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1、保健品有限公司銷售人員費用管理規(guī)定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的為了進一步規(guī)范銷售人員的費用報銷流程，控制費用成本，加強公司財務管理與監(jiān)督，確保公司經(jīng)營活動正常有序地進行，現(xiàn)根據(jù)公司的實際情況，制定以下銷售人員費用管理規(guī)定。二、費用申請及審批本規(guī)定中所稱費用是指差旅費、交通費、業(yè)務招待費、通訊費、食宿費及其他與業(yè)務相關(guān)費用等。因公司業(yè)務需要，銷售人員發(fā)生費用均應事先書面申請，由業(yè)務部門領(lǐng)導先進行審批，財務費用會計審核，再報公司總經(jīng)理審批。三、各種費用規(guī)定（一）差旅費1、銷售人員出差應嚴格履行報批手續(xù)，須先2、行確定地點、任務，天數(shù)、人數(shù)及費用預算，以保證差旅費節(jié)約使用，差旅費報銷必須填制統(tǒng)一的報銷單。2、銷售人員差旅費報銷，采取實報實銷與定額補助相結(jié)合的辦法。交通費用按規(guī)定據(jù)實報銷，包干補助（含住宿費、市內(nèi)交通費、生活補貼等）。超過標準的部分由本人自行負擔。 3、駐外包干補助（含住宿費、市內(nèi)交通費、生活補貼等）根據(jù)票據(jù)時間計算出差天數(shù)，出差當日下午出發(fā)按半天計算，業(yè)務員出差回來后報銷出差天數(shù)按“算頭不算尾的原則”計算（出發(fā)當日算、返回當日不算）。 4、銷售人員到外地出差按規(guī)定乘坐交通工具，在公司的開支標準內(nèi)據(jù)實報銷。交通工具為火車、汽車兩種方式，特殊情況、需乘坐其他交通工具時，應由公司總經(jīng)理簽批。3、 5、酒店、賓館等住宿費必須提供正式普通發(fā)票，并由出差人注明住宿場所的詳細地址及聯(lián)系電話，以便核實。6、同級人員兩人（同性別）一起出差應同住一雙人標準間，并以不超過兩人合計的住宿標準的80%憑證報銷。銷售人員與公司領(lǐng)導共同出差，財務部將視具體情況確定報銷標準。7、銷售人員不得將一次出差期間的費用分開報銷，也不得將兩次及兩次以上的出差費用合并報銷； 8、出差期間交通費應逐筆填明起始地點與事由，不得匯總填寫。 9、交通費要求有電子打印的票據(jù)，撕票每月不允許超過總交通費用的1%。 10、銷售人員報銷差旅費時，必須附有經(jīng)部門經(jīng)理批準的出差計劃（報告）及費用預算審批表，連同差旅費用報銷清單，送財務部報銷4、。超計劃費用必須解釋原因，并由部門經(jīng)理批注意見，報總經(jīng)理審批，一般情況下，不予簽批。（二）業(yè)務招待費1、銷售人員工作需要的業(yè)務招待費采取每月包干制。銷售人員外地出差期間需要發(fā)生的特別宴請費，原則上應按于出差前申請，特殊情況應按審批權(quán)限事先口頭請示，回單位后補辦手續(xù)。出差發(fā)生宴請的扣除陪宴人員宴請當日的出差補助。 2、發(fā)生的交際應酬費用不能為私人應酬或與業(yè)務無關(guān)； 3、對確實無法取得發(fā)票的業(yè)務招待費，可填制支付證明單詳細說明無法取得發(fā)票的原因并由證明人提供證明，并按公司有關(guān)規(guī)定進行審批。（三）市內(nèi)交通費1、銷售人員在本市內(nèi)公出辦事，于當日返回后報銷市內(nèi)公交費，出租車票按規(guī)定一般不予報銷。對由業(yè)務5、需要搭乘出租車的，應事先由其銷售總監(jiān)批準。（四）通訊郵寄費 1、通訊費是按月補償，按標準額度憑電信部門的正規(guī)發(fā)票報銷。四、借支規(guī)定1、銷售人員因工作需要預先借款，應據(jù)實認真填寫借支單、出差計劃（報告）及費用預算審批表、月計劃詳細報表，并說明事由，如果是跨地區(qū)出差，應先報出差計劃（時間、路線、內(nèi)容、交通工具等），由業(yè)務部門經(jīng)理審簽，銷售總監(jiān)確認后，費用會計審核后報公司財務部門借款。 2、一般情況下，借支人必須提前三天通知財務部準備所需現(xiàn)金，借支款項只能按借支單、出差計劃（報告）及費用預算審批表的預算執(zhí)行。3、借支人須在公務完畢后 3 個工作日內(nèi)到財務部結(jié)清借款。4、借支是為保證工作需要而設，因私6、不得借支，也不得將借款挪為私用。5、借支遵循前帳未清，后賬不借原則。業(yè)務員若有舊賬未清，則應先核銷舊賬，否則不可以再借款。6、借支流程銷售人員領(lǐng)取借支單-填寫各種相關(guān)規(guī)定表格-部門經(jīng)理審批-銷售總監(jiān)審批-費用會計初審-總經(jīng)理審批-財務出納辦理借款五、報銷單填制公司費用報銷所使用的單據(jù)主要包括：支付證明單和差旅費報銷單兩種。（一）支付證明單用于已取得正式發(fā)票、行政事業(yè)單位統(tǒng)一收據(jù)及報銷附件的日常費用報銷（不包括差旅費報銷），其報銷單項目包括：1、填制時間；2、銷售人員姓名及所屬部門；3、報銷款的支付方式（現(xiàn)金、信用卡、沖借支）；4、費用發(fā)生的日期、費用類別、發(fā)生原因以及該費用項目的小計金額等；57、費用幣別及合計大小寫金額；6、附件張數(shù)； 7、經(jīng)辦人簽名；8、其他特別要說明的項目。（二）差旅費報銷單僅用于公司銷售人員因業(yè)務需要，報銷在差旅期間發(fā)生費用時使用。差旅費報銷單的填制項目包括： 1、出差部門； 2、出差人及職務； 3、制單日期； 4、出差事由； 5、出差行程中各起始、到達日期、地點、車船費、住宿費、應計出差補助及其他費用，并按各相應欄次逐欄合計加總； 6、附件張數(shù)；7、出差人簽名。六、報銷規(guī)定1、報銷時限。銷售人員原則上應在費用發(fā)生后的三個工作日內(nèi)報銷，履行報銷手續(xù)。當月費用在當月辦理報銷，特殊情況在次月1日郵寄票據(jù)回公司清上月差旅費用。2、報銷審批。銷售人員填制報銷憑證，根據(jù)8、報銷憑證對應的金額，依照相應的審批權(quán)限，經(jīng)相關(guān)的部門和領(lǐng)導審核簽字后，方可提交財務審核報銷。3、報銷清款。由財務部出納辦理手續(xù)，若業(yè)務員在費用發(fā)生前借支現(xiàn)金的，由出納根據(jù)借支單上的借款額，在扣除借支金額后付款或收回剩余現(xiàn)金。經(jīng)辦人領(lǐng)款，應當面點收，無誤后在費用報銷單的“簽收”欄內(nèi)簽名。4、出差人員的出差補貼，一律按公司出差補貼標準，并按規(guī)定的程序要求進行申報出差補貼。5、銷售人員報銷的交通費電子打印乘坐日期應與OA日志日期一致，如兩者不一，不予報銷交通費。并予以相應的處罰6、報銷流程經(jīng)辦人填單-票據(jù)憑證整理粘貼-部門主管初審-費用會計初審-財務主管審核-總經(jīng)理審批-出納辦理報銷七、憑證規(guī)范（一9、）憑證種類1、外來原始憑證外來原始憑證是指經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時自外單位取得的憑證。如發(fā)票、行政事業(yè)單位統(tǒng)一收據(jù)、收款收據(jù)、費用清單等，一般包括以下項目： 憑證的名稱。如發(fā)票、收據(jù)等 憑證的填制日期和編號 填制憑證的單位名稱或填制人名稱 經(jīng)辦人員的簽名或蓋章 接受原始憑證單位的名稱（即抬頭） 經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額按國家或公司有關(guān)規(guī)定對原始憑證的其他要求2、自制原始憑證自制原始憑證是指公司內(nèi)部有關(guān)部門或個人為完成或在完成某項業(yè)務時自行填制的憑證。如費用報銷審批報告、支付證明單、差旅費報銷單、出差審批報告等，一般包括以下項目： 填制憑證的時間 填制憑證的銷售人員姓名及所屬部門 內(nèi)容摘要 幣別和10、金額 符合公司規(guī)定權(quán)限的簽批手續(xù) 經(jīng)辦人簽名（二）憑證要求 1、銷售人員在費用支出時，應取得真實合法的原始憑證，所有報銷原始憑證必須是稅務部門認可的正式發(fā)票和財政部門監(jiān)管的統(tǒng)一收據(jù)。2、取得合法憑證后，應按要求規(guī)范填寫，憑證內(nèi)容完整。填寫費用單時，時間、地點、金額、合計、經(jīng)手人均需填寫清楚，不得遺漏。否則，視為無效憑證，不予報銷。3、經(jīng)辦人報銷支出費用時，報銷內(nèi)容應符合報銷憑證的使用范圍及性質(zhì)。4、銷售人員粘貼發(fā)票時，不能粘貼發(fā)票上的有效金額，發(fā)票必須按日期發(fā)生順序從上至下分類粘貼。若出差則應附上詳細行程，每月1號由本人或郵寄單據(jù)回公司報銷并清帳。5、銷售人員報銷包干補貼時，應提供足額發(fā)票（補11、票不能超過前一個月的日期）。業(yè)務招待費須注明時間、原因、及款待的人員、人數(shù)。6、自外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章(或財務專用章、發(fā)票專用章、收款專用章)。從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽章(必要時還要登記填制人員的居民身份證號碼)。7、原始憑證有大小金額的，必須一致相符。8、原始憑證為一式幾聯(lián)的，必須按指定報銷聯(lián)次用途使用。9、銷售人員提供憑證的單位（即抬頭）名稱必須是本公司名稱，不能寫個人名稱。憑證摘要的內(nèi)容，必須與發(fā)票的使用范圍相符。10、各項報銷憑證，必須手續(xù)完備、內(nèi)容真實、數(shù)字準確、項目清楚、粘貼整齊，不得弄虛作假；原始依據(jù)必須充分、有效，不得挖補涂改。如發(fā)現(xiàn)弄虛作假作假者，除作假部份不予報銷外，還處以相應的罰款。11、報銷人不慎丟失發(fā)票、收據(jù)的，一般不予報銷。特殊情況應撰寫詳細事件報告，送總經(jīng)理及財務經(jīng)理審批后方可報銷入帳。12、對于某些業(yè)務確實不能取得正式發(fā)票的，可以用收據(jù)代替，但收據(jù)必須要有對方單位蓋章，在報銷時不準用其它發(fā)票代替，而按實際發(fā)生費用內(nèi)容填寫報銷單。八、其它1、本規(guī)定未做說明的，按公司有關(guān)規(guī)定辦理。2、本規(guī)定自20xx年 月 日起執(zhí)行。 xx市xx保健品有限公司 20xx年 月 日