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1、公司檔案收集、利用與管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為了建立健全公司的檔案工作，加強對公司檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結合本公司實際情況，特制定本辦法。一 公司的檔案范圍1 企業行政文書檔案。包括法規性文件；各種合同及協議書；會議文件；工作計劃、規劃和工作總結；有關干部的任免、獎勵和處分、調配人事材料；職工花名冊、人事檔案等。2 企業管理檔案。包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。3 企業技術檔案。包括技2、術研究檔案、產品檔案等。4 企業會計檔案。包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。5 企業業務檔案。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據等。6 企業聲像檔案。包括照片、錄音、錄像檔案等。二、公司檔案管理體制1 公司檔案管理機構：行政部統一管理公司各類檔案（會計檔案除外）。2 公司指定專人分管公司檔案工作，保管人必須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。三、立卷歸檔制度1 檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦理完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。2 歸檔范圍：凡是本單位具有考查利用價值的文件材料。包括包括與客戶的往來函3、件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。3 歸檔時間：辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：31按年形成的文件，第二年上半年歸檔。32凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。33凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。34工程項目，科研課題，鑒定，竣工驗收后，三個月內歸檔。4 歸檔要求41材料完整齊全。42系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯系，區分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。43立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。44在進行卷內文件排列時，要4、合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。45由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續，雙方在移交清冊簽字。5 部門歸檔要求51編制立卷項目，將辦理完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。52文件按時間順序排列，最近的在最上面。53一個客戶一個立卷，一個檔案盒。54貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的發票流水號放在文件袋里。55定時交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。6 檔案室在收到業務部門的歸檔和5、各類文件后進行分流排列編日，作進一步的整理和局部調整等。7 記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下，須用A4紙。四、檔案管理工作1 檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位；分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。2 檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。3 檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。4 檔案的銷毀編制銷毀清冊；辦理銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀；銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。五、檔案利用工作1 凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批6、后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。2 檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復印件；提供文獻索引資料。3 檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。4依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。為加強公司寢室的住房管理，提高住宿質量，特制定本規定。辦公室為公司住房的職能管理部門，負責管理公司所有住房。一、 入住人員未經許可，不得任意改變住房結構、布局。必須保持房屋及其 設施的完好無損，損壞按原價賠償。二、 嚴禁在室內賭博、酗酒，不得從事其它任何違法活動。三、 入7、住人員必須保持住房整潔衛生，節約水、電等資源。水、電、氣等費用由入住人員自負平攤。四、 未經同意，非本公司人員一律不得入住。如有特殊情況，必須先向行政部請示并征得全體室友的同意，方可暫時入住。五、 入住人員如果不在寢室的時間超過一個月（含30天），必須將房間交回行政部，由行政部重新分配。六、 入住人員輪流擔當寢室長之職，以每人英文名字的第一個字母順序輪流，每人三個月，其他人員必須服從寢室長的安排。七、 由在任的寢室長安排每周的值班人員，并列出值勤表（交公司一份），定期打掃公共衛生，包括儲藏室、客廳、廚房和衛生間。房間由在住人自己負責。八、 如在任的寢室長和當周的值班人員出差，事先委托給他人，受委托人應承擔起委托人的責任。九、 整個寢室要求整齊、干凈，無異味。客廳作為公共活動室，請將鞋子收入各自房間內。十、 公司財物包括洗衣機、冰箱、彩電、電話等要愛護，出現故障要及時匯報，及時修理，如因個人行為損壞，由其負責及時修理。十一、 公司進行不定期檢查，公共衛生的責任人為在任的寢室長和當周的值班人員，如公共衛生情況不好，責任人各處150元的罰款，再犯加倍。房間衛生不好，處以在住人150元的罰款，再犯加倍。