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1、公司員工工作、行為規(guī)范與財(cái)物管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 一、 著裝方面1、 在每天早上上班的頭十分鐘內(nèi)，每位員工必須檢查衣著及儀容儀表和個(gè)人區(qū)域的衛(wèi)生整潔情況。所有員工上班應(yīng)衣著正式、 搭配得體、從頭到腳請(qǐng)適當(dāng)修飾。注意個(gè)人清潔衛(wèi)生，一天一換。2、 男士除七、八兩月外，一律著西裝、西褲、領(lǐng)帶及正規(guī)襯衫和皮鞋。每月修理鬢角一到二次。3、 女士一律著職業(yè)化服飾，化淡妝。二、 維護(hù)整潔1、 公共衛(wèi)生由公司請(qǐng)專人打掃，請(qǐng)各位同事自覺(jué)維護(hù)干凈、整潔的辦公環(huán)境。2、 每位員工必須負(fù)責(zé)所分配文件柜的內(nèi)外整潔，并保持柜2、門(mén)的關(guān)閉。下班時(shí)要收拾整理好桌子的文件，資料等整齊地?cái)[放在桌上，將文件柜上鎖，將當(dāng)天的垃圾清理掉。員工的工作日記和重要文件等在下班后或人離開(kāi)辦公室后都必須鎖進(jìn)各人的抽屜和文件柜里。交一把備用鑰匙給行政部保管。3、 員工離開(kāi)辦公桌或會(huì)議室，必須將所坐的辦公椅收回桌子放好。4、 注意保持地面干凈，若有東西掉落地面應(yīng)及時(shí)處理。5、 在使用了傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)后，所產(chǎn)生的錯(cuò)誤報(bào)告或廢紙等，該使用者必須馬上處理，或扔掉或收作草稿紙；傳真后的稿件，發(fā)傳真者必須立即拿走。不能堆放在傳真機(jī)和復(fù)印機(jī)上面或附近。6、 保持衣柜次序，各位員工請(qǐng)及時(shí)整理各自衣物，如需在公司換鞋，請(qǐng)將需更換的鞋子用鞋盒裝好。雨披請(qǐng)用袋子裝3、好，不得隨意堆放。7、 辦公室內(nèi)必須保持安靜，不得高聲談話，通電話時(shí)也必須注意音量，不能影響他人工作和公司整體形象。互相之間的交談保持1米的距離以內(nèi)。8、 有商業(yè)推銷上門(mén)，若無(wú)意接待，請(qǐng)立即回絕，不要糾纏。若有意接待或客戶來(lái)訪，請(qǐng)?jiān)陂T(mén)口洽談室或會(huì)議室里會(huì)談，但也須注意音量，不允許在辦公區(qū)域里接待。辦公室專門(mén)安排人員送茶水等。接待完客戶或會(huì)談結(jié)束后，由與會(huì)者中職位最低的員工收拾整理好桌椅、資料及杯子等。三、公司的財(cái)產(chǎn)和財(cái)物1、 員工應(yīng)愛(ài)護(hù)公司的財(cái)產(chǎn)和財(cái)物，包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、打字機(jī)、碎紙機(jī)、手機(jī)和電話機(jī)等，必須愛(ài)惜使用。如有損壞，照價(jià)維修、照價(jià)賠償。公司發(fā)的文具等，如計(jì)算器、筆、本4、子等，員工必須保管好。如有遺失，自己負(fù)責(zé)原價(jià)補(bǔ)回。2、 電腦及打印機(jī)的清潔及一般的維護(hù)由在座使用的員工負(fù)責(zé)。每天最后離開(kāi)辦公室的員工應(yīng)注意將每臺(tái)電腦、復(fù)印機(jī)和打字機(jī)的電源關(guān)掉。3、 電腦的日常維護(hù)由在座使用的員工負(fù)責(zé)，另有專人進(jìn)行電腦的維護(hù)。4、 公司的電腦、傳真、打字機(jī)以及復(fù)印機(jī)原則上不能用于私人用途。若有特殊原因，須事先提出。5、 公司配備的手提電腦不能擅自帶回家中使用。6、 原則上不能將非本公司成員帶來(lái)本公司，更不能隨意使用公司的電腦和資料等。如有特殊情況，必須事先匯報(bào)同意。7、 公司所購(gòu)的書(shū)籍資料等，由行政部指定的專人（前臺(tái)）進(jìn)行登記、編號(hào)，并蓋上公章。若要借閱，須事先在行政部辦理借閱5、手續(xù)，最長(zhǎng)期限為2周，超出期限請(qǐng)續(xù)借。8、 報(bào)紙由前臺(tái)管理，報(bào)夾上保留當(dāng)周的報(bào)紙，當(dāng)天的報(bào)紙不得缺失，每周對(duì)舊報(bào)紙進(jìn)行一次整理，放入指定地方。四、通訊和快件1、 公司電話和手機(jī)不能用于私人通話，家在外地的員工每?jī)芍芸稍谛菹r(shí)間與家里通話一次，原則上不超過(guò)5分鐘。平時(shí)的通話（包括手機(jī)和有線電話）都必須長(zhǎng)話短說(shuō)，言簡(jiǎn)意賅，清楚明了，控制音量。2、 盡量用IP發(fā)送國(guó)際傳真，非特殊原因不能直接發(fā)送國(guó)際傳真。每次直撥國(guó)際傳真和國(guó)際電話由各部門(mén)經(jīng)理簽名批準(zhǔn)，在固定登記本上登記，注明收件人名址及頁(yè)數(shù)等。3、 由公司安排專人在每天下班前將當(dāng)天傳真報(bào)告打出，用透明文件夾裝好放在傳真機(jī)旁邊，以便各業(yè)務(wù)員查看。每月6、的傳真報(bào)告由專人管理，及時(shí)整理、回收。4、 寄國(guó)際快遞包括EMS、UPS、DHL等，由行政部安排專人統(tǒng)一收發(fā)并登記，寄出之前必須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字。國(guó)內(nèi)速遞也由行政部統(tǒng)一收發(fā)并登記，國(guó)內(nèi)重要快件使用簽收回執(zhí)，確保快件安全。所有寄到公司的快件都由行政部簽收（周末或節(jié)假日送來(lái)的快件由加班人員或在辦公室的員工負(fù)責(zé)簽收），并在專用交接本上登記后交給收件人，并請(qǐng)收件人簽收。發(fā)票和回單拿來(lái)時(shí)，經(jīng)手人必須認(rèn)真核對(duì)清楚后再交給財(cái)務(wù)統(tǒng)一支付。五、日常工作1、 例行工作11 樣品的堆放，各業(yè)務(wù)員在得到樣品后，請(qǐng)將樣品放入指定的柜子。樣品建立跟蹤系統(tǒng)，電子部和化工部分別安排專人在各自的樣品本上登記，注明客戶名稱、樣品型7、號(hào)和數(shù)量、樣品來(lái)源、郵寄號(hào)碼等，以備查詢。付費(fèi)樣品須注明情況和目的地。12 快件單子、各類信封和報(bào)銷憑證，各位員工使用好后請(qǐng)放回指定的抽屜，不要互相混淆。13 公司員工應(yīng)注意將個(gè)人物品、資料，重要文件等置放妥當(dāng)。嚴(yán)格遵守與公司簽訂的保密協(xié)議，不得以任何方式將保密內(nèi)容泄露到保密范圍以外（包括公司內(nèi)部員工）。14 前臺(tái)接待人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，不讓無(wú)關(guān)人員進(jìn)入公司。15 公司員工接待外來(lái)客人時(shí)，一般安排在會(huì)議室，進(jìn)入辦公室應(yīng)有人陪同，并注意不讓其隨意走動(dòng)、坐在位子上翻看各種文件資料或使用公司電腦。16 公司各類印章由行政部管理，印章須加鎖保存。印章原則上只允許在辦公室使用，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得將公章帶出8、辦公室。使用印章必須登記，詳細(xì)注明用印事由、數(shù)量、申請(qǐng)人、用印日期。17 為提高員工體質(zhì)，公司將不定期舉行全民健身運(yùn)動(dòng)，如無(wú)特殊情況，都必須參加。2、 業(yè)務(wù)工作21每月5日前交上一個(gè)月的工作小結(jié)，由總經(jīng)理安排召開(kāi)部門(mén)例會(huì)，化工部和電子部各向總經(jīng)理提交報(bào)告，若遇到連續(xù)出差，可以再順延三天。22開(kāi)展新業(yè)務(wù)之前，必須提交一份客戶的資信調(diào)查報(bào)告給總經(jīng)理，包括商業(yè)信用、有效商業(yè)信息及銀行信用等。并且交給財(cái)務(wù)部。23為防范風(fēng)險(xiǎn)，公司對(duì)信用證實(shí)行統(tǒng)一管理。業(yè)務(wù)員收到信用證后先仔細(xì)審證，盡量避免對(duì)我方不利的因素。財(cái)務(wù)部對(duì)信用證進(jìn)行登記復(fù)印一份交給財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理并由財(cái)務(wù)再次審核。24所有與客戶往來(lái)的重要函件，包括9、電子郵件和傳真等，都必須抄送一份給總經(jīng)理。25所有單證、單據(jù)的審核包括提單的確認(rèn)等都必須經(jīng)過(guò)兩個(gè)人的雙重審核方可放行。26每個(gè)人把自己手頭的文件，按每個(gè)客戶做成一份文件夾，里面的文件按時(shí)間順序排列，日期最近的放在最前面。每年年初將上年度前半年的文件整理成檔案盒，里面的文件排列順序與文件夾相同，交到行政部統(tǒng)一保管。六、電話舉止1 電話鈴響時(shí)總機(jī)接線員須及時(shí)轉(zhuǎn)接，接轉(zhuǎn)電話時(shí)，看清對(duì)方要找的人在什么位置，再幫他轉(zhuǎn)到就近的分機(jī)，不需要再大聲提示這個(gè)人。其他人員不要在總機(jī)處接聽(tīng)電話。2 盡量向?qū)Ψ絺鬟f尊嚴(yán)和禮貌的訓(xùn)練有素的聲音。對(duì)對(duì)方談的事情要表示出興趣，以清晰的聲音回答。絕對(duì)不要提高嗓門(mén)。3 在電話機(jī)10、旁常備有便箋和筆。如果有必要讓對(duì)方稍等，要有禮貌的告訴對(duì)方。或者一定要花一些時(shí)間尋找所需的信息資料時(shí)，應(yīng)詢問(wèn)對(duì)方是否由你回電，若對(duì)方不愿掛斷，可以輕輕將話筒放在穩(wěn)定的位置，以免對(duì)方聽(tīng)到一些不舒服的聲音。4 替同事接電話時(shí)，如果對(duì)方要找的人不在，先弄清該同事大致不在的時(shí)間長(zhǎng)短，再問(wèn)一下對(duì)方是否愿意等待，或留下口信或回電，絕對(duì)不要告訴對(duì)方此人上衛(wèi)生間之類的語(yǔ)言。如同事出差，不要將出差的地址和目的等詳細(xì)情況告訴對(duì)方。5 記錄口信應(yīng)盡量逐字逐句記錄下來(lái)，記錄下來(lái)電者姓名、電話號(hào)碼，來(lái)電目的及其他信息。不要著急，耐心聽(tīng)對(duì)方講話，如果對(duì)方的話不太理解，可以請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)一遍。登記在電話記錄箋上，寫(xiě)明應(yīng)接電話人姓名，來(lái)電者電話號(hào)碼等，最后是記錄者的簽名。6 篩選電話時(shí)，要機(jī)敏和藹，以免激怒對(duì)方，注意講話的方式。對(duì)方告訴你后，與要找的同事或領(lǐng)導(dǎo)商量一下，是要回避還是立刻接通。此時(shí)要注意按MUTE鍵，以免對(duì)方聽(tīng)到你們的對(duì)話，否則是非常不禮貌的。7 當(dāng)接電話的人有客戶來(lái)訪或與領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，可以幫忙接聽(tīng)或?yàn)槠溆涗浛谛牛灰獙?此人叫出來(lái)接聽(tīng)電話，否則對(duì)客戶和領(lǐng)導(dǎo)是不禮貌的。8 打傳呼時(shí)請(qǐng)將回電的分機(jī)號(hào)碼告訴傳呼小姐，減輕前臺(tái)工作量。 如果打的是自動(dòng)臺(tái)， 請(qǐng)及時(shí)通知總機(jī)，并告知總機(jī)被傳呼人的姓名，以便總機(jī)準(zhǔn)確處理。