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1、集團公司檔案保管及使用借閱管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、 總則1.1 目的為加強檔案的科學管理，保證檔案的系統性和完整性，提高檔案管理水平，最大限度發揮檔案的作用，根據檔案法的有關規定，結合公司實際，制訂本制度。1.2 原則1.2.1 檔案制定與形成實行“公司統籌管理，部門分級分管，員工專職專責”的原則，凡公司檔案，根據歸檔要求，統一鑒定編號，并統一檢查或銷毀；各部門根據檔案性質與密級要求，協調管理綜合性檔案，部門文管員專責部門檔案。1.2.2 檔案使用人與保管人實行崗位責任與保密責任相結合的原則，明2、確保管責任與保密義務。1.2.3 檔案管理各環節程序必須嚴格遵循“憑證辦事”的原則，嚴格控制檔案管理流程，以符合檔案管理要求，確保檔案文件各項信息準確、完整、及時以及保密。1.3 作用1.3.1 檔案信息資源可以方便快捷的實現公司資源共享。1.3.2 檔案工作是公司的重要基礎工作，把檔案工作納入公司整體發展規劃，加強檔案工作的領導和管理，為經營決策提供參考信息。二、 職責確立2.1 部門職責2.1.1 公司檔案管理實施的相關責任部門包括：集團企管中心綜合檔案室、集團品質中心文控處、公司各部門以及下屬公司各檔案室。2.1.2 集團企管中心綜合檔案室是公司檔案工作的職能管理部門，主要職責是制定檔案3、管理制度，統籌協調公司檔案管理工作，監督和檢查各部門檔案管理執行情況；建立集團企管中心綜合檔案室，保管或接收公司綜合性檔案文件。2.1.3 集團品質中心文控處主要職責是制定文控規范和程序，建立文件管理標準體系，協調企管部檔案室管理公司檔案，同時建立標準體系文件檔案室，保管和接收公司文控體系檔案文件。2.1.4 公司各部門以及下屬各公司檔案保管部門主要職責是按照本制度要求之規范，保管部門專業性檔案文件，并配合企管中心綜合檔案室和品質中心文控處的檢查。2.2 相關人員職責2.2.1 公司檔案管理的相關人員包括，董事長或總裁、部門/中心/分廠主管(主管（副）總經理，品質中心管理者代表、各部門部長、檔4、案文件管理員。2.2.2 董事長或總裁的主要職責是簽署公司重大決策、戰略規劃、管理制度、財務預算案等事關集團發展與管理的文件，以及審批公司絕密級別保密文件的使用申請。2.2.3 部門/中心/分廠主管（副）總經理主要職責是共同簽署事關公司發展與管理等檔案文件的實行，審核公司秘密檔案文件，批準機密級別保密文件的使用。2.2.4 品質中心管理代表負責品質中心文控的管理工作。2.2.5 各部門部長的主要職責是制定和簽署本部門相關的制度，監督檢查本部門檔案管理的執行，核準保密文件信息，審批秘密級別保密文件的使用。2.2.6 各檔案文件保管員的主要職責是根據檔案管理的要求，集中統一管理本部門檔案文件，配合5、企管中心與品質中心的檔案檢查。2.2.7 檔案文件的其他接觸人是指各主要責任人之外的文件接觸人，包括文件制定者、使用者，以及檔案管理程序中的相關人員。三、 檔案范圍與管理程序3.1 檔案文件的種類3.1.1 檔案文件按照其內容可分為：綜合制度、管理手冊、程序/指導書、規范/規定、表單/記錄、外來文件。3.1.2 綜合制度：公司為實現公司內部控制與有效管理，由集團企管中心或品質中心制定的，協調各部門綜合實施的各項管理制度與；此種制度是專業實施各項制度落實政策最根本管理規定。3.1.3 管理標準手冊：管理手冊是品質中心品質中心為管理標準體系所制定的，為系統所含之各項重要作業程序的運作文件，此種手冊6、是標準體系的最根本的參考文件。3.1.4 程序文件：程序文件為管理體系系統所含之各項重要作業標準的，以確保作業質量與效率的文件。3.1.5 指導書/規范：為系統所含之各項重要作業標準的，以確保作業質量與效率的運作文件。3.1.6 表單或記錄：各綜合制度、執行程序書、規范、標準等實施過程中，用于登記、檢查等處理方式所留下的結果、信息、數據，統稱之為表單或者記錄，是公司管理運行的原始依據。3.1.7 外來文件：來自公司外部之文件和資料(如供應商規格書、說明書、檢驗報告、國家標準、國際標準、政府、法規、顧客規范、顧客提供的質量和HSF文件等)。3.2 檔案范圍的劃分3.2.1 檔案文件按照性質可分為7、綜合管理類檔案文件、專業技術類檔案文件、標準體系類檔案文件以及其他檔案文件；按照保密管理規定又分為一般文件、保密文件。3.2.2 綜合管理檔案文件是指涉及公司全局性的檔案文件，具體內容包括：1) 公司相關工商注冊證件證書；2) 公司召開的專業會議和研討會等；3) 公司專題研究報告、調研資料等；4) 公司總裁辦公會簽署的發文；5) 公司綜合管理制度以及實施細則；6) 部門崗位職責及運作指導；7) 各種基建施工圖紙、合同；8) 重要的照片、錄音資料、題字、題詞等；3.2.3 標準體系文件主要主要是指有關質量管理、環境管理、職業健康安全管理及有害物質管理（HSF）等標準體系相關的文件，主要包括以下內8、容：1) 工藝文件、設計文件、材料檢驗規范、規格書2) 制造部工序指導、品管部標準；3) 設備檢定規程、操作規程；4) 供應商規格書、說明書、檢驗報告；5) 國家標準、國際標準6) 顧客規范、顧客提供的質量和HSF文件3.2.4 公司各部門所屬業務范圍內形成各類文件屬于專業性檔案文件，主要包括但不限于：工程檔案、財務檔案、營銷檔案、人事檔案、企管檔案等相關檔案；3.2.5 公司其他檔案文件包括外來文件以及難以區分性質的公司文件。3.2.6 保密文件范圍確定依據保密制度管理規定劃分。3.3 檔案管理內容3.2.1 檔案管理的基本程序包括檔案的形成（制定、修改、鑒定、編號）、檔案的保管（歸檔、保存9、檢查、移交）、檔案的使用（發放、回收、借閱、銷毀）。3.2.2 檔案管理各程序都必須專人專責執行，各相關人員履行規定保密義務與保管責任。3.2.3 檔案的保密程序依照保密管理制度執行。四、 檔案的形成管理4.1 檔案形成管理的主要內容包括檔案的制定、修改、鑒定、編號，主要由品質中心文控處負責。4.2 制定規范與要求4.2.1 檔案文件制定，可參考本制度形式，即總則（目的、原則、作用）、職責、（部門、相關人員）、范圍或定義、程序或流程（管理要求、操作內容）、附則、附件；4.2.2 編寫新文件時，作者應充分考慮是否有類似的文件已經發布。文件制作后，作者向品質中心文控處申請文件編號，文管員按照文件10、編號原則進行文件編號。4.2.3 文件應具有公司統一的文件表頭，表頭的字體和內容不能隨意變動；文件標題用宋體小二號字體，文件正文選用宋體小四號字體，表頭中“湖南集團股份有限公司”及英文部份統一用宋體四號字；“”用宋體小二號。4.2.4 外來文件需選擇適應條款內容,然后轉變成公司內部文件，并給定其文件受控編號。4.3 修訂要求4.3.1 文件修訂時,各單位提出修訂意見，并按照文件進行修改，以滿足實際程序或操作之要求；同時，應保持相關修改記錄于文件變更記錄（附件2）；4.3.2 每年底，由品質中心文控處管理者代表以及企管中心檔案室組織各部門對所有相關文件的適宜性、可操作性等進行審查，視需要進行更新11、，并再次批準。4.4 鑒定要求4.4.1 品質中心文管員接收到作者發出的文件電子檔后，應確認文件格式、編號、排版、有無錯別字等內容。若有不適處，作好標識，通知作者修改；4.4.2 任何文件的制作或修訂，作者應依據文件的相關性在文件/會簽表（附件3）中勾選出需要會簽的部門，經集團公司董事長、總裁、主管(副)總經理、相關部門部長審查，并簽署同意后方可實施。4.4.3 會簽單位在評審文件時，應注意部門之間的文件不能相互有沖突、邏輯性。4.4.4 文件鑒定不應超過2個工作周。4.5 編號規范4.5.1 文件的編號原則上按照文件內容種類、歸口部門、時間順序等基本信息進行分配，并包含企業名稱、文件種類、歸12、口部門、版本號、順序號等基本信息。4.5.2 文件基本信息以代碼形式體現，各代碼表示如下：公司名稱AHYY版本號A0順序號00綜合制度ZD管理手冊QM程序文件MSP指導書/規范WI記錄表單：FR外來文件WL客戶質量環保協議XY供應商環保文件GX供應商SGS報告JC法律法規FG歸口部門代碼：企管中心HR營銷中心SL品質中心QA技術中心RD財務中心FC總經辦GM集團辦GO管代MR一廠生管部PM1一廠品管部Q1一廠工程部E1二廠生管部PM2二廠品管部Q2二廠工程部E2一廠制造部Z1二廠制造部Z24.5.3 文件編號格式統一規定為：公司名稱/文件種類-歸口部門-（外來文件類型）-順序號/版本號；示例如13、下：3 綜合制度編號：AHYY / ZD- QA- 01/A04 管理手冊編號：AHYY / QM- QA- 01/A05 程序文件編號: AHYY / MSP- QA- 01/A06 專業技術、指導書、規范類編號：AHYY / WI - QA 01/A07 記錄的編號：AHYY / FR - HR 01/A04.5.4 實施本文件編號規范前的原用表格和行業規定表格仍采用原編號；本制度發行后一律采用本編號規范；4.5.5 文件首次發行版本為A0,首次變更為A1,第二次為A2一直編至A9,后為B0,再至B1,以此類推（其中字母I和O因與數字1和0接近，不適用）；五、 檔案的保管規定5.1 檔案的14、保存管理主要包括檔案文件的歸檔、保存、檢查、移交等主要內容。5.2 根據檔案管理原則的確立，并由企管中心綜合檔案室以及品質中心文控處監督和檢查各分管部門檔案管理執行情況。5.3 歸檔要求5.3.1 檔案文件形成后，綜合管理類檔案由企管中心綜合檔案室統一歸檔集中管理，標準體系類檔案由品質中心統一歸檔集中管理、專業技術類檔案部門歸口管理、其他檔案共同協調管理； 5.3.2 各檔案保管職能部門，應配備一名兼職檔案人員具體負責檔案工作，各歸檔單位的檔案管理工作應在企管中心和品質中心的指導下進行。5.3.3 各專業技術部門分別根據本制度要求建立和完善相應的相應的部門檔案管理規定，納入具體人員的職責范圍，15、做到每項工作都有完整、準確、系統的文件材料、資料歸檔。5.3.4 公司檔案歸檔份數，一般要求一式一份，單套保存。如有特殊要求，可由企管中心綜合檔案室或品質中心文控處以及原專業職能部門保存。5.3.5 品質中心文控處保存公司標準體系文件，原件上需蓋上“原版文件章”，保持所有文件電子檔于備份盤中，以避免文件丟失；同時應確保OA文控系統中所有電子檔為最新版本。原版文件章5.3.6 公司檔案實行文件載體立卷制度，各檔案員根據檔案的內容、性質、類型、形式系統整理組卷，編排頁號或件號，分類建立檔案文件目錄（附件4），詳細注明各項信息。5.3.7 檔案歸檔必須保證質量，應符合下列要求： 應歸檔的文件材料齊全16、完整； 文件按其內容的自然聯系，合理整理、立卷； 歸檔的文件材料，保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值； 案卷標題簡明確切，便于保管和利用。 歸檔的文件材料應質地優良，書寫工整，字跡清晰、耐久。 嚴禁用圓珠筆、紅筆、鉛筆等不耐久筆書寫。5.4 保存規定5.4.1 檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。5.4.2 各檔案管理職能部門與檔案保管員要做好檔案的保護工作，及時修補、修復殘存檔案；落實防火、防盜、防蟲、溫17、度濕度控制等安全措施，確保檔案安全。5.4.3 各檔案管理職能部門與檔案保管員要研究和改進檔案保護技術，對已破損和字跡褪色的檔案，要寫出報告，經領導批準后，組織人力、物力修復或復制。5.5 檢查規定5.5.1 企管中心檔案室與品質中心文控處共同負責檔案管理的檢查工作，監督和檢查各檔案管理職能部門與檔案保管員的檔案管理執行情況。5.5.2 各檔案管理職能部門與檔案保管員應定期對本單位所保管檔案的形成、保管、使用等信息數據進行記錄、統計，以備檢查。5.5.3 檢查的內容包括各類信息表單與記錄、保管環境和文件受控情況。5.6 移交規定5.6.1 檔案因工作需要或因職能機構變動需要移交相關檔案，移交相18、關部門應提交檔案移交記錄。5.6.2 檔案移交時，必須填寫檔案移交證明表（附件5），并經相關主管領導批準，簽名驗收，一式二份，雙方各執一份。5.6.3 凡合并、撤銷部門的，必須將本部門全部檔案進行認真整理，不得分散，并按下列辦法進行處理： 撤銷部門的檔案，檔案移交工作由企管部檔案室全權負責； 撤銷部門的業務劃歸幾個部門的，原部門的檔案材料不得分散，可由其中一個部門代管或向綜合檔案室移交； 一個部門并入另一個部門或幾個部門合并為一個新的部門，其檔案材料應移交給合并后的部門代管或向企管部綜合檔案室移交； 一個部門內一部分業務由一個部門劃給另一個部門接收，其檔案材料不得帶入接收部門，如果接收部門需要19、利用，可以借閱或復制； 部門撤銷或者合并時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的部門繼續處理，并作為新的部門的檔案加以保存； 各種臨時工作部門撤銷時，其檔案應向主管部門或企管部綜合檔案室移交。六、 檔案的使用規定6.1 檔案的使用是檔案價值的體現，主要包括檔案文件的發放、回收、銷毀等具體內容。6.2 檔案文件的使用應填寫文件使用申請表（附件6），經相關領導批準；檔案文件的使用應控制在一定范圍內進行，根據檔案文件的保密要求，嚴格按照程序審批才能具體執行；并保持記錄于相關文件使用記錄表單,以便檢查、統計。6.3 綜合管理類檔案文件由企管中心綜合檔案室具體執行；標準體系內文件的發放使用由品質中心文20、控處具體執行；各部門檔案文管員負責本部門專業性檔案文件的具體執行。6.4 密級檔案文件的使用具體按照保密制度規定要求執行。6.5 發放與回收6.5.1 文件發放時,統一由品質中心文控處負責，發放的文件每一頁加蓋藍色“文件資料受控專用章”，并有張貼二字或分發號。現場張貼的文件需有“張貼或分發號”二字，崗位發放的文件需有分發號。6.5.2 因緊急需求,可在正式發行前制作臨時性文件,先行發放到各使用場所使用，由檔案主管部門加蓋“暫行章”紅色字樣章、并注明其有效期限方可發行。暫行文件于有效期限日到期時自動廢止暫行，并由其持有人交至原保管部門銷毀或加蓋作廢紅色字樣章,原則上暫行文件的使用不得超過兩個月。21、6.5.3 若因文件損壞或遺失,使用部門應填寫文件使用申請表,經分管副總同意后申請換發，分發號同原分發號，受損文件由文管員收回銷毀。品質中心建立文件發放回收記錄。6.5.4 若因部門需要,新增機臺或儀器時,使用部門應填寫文件使用申請表向品質中心管理代表申請補發，分發號同原分發號。6.5.5 新版本文件發放時，舊版本文件應從現場回收，檔案文管員或應注意回收之文件份數是否與以前發放份數一致，徹底杜絕和防止舊版本文件因未及時回收而被相關部門使用。6.5.6 公司管理人員的體系文件在OA辦公系統的文控系統中進行收發管理，任何人不得通過其他途徑下載文控系統中的受控體系文件，張貼現場的指導性的文件原文應蓋22、有藍色受控印章，受控印章為復印的文件為作廢文件,同時追究其復印者責任。6.6 借閱規定6.6.1 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。6.6.2 部門之間的借閱使用應填寫文件使用申請表(附件6），文件借閱登記表（附件8)；綜合管理類檔案文件由企管中心檔案室主管（副）總經理審批，標準體系內文件由品質中心文控處管理代表批準。6.6.3 檔案主要供本企業利用，一般不外借；如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱一般檔案。6.6.4 檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私23、自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。6.6.5 對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。6.6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，填寫文件使用申請表，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。6.6.7 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。624、.6.8 所有文件的使用應符合公司保密要求。6.7 銷毀規定作廢文件章6.7.1 回收之舊版文件，文管員在陪同下應統一粉碎或焚燒。同時,應在原始版本上加蓋紅色“作廢保留”章。6.7.2 檔案文管員應定期整理檔案，對超過保存期或公司領導指定銷毀的文件填寫文件使用申請表（附件6），并經檔案形成部門領導共同鑒定，同時建立文件銷毀記錄表（附件8),按規定銷毀。6.7.3 經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。6.7.4 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售；文件銷毀后，監銷人應在銷毀記錄上簽字。七、 考核與獎罰1.4 企管中心綜合檔案室建立檢查考核制度，明確崗位職責，對優秀的檔案工作人員給予獎勵。 1.5 對違反檔案法并有下列行為之一的，要按照規定給予當事者以通報批評、經濟處罰直至開除，構成犯罪的移交司法部門處理： 損毀、丟失屬于公司所有檔案的； 擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于公司所有檔案的； 涂改、偽造檔案的； 倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給他人的；八、n 本制度由集團企管中心綜合檔案室負責解釋，品質中心協助解釋。n 本制度經總裁辦公會批準之日起正式施行。