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1、乳業公司部門級合同流程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的及適用范圍1.1 為了規范XX乳業有限公司合同管理，降低合同風險，特制定本程序；1.2 本程序的適用范圍為XX乳業有限公司部門級合同相關工作，但不包括人事聘用合同；1.3 本程序由XX乳業有限公司總經理辦公室擬定，其解釋權及修改權歸XX乳業有限公司總經理辦公室；1.4 本程序自XX年 月 日起執行。2 職責2.1 合同管理的總責任人是總經理辦公室主任，負責：制定和修改合同管理制度；給定合同編號規則；檢查公司所有合同工作是否遵守合同管理制度；保管公2、司合同章；在合同上蓋合同章并編定合同號碼；建立XX乳業有限公司的合同臺帳并記錄公司合同審批和執行進程；保存一份合同副本歸檔管理，并向集團文秘中心傳遞合同正本和匯報合同管理狀況。2.2 相關業務部門經理負責提出合同申請，從使用者角度審批合同。2.3 合同執行部門負責尋找、洽談、擬訂和執行合同。2.4 財務部負責根據預算審核該合同并保存合同正本；在合同執行中負責根據合同規定核付/核收合同帳款；根據合同執行情況更新合同管理臺帳并及時向文秘中心和總經辦發送。2.5 法律顧問負責審批合同的合法性。2.6 相關業務部門上級主管負責在權限范圍內終審該合同。2.7 文秘中心負責接收并保存合同正本和合同管理臺帳3、。3 流程概要3.1 合同擬訂3.1.1 合同使用部門根據工作計劃向合同執行部門提出申請，并提供標的的詳細書面要求。3.1.2 合同執行部門根據業務部門的需要尋找供應商/經銷商/合作伙伴3.1.3 合同執行部門與供應商/經銷商/合作伙伴共同擬訂合同草樣（一般要求同一標的至少有2-3家）3.2 合同審批3.2.1 合同執行部門擬訂合同草樣。3.2.1.1 合同標的物如果為有形產品應在合同草樣中附樣品3.2.1.2 合同標的物如果為無形產品或服務則應在合同草樣中詳細說明產品或服務特質3.2.2 合同執行部門填寫合同審批表，附合同草樣交合同標的物或標的服務使用部門審核。使用部門應詳細考察合同注明的標4、的物價格、交付周期、質量、數量等或考察樣品是否符合要求。3.2.3 使用部門審核后出具審核意見，交還給執行部門修改。3.2.3.1 如果使用部門同意，在合同審批表上簽字認可3.2.3.2 如果使用部門不同意，則同執行部門商討后，由執行部門重新洽談、修訂合同3.2.4 合同執行部門根據使用部門的審核意見與供應商/經銷商/合作伙伴共同修改合同。3.2.5 合同執行部門把按照合同使用部門審核意見修改的合同交財務部審核。財務部確定是否符合預算計劃。3.2.5.1 預算內合同進入3.2.63.2.5.2 預算外合同進入3.2.73.2.6 財務部出具審批后，將合同交公司總經辦，由法律顧問審核。公司法律顧5、問審核該合同的法律效力。3.2.7 合同執行部門將附有財務部和法律顧問審核意見的合同審批表和合同樣本上報上級主管。3.2.7.1 上級主管在其權限范圍內審批合同，將審批通過的合同上報公司總經辦，進入3.3。3.2.7.2 主管未通過的合同應發還合同執行部門，同時注明不予通過的原因。3.2.7.3 主管權限外的合同上報上級主管審批。3.3 合同簽定3.3.1 合同執行部門將各相關部門審批通過的合同及相關部門出具的審核意見一起上報給公司法人代表；3.3.2 公司法人代表正式簽定合同；3.3.3 總經辦主任在公司法人代表簽名的合同上加蓋公司合同章。3.4 合同檔案管理3.4.1 總經辦主任加蓋合同章6、后為合同定義編號。3.4.2 合同執行部門制作合同正本一式四份，公司法人代表簽定合同后，一份交公司文秘中心保管，一份交財務部保管。另外兩份交簽定合同的對方保管。3.4.3 公司法人代表簽定合同后，財務部制作合同副本兩份，一份交總經辦保管，一份交合同執行部門保管。3.4.4 總經辦制作一式兩份合同管理臺帳，存檔保管一份，發送文秘中心一份。3.4.5 總經辦將合同臺帳復印件發送到財務部和合同執行部門各一份，存檔保管備查。 3.4.6 財務部根據合同進展填寫臺帳，定期發送至總經辦。3.4.7 總經辦更新合同管理臺帳。3.5 合同執行3.5.1 付款程序3.5.1.1 合同執行部門填寫付款申請表，報財7、務部審批；3.5.1.2 財務部核對合同副本，參考當時公司財務條件和預算計劃，出具審核意見；3.5.1.3 財務部將付款申請和審核意見報合同執行部門上級主管；3.5.1.4 上級主管在其權限范圍內批準付款申請，將超出權限的付款申請上報上級主管；3.5.1.5 上級主管批準后，將簽署意見的付款申請表報至財務部；3.5.1.6 財務部根據合同規定方式付款；3.5.1.7 財務部取得發票，妥善保存。3.5.2 發貨程序3.5.2.1 合同執行部門填寫發貨申請表，報財務部審批；3.5.2.2 財務部核對合同副本，出具審核意見；3.5.2.3 財務部將發貨申請和審核意見報合同執行部門上級主管；3.5.28、.4 上級主管在其權限范圍內批準發貨申請，將超出權限的發貨申請上報上級主管；3.5.2.5 上級主管批準后，將簽署意見的發貨申請表報至儲運部；3.5.2.6 儲運部根據合同規定方式發貨；3.5.2.7 財務部收到貨款后開具發票。3.6 合同編號規則3.6.1 合同分類為：人事類(H)、采購類(P)、經銷類(S)、金融類(F)和其它類(O)3.6.2 合同編號包括類別編碼，部門編碼，簽定日期和順序碼；四者按順序排列，中間以中劃線連接。3.7 標準合同文本擬訂3.7.1 對于經常發生的標準合同活動應擬訂標準合同文本3.7.2 合同執行者和公司法律顧問共同擬訂標準合同文本3.7.3 標準合同文本應包括合同名稱、合同標的物詳細信息欄、合作者詳細信息欄、交貨或付款方式詳細信息欄、運輸方式、保險等其它相關信息欄等。