物業企業總經理信箱使用管理規定.doc
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1、物業企業總經理信箱使用管理規定編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 組織理制度總經理信箱使用管理規定文件編號:修改版號: 0/A頁號: 第 1 頁 共 2 頁1.0 目的 1.1 為進一步推進小區和諧建設,增強公司及服務中心的服務理念,通過公司總部與廣大客戶溝通,全面地掌握客戶需求和意見,及時督促公司、職能部門或服務中心改善服務質量,特制定本規定。1.2 鼓勵全體員工對公司管理工作提出合理的建議及反映存問題,實現全員管理目標,促使公司不斷提高管理水平,特制定本規定。2.0 范圍 公司所服務的全體客戶和全體員工。3.0 權2、責 3.1 物業品質部是總經理信箱的歸口管理部門,每半月由物業品質部開啟信箱一次,開啟時間為上半月15日前和下半月28日之前。3.2 物業品質部負責告示總經理信箱使用管理說明,負責將所有投放于信箱內的書面材料整理并呈報公司總經理。4.0 內容4.1 對客戶4.1.1 總經理信箱面向所服務的全體客戶,其功能定位是:聽取客戶對我司物業管理服務的意見和建議;促使服務中心提高服務意識和質量;達到全體客戶共同監督物業公司服務工作的目的,共創和諧小區。4.1.5 來信人必須遵守中華人民共和國各項法律、法規的規定,反映問題實事求是,不得發表含有猥褻、色情、人身攻擊和反政府的言論。4.2 對員工4.2.1 全3、體員工可針對公司的經營、管理提出合理的建議,提出意見,反映不良問題。總經理信箱用于反應員工意見、心聲之用,不得借以對公司同仁、上司進行個人人身攻擊,誣陷、報復等,一經查實對具有上述行為人員作嚴肅處理。 4.3 為有效發揮總經理信箱的效率,來信人在反映情況時,要力求將投訴敘述清晰,意見表達清楚,字跡清晰、實事求是和署名,以便準確及時地掌握情況,便于追溯和盡快做出處理。4.4 廉政舉報信可以實名亦可匿名,由于調查和取證的時間等不確定因素,廉政舉報信可組織管理制度總經理信箱使用管理規定文件編號: MJ/QP-WY-020(暫編)修改版號: 0/A頁號: 第 2 頁 共 2 頁不回復處理的結果和意見。4、4.5 物業公司辦公室門口、服務中心辦公室室門口、小區主出入口及社區文化宣傳欄等位置須設置“總經理信箱”,其他需設置總經理信箱的視具體情況而定。4.6 總經理信箱由公司品質指定專人負責每月開啟兩次,并負責登記、辦理、回復等工作。對重要的信息及時摘報、專報公司領導,并根據領導的批示督促相關職能部門和所屬相關單位跟進處理。一般情況按照“屬地管理、分級負責,誰主管、誰負責”的原則轉送有關職能部門和所屬有關單位妥善處理。4.7 特殊情況要在總經理的指導下成立專項調查小組跟進,調查結果直接向公司總經理匯報。4.8 一般情況下,在接到來信后的7個工作日內完成處理程序,并將有關處理情況知會來信人。如牽涉到有5、關政策層面,需要與集團其它單位協調解決等特殊情況,在接到來信后的15個工作日內完成有關處理程序,并將結果知會來信人。4.9 對有益于公司經營管理的建議、意見,經公司內部管理小組評定等級,將會對提出者作一定的獎勵。4.9.1 具有一定的創新性,完全可以實施并且具有重大回報價值的獎勵1000 元;4.9.2 具有一定科學性、可行性,但公司短期內不于實施獎勵300 元 ;4.9.3 對不良管理者進行揭發經查屬實獎勵200 元; 4.9.4 其他有價值的建議獎勵10-100元不等; 4.10 為有效監督公司總經理信箱的運行情況,實行月度總結制度,對反映問題的數量、類別和辦結等情況進行分類統計,及時對客戶、員工投訴意見或建議進行反饋,對具有典型性的問題作出情況通報。4.11 可以公開的處理結果來信,并具有一定宣傳或教育意義的,經總經理批準,將在敏捷物業人、敏捷雜志或集團網站上給予公布。4.12 公司對員工揭發、檢舉等事項作嚴格保密。5.0 相關記錄5.1 總經理信箱開啟記錄5.2 總經理信箱信件登記表5.3 總經理信箱來信處理記錄5.4 總經理信箱來信月度總結