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1、公司公章及證照資料保存管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司公章證照管理制度第一章總則一、為加強所有證照原件及其申辦原始資料及其重要文件資料的管理，防止遺失并保證按時年檢，特制訂本制度二、下列證照及資料由專人負責統一保管：1.營業執照、許可證、法人代碼證、批準證書、稅務登記證、貸款證、外匯管理登記證、土地證、房產證、新藥證書、GMP認證證書等證照原件及其申辦原始資料。2.所有資信類文件，如驗資報告、審計報告、評估報告、工商聯合年檢報告等。3.重要文件，如合作項目合同書、投資項目合同書、公司成立合同書、章程、同2、事會任命文件等。4.經董事會或總經理指定要求專管的文件資料。三、公司設機要員1名，全權負責證照及重要文件資料的管理，其職責如下：1.建立證照資料目錄及相應檔案，以便及時查找。2.負責日常管理，保證證照資料的完好無損，防止任何情況下的遺失損失。3.負責有關證照的申辦、變更、年檢、延期等工作。4.嚴格按照公司的有關制度辦理有關借閱、借用、復印等工作。5.嚴格交接轉移手續。四、證照資料的借閱、借用、復印管理辦法：1.公司員工因工作需要必須借閱、借用、復印證照資料時，應先出具書面申請，寫明是由幾擬用證照資料名稱、件數、歸還期限等，經主管副總經理同意并簽字確認后，可到機要員處辦理相應手續，該主管副總經理3、如不在海口，可由其授權的其它負責人辦理審批業務，但辦理時，必須電話請示其同意。2.機要員僅憑主管領導審批的申請書辦理借用、借閱、復印等業務，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理。3.凡借閱、借用證照資料，必須在申請日期內歸還，不能按時歸還的應申請延期，手續與上述1款相同，但最長不得超過1個月。五、違規責任：1.凡因保管不善或借用、借閱手續不齊，導致證照及重要文件資料遺失的，由機要員承擔補辦費及相關責任。2.凡因借用、借閱人過失而造成的證照資料滅失，由借用、借閱人承擔補辦費用及相關責任。3.如因機要員主觀原因造成的證照逾期年檢等行政罰款均由機要員自行承擔。印章管理辦法第一章總則第一條為了切實加4、強印章管理，確保印章的法定性、權威性、效用性和安全性，根據國家印章管理辦法和公司實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法中所指印章是在公司發行或管理的文件、憑證文書等與公司權利義務有關的文件上，因需以公司名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。第二章印章的刻制與更換第三條總公司及其部門印章的刻制、更換，均需統一由總裁辦提出申請，報董事長批準后由總裁辦按照有關規定負責刻制。第四條各下屬公司印章的刻制、更換，由本公司辦公室提出申請，下屬公司總經理審定，報公司總裁批準。第五條印章的形體和規格，按國家有關規定執行。第六條新舊印章的更換時，應將舊印章交還總裁辦后，方可領取新印章。第三章印章的頒發、啟用5、第七條印章的頒發，必須正式行文通知。第八條頒發印章時，嚴格履行登記和簽收等手續，并密封包裝，保證安全。領印單位派二人持有本單位負責人簽名的證明領取印章。接到頒發的正式印章，應立即向公司總裁辦報告，一遍確認印章安全發到。第九條新印章要做好戳記，并留樣保存，以便備查。第十條印章已用應按印章制發權限發布啟用通知，啟用通知上應附印模樣式，注明啟用日期、發放單位和使用范圍。第十一條啟用印模應用藍色印油，以示首次使用。第四章印章的保管和交換第十二條集團各類印章必須有專人保管。董事會、集團的正式印章、專用印章、鋼印、手章應指定總裁辦公室主任保管；各部門印章由各部門負責人保管；各子公司印章由子公司辦公室保管；6、各子公司業務印章由各業務部門保管。（一）保管人員必須嚴格執行保管印章、使用印章的制度和紀律。印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發機關、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。（二）印章保管必須安全可靠，須加鎖保存。特制印章要放在保險柜。（三）保管人員對所保管的印章，應經常檢查，及時清潔，細心保護。（四）若發現所保管的印章有異常情況或丟失，應保護現場，及時報告領導和有關部門，查明情況，及時處理。必要時應報告公安機關協查。（五）未經批準，嚴禁攜帶印章外出使用。第十三條印章移交須辦理手續，簽署移交手證明，注明移交人、接交人、監交人、移交時間、圖樣等信息。第五章印章的使用第十四條7、印章的使用范圍：（一）凡屬以集團名義對外發文、開具介紹信、報送報表等一律使用集團公司章，加蓋集團法人章；（二）凡屬集團內部行文、通知，使用集團內部印章；（三）凡屬以下屬公司名義外發文、開具介紹信、報送報表等一律使用下屬公司章，加蓋下屬公司法人章；（四）凡屬部門業務范圍內加蓋部門印章；（五）凡屬合同類的用合同專用章；（六）凡屬財務會計業務的用財務專用章。第十五條使用公司各級印章，一律實行審批制度，必須填寫用印申請單，并按下列權限辦理審批手續。（一）公司級印章的使用，由用印部門領導簽字申請，交總裁辦，經總裁或分管副總裁簽字后方可用印；法律文件、經濟合同、對外擔保、數額較大的業務活動及重大事項必須經8、總裁或總裁指定（委托）專人簽字后方可用印。（二）部門或子公司印章的使用，須經部門負責人或子公司總經理簽字同意方可使用。第十六條批準人和蓋印人對所蓋印章的文書內容必須認真審閱，公文蓋章時必須檢查原稿是否經總裁或副總裁簽發。對一些必須要經辦人親手蓋章的材料，必須有領導明確批示，并登記清楚。第十七條使用印章，一律實行登記制度。（一）用印時除有留底的表格、文件、介紹信的協議等，均應詳細登記用印時間、編號、用印單位、內容、用印數、申請人、批準人等，（二）代章/因工作急需而又無合適印章，可以采用借章辦法，借章要在落款處加注“借印”、“代”字樣。（三）使用印章時。保管人應對蓋印的文書內容、手續、格式把關檢查，發現問題及時請示領導，妥善解決。（四）使用印章時，必須保證位置恰當、字跡端正、圖形清晰。（五）嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印，印章保管人長期外出時須將印章妥善移交，以免貽誤工作。第六章印章的停用第十八條有下列情況之一，印章須停用:（一）機構變動或機構名稱改變；（二）上級部門通知改變印章圖樣；（三）印章使用損壞；（四）印章遺失或被竊，聲明作廢。第十九條印章停用要提出處理辦法，并報經領導批準，及時將停用印章送制發機關封存或銷毀，建立印章上交、清退、存檔、銷毀的登記檔案。第七章附則第二十條本規定由行政事務部負責解釋。第二十一條本規定自下發之日起執行，在此之前有關印章辦法同時作廢。