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1、廣州市冠代保健品有限公司銷售人員費用管理規定一、目的為了進一步規范銷售人員的費用報銷流程，控制費用成本，加強公司財務管理與監督，確保公司經營活動正常有序地進行，現根據公司的實際情況，制定以下銷售人員費用管理規定。二、費用申請及審批本規定中所稱費用是指差旅費、交通費、業務招待費、通訊費、食宿費及其他與業務相關費用等。因公司業務需要，銷售人員發生費用均應事先書面申請，由業務部門領導先進行審批，財務費用會計審核，再報公司總經理審批。三、各種費用規定（一）差旅費1、銷售人員出差應嚴格履行報批手續，須先行確定地點、任務，天數、人數及費用預算，以保證差旅費節約使用，差旅費報銷必須填制統一的報銷單。2、銷售2、人員差旅費報銷，采取實報實銷與定額補助相結合的辦法。交通費用按規定據實報銷，包干補助（含住宿費、市內交通費、生活補貼等）。超過標準的部分由本人自行負擔。 3、駐外包干補助（含住宿費、市內交通費、生活補貼等）根據票據時間計算出差天數，出差當日下午出發按半天計算，業務員出差回來后報銷出差天數按“算頭不算尾的原則”計算（出發當日算、返回當日不算）。 4、銷售人員到外地出差按規定乘坐交通工具，在公司的開支標準內據實報銷。交通工具為火車、汽車兩種方式，特殊情況、需乘坐其他交通工具時，應由公司總經理簽批。 5、酒店、賓館等住宿費必須提供正式普通發票，并由出差人注明住宿場所的詳細地址及聯系電話，以便核實。63、同級人員兩人（同性別）一起出差應同住一雙人標準間，并以不超過兩人合計的住宿標準的80%憑證報銷。銷售人員與公司領導共同出差，財務部將視具體情況確定報銷標準。7、銷售人員不得將一次出差期間的費用分開報銷，也不得將兩次及兩次以上的出差費用合并報銷； 8、出差期間交通費應逐筆填明起始地點與事由，不得匯總填寫。 9、交通費要求有電子打印的票據，撕票每月不允許超過總交通費用的1%。 10、銷售人員報銷差旅費時，必須附有經部門經理批準的出差計劃（報告）及費用預算審批表，連同差旅費用報銷清單，送財務部報銷。超計劃費用必須解釋原因，并由部門經理批注意見，報總經理審批，一般情況下，不予簽批。（二）業務招待費14、銷售人員工作需要的業務招待費采取每月包干制。銷售人員外地出差期間需要發生的特別宴請費，原則上應按于出差前申請，特殊情況應按審批權限事先口頭請示，回單位后補辦手續。出差發生宴請的扣除陪宴人員宴請當日的出差補助。 2、發生的交際應酬費用不能為私人應酬或與業務無關； 3、對確實無法取得發票的業務招待費，可填制支付證明單詳細說明無法取得發票的原因并由證明人提供證明，并按公司有關規定進行審批。（三）市內交通費1、銷售人員在本市內公出辦事，于當日返回后報銷市內公交費，出租車票按規定一般不予報銷。對由業務需要搭乘出租車的，應事先由其銷售總監批準。（四）通訊郵寄費 1、通訊費是按月補償，按標準額度憑電信部門5、的正規發票報銷。四、借支規定1、銷售人員因工作需要預先借款，應據實認真填寫借支單、出差計劃（報告）及費用預算審批表、月計劃詳細報表，并說明事由，如果是跨地區出差，應先報出差計劃（時間、路線、內容、交通工具等），由業務部門經理審簽，銷售總監確認后，費用會計審核后報公司財務部門借款。 2、一般情況下，借支人必須提前三天通知財務部準備所需現金，借支款項只能按借支單、出差計劃（報告）及費用預算審批表的預算執行。3、借支人須在公務完畢后 3 個工作日內到財務部結清借款。4、借支是為保證工作需要而設，因私不得借支，也不得將借款挪為私用。5、借支遵循前帳未清，后賬不借原則。業務員若有舊賬未清，則應先核銷舊賬6、，否則不可以再借款。6、借支流程銷售人員領取借支單-填寫各種相關規定表格-部門經理審批-銷售總監審批-費用會計初審-總經理審批-財務出納辦理借款五、報銷單填制公司費用報銷所使用的單據主要包括：支付證明單和差旅費報銷單兩種。（一）支付證明單用于已取得正式發票、行政事業單位統一收據及報銷附件的日常費用報銷（不包括差旅費報銷），其報銷單項目包括：1、填制時間；2、銷售人員姓名及所屬部門；3、報銷款的支付方式（現金、信用卡、沖借支）；4、費用發生的日期、費用類別、發生原因以及該費用項目的小計金額等；5、費用幣別及合計大小寫金額；6、附件張數； 7、經辦人簽名；8、其他特別要說明的項目。（二）差旅費報銷7、單僅用于公司銷售人員因業務需要，報銷在差旅期間發生費用時使用。差旅費報銷單的填制項目包括： 1、出差部門； 2、出差人及職務； 3、制單日期； 4、出差事由； 5、出差行程中各起始、到達日期、地點、車船費、住宿費、應計出差補助及其他費用，并按各相應欄次逐欄合計加總； 6、附件張數；7、出差人簽名。六、報銷規定1、報銷時限。銷售人員原則上應在費用發生后的三個工作日內報銷，履行報銷手續。當月費用在當月辦理報銷，特殊情況在次月1日郵寄票據回公司清上月差旅費用。2、報銷審批。銷售人員填制報銷憑證，根據報銷憑證對應的金額，依照相應的審批權限，經相關的部門和領導審核簽字后，方可提交財務審核報銷。3、報銷清8、款。由財務部出納辦理手續，若業務員在費用發生前借支現金的，由出納根據借支單上的借款額，在扣除借支金額后付款或收回剩余現金。經辦人領款，應當面點收，無誤后在費用報銷單的“簽收”欄內簽名。4、出差人員的出差補貼，一律按公司出差補貼標準，并按規定的程序要求進行申報出差補貼。5、銷售人員報銷的交通費電子打印乘坐日期應與OA日志日期一致，如兩者不一，不予報銷交通費。并予以相應的處罰6、報銷流程經辦人填單-票據憑證整理粘貼-部門主管初審-費用會計初審-財務主管審核-總經理審批-出納辦理報銷七、憑證規范（一）憑證種類1、外來原始憑證外來原始憑證是指經濟業務發生時自外單位取得的憑證。如發票、行政事業單位統一收9、據、收款收據、費用清單等，一般包括以下項目： 憑證的名稱。如發票、收據等 憑證的填制日期和編號 填制憑證的單位名稱或填制人名稱 經辦人員的簽名或蓋章 接受原始憑證單位的名稱（即抬頭） 經濟業務的內容、數量、單價和金額按國家或公司有關規定對原始憑證的其他要求2、自制原始憑證自制原始憑證是指公司內部有關部門或個人為完成或在完成某項業務時自行填制的憑證。如費用報銷審批報告、支付證明單、差旅費報銷單、出差審批報告等，一般包括以下項目： 填制憑證的時間 填制憑證的銷售人員姓名及所屬部門 內容摘要 幣別和金額 符合公司規定權限的簽批手續 經辦人簽名（二）憑證要求 1、銷售人員在費用支出時，應取得真實合法的10、原始憑證，所有報銷原始憑證必須是稅務部門認可的正式發票和財政部門監管的統一收據。2、取得合法憑證后，應按要求規范填寫，憑證內容完整。填寫費用單時，時間、地點、金額、合計、經手人均需填寫清楚，不得遺漏。否則，視為無效憑證，不予報銷。3、經辦人報銷支出費用時，報銷內容應符合報銷憑證的使用范圍及性質。4、銷售人員粘貼發票時，不能粘貼發票上的有效金額，發票必須按日期發生順序從上至下分類粘貼。若出差則應附上詳細行程，每月1號由本人或郵寄單據回公司報銷并清帳。5、銷售人員報銷包干補貼時，應提供足額發票（補票不能超過前一個月的日期）。業務招待費須注明時間、原因、及款待的人員、人數。6、自外單位取得的原始憑證11、，必須蓋有填制單位的公章(或財務專用章、發票專用章、收款專用章)。從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽章(必要時還要登記填制人員的居民身份證號碼)。7、原始憑證有大小金額的，必須一致相符。8、原始憑證為一式幾聯的，必須按指定報銷聯次用途使用。9、銷售人員提供憑證的單位（即抬頭）名稱必須是本公司名稱，不能寫個人名稱。憑證摘要的內容，必須與發票的使用范圍相符。10、各項報銷憑證，必須手續完備、內容真實、數字準確、項目清楚、粘貼整齊，不得弄虛作假；原始依據必須充分、有效，不得挖補涂改。如發現弄虛作假作假者，除作假部份不予報銷外，還處以相應的罰款。11、報銷人不慎丟失發票、收據的，一般不予報銷。特殊情況應撰寫詳細事件報告，送總經理及財務經理審批后方可報銷入帳。12、對于某些業務確實不能取得正式發票的，可以用收據代替，但收據必須要有對方單位蓋章，在報銷時不準用其它發票代替，而按實際發生費用內容填寫報銷單。八、其它1、本規定未做說明的，按公司有關規定辦理。2、本規定自2009年 月 日起執行。 廣州市冠代保健品有限公司 2009年 月 日