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1、乳業公司存貸款及結算合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的及適用范圍1.1 為了規范XX乳業有限公司公司級合同管理，降低公司級合同風險，特制定本程序；1.2 本程序的適用范圍為XX乳業有限公司存貸款及結算合同、外部合作和合資/購并等方面的合同。1.3 本程序由XX乳業有限公司總經理辦公室擬定，其解釋權及修改權歸XX乳業有限公司總經理辦公室；1.4 本程序自2001年 月 日起執行。2 職責2.1 公司級合同管理的總責任人是總經理辦公室主任，負責：制定和修改合同管理制度；檢查公司級合同工作是否遵守合同管2、理制度；保管公司合同章；在合同上蓋合同章并編定合同號碼；建立XX乳業有限公司的合同臺帳并記錄公司合同審批和執行進程；保存一份合同副本歸檔管理，并向集團文秘中心傳遞合同原件和匯報合同管理狀況。2.2 財務部負責根據預算審核該合同并保存一份合同正本；在合同執行中負責根據合同規定核付/核收合同帳款；根據合同執行情況更新合同管理臺帳并及時向文秘中心和總經辦發送；2.3 法律顧問負責從法律角度審核合同是否保護公司利益；2.4 公司部門經理以上（含部門經理）的人員負責在工作中按實際需要提出公司級合同申請，接洽合作者，談判和擬訂相關合同，合同簽定后保障合同的順利履行；2.5 總經理和董事會負責全面審核合同并3、最后決定是否批準合同；2.6 文秘中心負責接收并保存合同正本和合同管理臺帳。3 流程概要3.1 提出申請及擬訂合同3.1.1 合同相關經理根據年度工作計劃向上級主管（總經理或董事會）提出申請；3.1.2 總經理或董事長責成合同相關經理根據需要尋找并確定合作伙伴；3.1.3 相關人員組成項目談判小組與外部合作伙伴接觸、談判，最后共同擬訂合同草樣。3.2 合同審批3.2.1 項目團隊出具談判意見，交財務總監審核。3.2.2 交財務總監根據預算計劃審核該合同，出具審核意見。3.2.3 交法律顧問審核該合同的法律效力，出具審核意見。3.2.4 報總經理，總經理在其權限范圍內審批合同，審批通過的合同可以4、直接正式簽定。3.2.4.1 總經理未通過的合同應發還合同執行部門，同時注明不予通過的原因。3.2.4.2 總經理權限外的合同上報董事會審批。3.3 合同簽定3.3.1 總經理或董事長正式簽定終審通過的合同；3.3.2 總經辦主任加蓋公司合同章。3.4 合同檔案管理3.4.1 合同執行部門制作合同正本一式四份，公司保留兩份。3.4.2 總經辦主任為合同編號并加蓋合同章后，交公司法人代表或經過正式授權的簽約代表簽署。3.4.3 公司法人代表或簽約代表簽署合同。3.4.4 總經辦把生效的正式合同文本制作合同副本兩份，并復制3份合同審批表；總經辦保管一份合同副本和一份合同審批表原件；一份合同副本和合5、同審批表副本交合同執行部門保管。正式合同文本和合同審批表副本各一份分別交公司文秘中心保管和財務部保管。3.4.5 總經辦、 財務部和合同執行部門分別建立各自的合同臺帳。3.4.6 財務部根據合同進展填寫臺帳，每月底發送至總經辦一次。3.4.7 總經辦更新合同管理臺帳，每月底向集團文秘中心發送一次。3.4.8 合同臺帳以電子版形式建立和發送。3.5 合同執行3.5.1 公司級合同項目團隊定期向總經理或董事會書面匯報合同進展；3.5.2 公司財務和法律顧問從專業角度實時關注合同進展，定期向項目團隊負責人提供書面專業意見；3.5.3 付款和發貨程序進入部門級合同管理制度3.53.6 關于合同簽署的授權委托3.6.1 合同必須由公司法人代表或由法人代表正式授權的簽約代表簽署才具備法律效力； 3.6.2 簽約代表必須擁有經過公證的授權書。4 相關程序文件 部門級合同管理制度人事合同管理制度5 附錄 XX乳業有限公司合同管理工作關系表合同審批權限表合同管理臺帳合同審批表