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1、工程公司大宗物資集中采購管理辦法編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 大宗物資集中采購管理辦法第一章 總則第一條 為了實施大宗物資采用集中采購，加強我公司施工項目供應鏈管理，降低工程成本。特制定本辦法。第二條 本辦法中大宗物資指由我公司施工項目的消耗數量大的物資和價款巨大的物資。目前特指鋼材，商品混凝土。第三條 大宗物資集中采購的原則是：公開透明原則，降低價格原則，資金統籌原則，誠實信用原則。第四條 大宗物資集中采購，應當符合采購價格低于市場平均價格、采購效率更高、采購質量優良和服務良好的要求。第五條 本辦法作為公司程序2、文件中物資控制程序的補充，與物資控制程序配套使用。本辦法未涉及部分按照物資控制程序執行，兩者相抵觸的，執行本辦法。第二章 組織機構及職責第六條 地區大宗物資采購實行公司、辦事處，事業部，項目三級管理。公司設大宗物資采購管理小組，由主管領導，公司法務合約部、公司工程管理部、公司資金部、公司財務部、公司紀檢檢查部負責人組成。管理小組負責公司大宗物資采購管理辦法的制訂，負責公司大宗物資集中采購的總體實施，負責公司大宗物資集中采購的管理監督。第七條 公司辦事處設專人（下稱物資采購主管）負責大宗物資集中采購的組織實施，辦事處應成立物資采購工作小組（下稱工作小組），原則上應由辦事處主要負責人和各事業部物資3、采購負責人組成。負責辦事處所屬項目的大宗物資集中采購。第八條 各事業部負責本單位集中采購物資的總計劃提供，與辦事處進行財務對帳，資金結算。負責本事業部項目物資管理的監督，接受公司辦事處的集中采購管理。第九條 項目部負責項目集中物資的月計劃編制、上報，施工現場物資收發存管理，負責本項目物資成本控制，對事業部負責。第十條 辦事處采購小組應實行例會制度，每月例會不少于一次，綜合協調處理集中采購過程中存在的問題，落實下一步工作。第三章 集中采購方式第十一條 集中采購采用以下方式（一） 公開招標：一般應采用公開招標方式，選定供應商；（二） 邀請招標：對于時間緊急，來不及公開招標的采購情形可以采用；（三）4、單一來源采購：用于甲方指定廠商或者項目特殊需要的物資。項目經理部必須提供有效的書面證據經工作小組認可。第十二條 公開招標和邀請招標中，對招標文件作出實質響應的供應商不得少于三家。第四章 合格供應商第十三條 辦事處采購小組成員應將各自掌握的供應商名單報小組進行評議，選定合格供應商，建立合格供應商名錄。格式按照物資采購程序（R14-02）。第十四條 擬選用的供應商必須在合格供應商名錄內。第十五條 供應商參加采購活動應當具備下列條件：（一） 具有獨立承擔民事責任的能力；（二） 具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度；（三） 所供應產品符合標準規范要求（有要求時要有產品準用證），并且能夠提供良好的服務5、；（四） 參加我公司采購活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄；而且與我公司合作良好，沒有起訴我公司的情況。第十六條 采購人員及相關人員與供應商有利害關系的，必須回避。第十七條 在采購供應過程中如出現供應商以次充好，或者串通有關人員虛報數量，行賄有關人員或者由于資金不到位起訴我單位的任意情形的，該供應商應納入不合格供應商名錄，三年內全公司各單位不允許與其合作。第五章 采購程序（一）計劃第十八條 公司逐步實現大宗物資集中采購信息化管理。在軟件沒有正式使用之前，要求物資需用計劃的上報方式為書面報表（或傳真）。第十九條 各事業部應指定計劃員，項目中標后七日內，各事業部編制、提供該項目集中采購物資6、的總需求計劃，報辦事處。格式按照物資采購程序（R14-03）。第二十條 項目部應在每月20日前向所屬事業部提供次月需求計劃。格式按照物資采購程序（R14-03）第二十一條 項目部應在每周五前向辦事處物資采購主管人員提供下周物資需求計劃。格式由辦事處物資采購負責人制訂。第二十二條 需求計劃應該力求準確。實際情況與提供計劃有差異的，應提前三天將變更計劃上報所屬事業部和辦事處。格式由辦事處物資采購負責人制訂。第二十三條 由于項目計劃不及時，或者計劃錯誤造成的供貨不及時或失誤由所在項目負責。并且追究有關人員的責任。（二）采購1、招標第二十四條 每次招標采購從合格供應商名錄中挑選參加投標，每次參加投標的7、供應商應不少于3家，為增加競爭力度，參加投標的供應商要有雖在合格供應商名錄內但沒有合作過的單位或名錄之外的供應商，名錄之外的供應商需具有比其他供應商明顯的優勢，經工作小組對其以往經營業績、信譽、供應能力等進行考察，方可參加投標，領取招標文件。第二十五條 每次招標，由物資采購主管負責統一組織，工作小組必須擬定并向有關供應商發放統一的招標文件，工作小組成員必須全過程參與招標、開標、談判，簽約并保守秘密，否則將按有關規定嚴肅處理。第二十六條 工作小組成員在招標過程中必須根據所掌握的市場情況提出自己的意見，積極地與投標供應商談判。第二十七條 招標文件應包含下列內容：對不同類別、規格的材料的報價；付款要8、求；根據市場波動、批量、付款時間等情況而相應的單價變動、及其他要求等。（招標書見附件一）第二十八條 為體現公開、公平原則，供應商填寫后的招標文件一律用快遞或信封等密封形式。第二十九條 有預付款的采購應要求供應商出具等額的預付款擔保。2、評標第三十條 工作小組公開拆標。第三十一條 工作小組應根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商（評分標準見附件二）。第三十二條 工作小組應按照評標表格中標準根據各投標單位投標書認真公正評分，匯總后，按照得分高低選定談判供應商。3、談判第三十三條 談判應在公開公開拆標后兩日內進行。工作小組所有成員集中與單一供應商分別進行談判。在談判中，談判的9、任何人不得向供應商透露與談判有關的其他供應商的技術資料、價格和其他信息。4、確定供應商第三十四條 談判結束后，工作小組應將結果向辦事處主要領導上報評標結果，待主要領導批準后，將結果通知供應商。5、 簽訂物資采購合同第三十五條 大宗物資采購合同應當采用書面形式。第三十六條 領導小組審批確定供應商后，工作小組應在七日內以電話、傳真、快遞等形式通知中標供應商前來簽訂合同。第三十七條 工作小組根據評標和談判結果，在7日內與供應商簽訂供應合同。第三十八條 物資采購主管應當在確定成交供應商后3日內將結果公布與各事業部和項目部。采購合同自簽訂之日起七個工作日內，物資采購主管應當將合同副本報公司法務合約部備案10、。7、其他情形第三十九條 工作小組在物資供應出現問題或項目因設計變更等原因而急需某種物資時，執行小組可視情況例外采購。（三）物資供應與驗收第四十條 物資供應由物資采購主管人員根據項目計劃及時供應至項目指定地點。第四十一條 物資到達地點后，項目收料人員要按合同、工程質量和技術要求及時驗收、下貨，并要求隨貨的質量證明材料，認真填寫收料單，作為物資采購主管和供應商結算的依據。第四十二條 現場收料員要及時向物資采購主管反饋供應過程中出現的不合格產品、物資不能及時到場以及服務情況，每月向物資采購主管提供供應商評價記錄。第六章 資金結算與付款第四十三條 辦事處物資采購主管人員與供應商以項目部物資供應對帳清11、單為憑按月進行貨款結算。第四十四條 辦事處財務人員應根據項目對帳清單和供應合同與事業部按月進行結算。第四十五條 物資采購主管根據供應合同，開列貨款付款計劃并上報辦事處領導審批，交辦事處資金經理執行付款。第四十六條 為了使物資集中采購工作能夠長期有效地進行下去，必須保證采購資金的正常調配。公司資金部根據采購需求，撥付一定的資金或銀行票據作為集中采購的啟動資金。第四十七條 辦事處資金經理按照項目同業主合同中約定的付款方式和市場情況適當扣回，但扣款的比例不得低于甲方付款的相應比例。第四十八條 確定為墊資的項目，各事業部應按照投標時資金流量表中擬墊的資金與已完工程量的比例相應扣回。第四十九條 主體結構12、封頂一個月內，辦事處資金經理應將采購資金在項目工程款中100%扣回，特殊情況需經辦事處主要領導批準。第七章 監督檢查第五十條 公司管理小組定期、不定期的對物資集中采購工作進行檢查、監督。監督檢查的主要內容是：（一） 大宗物資采購辦法的執行情況；（二） 采購范圍、采購方式和采購程序的執行情況；（三） 采購人員的職業素質和專業技能。第五十一條 集中采購機構應當建立健全內部監督管理制度。采購活動的決策和執行程序應當明確，并相互監督、相互制約。采購的有關人員與驗收人員的職責權限應當明確，并相互分離。第五十二條 任何單位和個人不得違反本辦法規定，要求工作小組向其指定的供應商進行采購。第五十三條 采購管理13、小組應當對集中采購機構的采購價格、節約資金效果、服務質量、信譽狀況、有無違法行為等事項進行考核，并定期如實公布考核結果。第八章 獎罰第五十四條 工作小組有下列情形之一的，責令限期改正，給予警告，可以并處罰款，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員，由公司有關部門給予處分，并予通報：（一） 應當采用招標方式而擅自采用其他方式采購的；（二） 擅自提高采購價格的；（三） 未發布有關采購信息，拒絕接受采購管理小組實施監督檢查的。（四） 一年內不按時提供計劃超過三次的事業部和項目部。第五十五條 采購工作人員有下列情形之一，構成犯罪的，依法追究刑事責任；尚不構成犯罪的，處以罰款，有違法所得的，并處沒收違法14、所得。（一） 與供應商或者采購代理機構惡意串通的；（二） 在采購過程中接受賄賂或者獲取其他不正當利益的。第五十六條 事業部或者項目經理部應當實行集中采購的采購項目，不委托集中采購的。對直接負責的主管人員和其他直接責任人員，由主管部門給予處分，并予通報。第五十七條 采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存。接受大宗物資采購管理小組的監督檢查。采購文件的保存期限執行物資采購程序。采購文件包括采購活動記錄、招標文件、投標文件、評標報告、談判記錄、投訴處理決定及其他有關文件、資料。第五十八條 物資管理小組根據物資工作小組實施效果，可以根據實施集中采購的成本降低額進行獎勵，獎勵控制在降低額的10%之內，采購主管占獎勵金額的20%，其余部分由工作小組進行分配。第九章 附則第五十九條 本辦法適用與公司在京地區年10月份后開工的直營公司和以公司名義承接的項目。第六十條 本辦法自年11月日起實行。集中采購工作流程圖管理小組匯報情況，合同備案監督管理檢查招標、合同簽訂、結算項目總計劃合格供應商事業部供應商工作小組發布采購價格，結算需求計劃，供應商評價、月結算發布采購價格，供應、結算供應驗收、收料單總計劃、收發存報表項目部注： 代表信息源 代表工作 代表工作流