣除。 (十)裝押助理如當日有結關的貨,須所有的貨到達確實報關完畢,才可下班。(十一)裝押助理必須待進貨柜場的貨確已送達無誤才可制“營業部訂單貨款支付核準單”。 (十二)工廠的出貨發票要開送貨當天的日期、配件，如分批出貨,亦需于每一次出貨(磅貨)即開來當天的發25、票,不可延遲于送貨。 (十三)工廠如在貨未結關前,即已送達貨柜場,而有需退貨物稅或關稅者,請款時一律暫時保留50%,并于貨款支付核準單上注明此點。 結關后工作 (一)裝押助理須查詢報關行及船公司,貨是否確實出口無誤,如確實無誤,將出口明細表一份交會計,另一份送管制中心,并將營業部訂半日貨款支付核準單交營業助理。 (二)催CBC必須確實于結關次日取得,除非以錯單出口者,須隨時催報關行,最遲須于一星期內取得,否則須向主管經理報備。 (三)于CBC到達后,如要辦理經濟部產地證明書,須附上INVOICE一份,工廠已蓋好章的原料來源加工切結書一份及CBC副本一份送交報關行,以便辦理產地證明。 (四)在拿26、B/L前須將S/O留底正確無誤一份交報關行,以便到船公司拿B/L時核對。 (五)在收到B/L時立刻核對材數與運費與內容有無錯誤是否符合。 (六)B/L如須預付運費,應會同營業助理填妥營業部雜費支付核準單交有關會計,如經理不在,為爭取時效,可憑裝押助理簽名,即送會計付款,事后由會計送給經理、副經理、助理補簽。 (七)將文件備妥,待文件齊全后,將全套押匯文件另加出貨明細表INVOICE,B/L各一份連同出口登記本第三聯(稽核)第四聯(押匯)交押匯科長,將必要文件轉送銀行押匯,出口登記本第三聯由押匯科長轉送稽核,時間由結關日起不得超過七天,如有延誤需寫原因,并須扣各經理利息,并處罰裝押助理。 (八)27、押準文件存檔聯及寄交客戶，聯經由營業助理呈閱主管經理后，分別寄出并在存檔聯上注明“歸檔”,交收發中心。 (九)押匯科長收到結匯證書連同信匯回條、出貨明細表、INVOICE及B/L各一份送交有關會計。 打OOL 視客戶或經理需要,裝押助理應按所辦客戶會同營業助理打OOL三份,一份由裝押助理留存,兩分轉交營業助理留存一份,另一份呈閱主管經理。 收到倉庫存貨周報表 倉儲科須于每周一上午11時半前將倉庫周報表送交行政助理,行政助理于午前送交裝押助理,裝押助理收到后須填妥L/C期限欄及裝船日期欄,并核對數量、嘜頭廠商無誤后交營業助理核對,于每周二中午下班前交主管經理轉交行政助理,如倉庫存貨周報表上有錯誤時須立刻去電話與倉儲科長聯系查明。 申請LOCAL L/C (一)向押匯科長取表填妥,即送主管經理,總經理簽名核準交押匯科長申請,在開發本地信用狀申請書上須開給何家工廠,手續費是否從工廠扣除。 (二)押匯時LACAL L/C復印件本一份需送押匯科長。 貨完全出清時的工作 (一)國內訂單裝運聯待貨完全出清不再使用時,自行燒掉。 (二)L/C影本待貨完全出清不再使用時,應即交押匯科長。 核簽報關費 (一)核對嘜頭、件數是否無誤,并于出口登記本留底聯注銷并于出口登記本上報關費欄登記該批報關費,以免報關行重復請款。 (二)報關費如多出規定費用時,應簽請經理核準。