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1、地產開發公司行文流程及管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX地產公司行文流程及管理制度為規范公司各種文件的起草、簽發和管理流程，做到政令暢通，令行禁止，正確指導公司的各項工作，特制定本規定。一、行文管理主要內容：外部函、電、來文，本公司內部下發的各種文件、資料、收發的各種傳真及郵遞快件等。 1、內部發文管理公司內部發文分為一般事務性文件、公司各項規章制度和公務文書。一般事務性文件包括：通知、說明、各種統計表格等；公司各項規章制度是公司在管理中的各項規定、辦法、措施等；公務文書包括：請示、報告、指示、布告、公告2、通告、批復、通知、通報、決議、函、會議紀要等；公司下發的公文由總經辦統籌管理，各部門、下屬一律不得自行向上、向下發送公文。公文字號由總經辦統一編制。涉及公司各項規章制度以及對外宣傳、聯絡的文字材料，由總經辦以公司名義發文。2、外部文件的管理外部文件為公司以外來文，包括信函、公文、傳真等。3、公司文件的種類及范圍 （1）、公司的文件種類主要有：公告、通知、通報、制度。（2）、各類公司文件使用范圍：（3）、 公告：主要運用于公司的各類人事變動，如：任命、崗位變動等。（4）、通知：適用于發布臨時事件和措施；傳達公司高層有關指示；要求下級部門辦理或者需要知曉的事項等，例如：放假通知等。 （5）、通報3、：適用于公司采取重大或強制性措施、或人事嘉獎與懲罰，例如：撤銷各辦事處或部門內部不適當的決定或規定；對做出突出貢獻優秀員工的獎勵或對于嚴重違反公司規章制度員工的處罰等。 （6）、制度：主要運用于公司各項政策的實施細則及各項工作流程的解 釋、補充和完善。4、公司文件處理的定義及原則（1）、公司文件處理指公司文件的編號、下發、宣貫、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。（2）、公司文件處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全、規范。公司文件由總經辦統一收發、傳遞、立卷、歸檔和銷毀。 （3）、公司各類發文在有效期內均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是4、指正在執行的指導和安排公司工作的文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公司文件，是防止各部門出現執行無效文件的主要措施。（4）、對于公司以郵件形式下發的文件，以當次接收到的文件為有效執行文件，收件人不得轉發，因轉發造成的郵件執行錯誤問題，由執行人負責。（5）、對于公司以文本打印的形式下發的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內，簽收人不得復印，如因復印導致的執行非受控有效文件，造成的問題由執行人負責。5、公司公文的分類及操作（1）、公司文件按機密程度，可分為：絕秘、秘密、一般；（2）、公司文件按緊急程度，可分為：特急、緊急、一般；（3）、公司文件按內容分類，可分為：公告、通知、通報、制度。5、（4）、公司文件的機密等級劃分的規定與操作根據文件涉及的業務秘密程度劃分為“絕密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因為也同時是業務文件、所以不允許無限制地向公司外部宣傳。公司使用文件的機密等級的具體劃分：a) 公司使用文件中，大部分屬于“秘密”及“一般”。b) 對于公司絕密及秘密文件，還應當標明份數序號。c) 公司文件是否設定為絕秘或秘密文件由擬稿部門和總經辦根據文件內容共同確認。d) 文件的秘密等級不是按所示的文件種類進行劃分的，而按其內容來判斷。下述為一般分類規則：e) 公司經營計劃、發展規劃、開發項目資料等屬于“絕密”文件。f) 技術文件、質量文件、商務文件、項目清單、業績考核標6、準、傭金計算標準、產品價格、公司經營管理政策以及相應的培訓課件等屬于“秘密”。g) 管理制度、業務通知、臨時銷售政策、工作標準、培訓關于工作流程方面的資料等通常屬于“一般”文件。但其內容若與公司的經營管理有聯系、含有特殊技術信息及管理思想等時，屬于“秘密”。（5）、對文件的處理權限的規定：秘密等級水印標記發送方式發關范圍復制簽收收回絕密要文本郵寄部門級以上不允許需要需要秘密要文本郵寄部門級不允許需要需要一般不要郵件按工作要求按工作要求不需要不需要a) 對于被列為公司“絕密”類文件，下發對像為部門級以上人員，及相關關鍵責任工作人員。其它需了解相關內容方能開展工作的人員，需在總經辦的主導下對于工作7、相關內容予以學習了解。b) 對于被列為公司“秘密”類文件，下發對像為部門級人員及部門文件管理員，其它人員需在部門經理或培訓人員的主導下對于工作相關的內容予以學習了解。（6）、公司緊急文件的規定與操作 緊急程度發放方式接收時間發放時限特急水印文本當天17：00分（含）前當日下發當天17：00分（不含）后次日下發郵件當天17：30分（含）前當日下發緊急水印文本當天16：00分（含）前當日下發當天16：00分（不含）后次日下發郵件當天17：00分（含）前當日下發一般水印文本當天15：00分（含）前當日下發當天15：00分（不含）后次日下發郵件當天16：00分（不含）前當日下發 （7）、公司文件的編號8、規則 文件編號模版如下：公司的文件文種代號為XXXX（XX）字【XXXX】第XX號-流水號：XXXX -XXX 文件編號發文部門內容分類發文年份文件年份及流水號（8）、發文部門：按公司文件分類標準編制，發文部門按擬文部門，即若管理總部擬訂“管理”；（9）、內容分類：按照文件內容的歸屬種類，即通知、公告、制度等。（10）、文件編號：按發文部門編號，即XX管理總部第一次發文，即編號為“01”；若管理總部第二次發文“02”等。（11）、文件年份及流水號：即按當年發文的第X次發文編號，不分發文 部門，依次編號。（11）、聯合發文 聯合發文的定義是指：下發文件涉及到兩個或兩個以上的部門，需跨部門聯合確定9、內容方可執行的文件。如總經辦發文，但文件相關內容涉及到“財務部”或其它部門的配合支持方能執行，視為聯合發文。需要聯合發文的部門，需由擬文部門確認文件內容，交由擬聯合部門審核確認后，逐級審批到董事長后方可發文，否則不得發文。（11）、文件下發公司所有文件的下發，不分機密等級及緊急程度，均需填寫發文申請審核表附件一并逐級審批同意后，方可發文。秘密等級審批權限絕秘秘密一般通報、通知、公告-制度部門初審 聯合部門審議（只針對需聯合下發的文件） 上級主管復審/決審 總經理決審 新文件的下發如涉及到原有文件的作廢，應在新文件下發后立即廢止，且廢止的舊文件須按廢止的相關程序予以保管或銷毀。 涉及相關制度及政10、策的文件，如需培訓，須在培訓課件制作完成并經過總經辦培訓組審核通過后方可下發文件。二、收、發文處理程序與要求1、發文處理程序一般事務性文件的發文，應事先向相關領導提出口頭申請。公文及各種規章制度的發文，應事先向總經理提出口頭申請。各類文件擬稿承辦部門：. 公司總部對外文件由總經辦負責擬稿；. 各下屬公司對外文件由下屬公司負責擬稿；. 各部門（含下屬公司）間的往來文件由本部門負責人擬稿；. 職能部門各種一般事務性文件，由發文部門擬稿。. 公司各項規章制度由相關管理部門負責擬稿。各類文書擬稿要求觀點明確、陳述清楚、條理清晰，標點符號使用正確。規章制度類要符合國家相關的政策、法律，符合公司的實際情況11、。各項規定要明確具體、切實可行。要做到觀點明確，文字精練，條理清楚、層次分明，標點符號正確，篇幅力求簡短。人、地、物名、引文及時間要具體準確等。章節的排序為第一層“一”，第二層“（一）”，第三層“1”，第四層“”。文稿擬就后，擬搞人應填擬稿審核表辦理審核手續。各類文件擬稿后進行審核簽發，首先送總經辦初審。經總經辦審查修改后的文稿，送公司主管領導核稿。以總公司名義對外文件由分管領導核稿下級公司對外文件由下級公司總經理核稿；公司各部門（含下屬公司）間的往來文件由分管領導核稿；公司各種一般事務性文件，由下發部門負責人核稿；公司各種規章制度由各部門負責人、總經辦、總經理會審。其次進行會簽、發送。文稿審12、核會簽后，按批準權限的規定分別呈送相關領導審定批準簽發。公司行政公文、規章制度，在分管領導、總經理署意見后，由董事長簽發；公司一般事務性文件由分管領導簽發，重要文件由總經理以上領導簽發。經各位領導審閱簽發的文件承辦部門將發文原稿（含擬稿審核表）送總經辦存檔，并由總經辦負責打印、校對、登記并下發至相關部門。行政公文、規章制度簽發后，承辦部門將發文原稿（含擬稿審核表）送總經辦存檔，并由總經辦負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發。發文日期以領導簽發日期為準。發文編號由總經辦收發文管理員按年份依流水號碼一文一號編列。2、收文的處理收文一般為公司的外部來寄送的信函、電郵、快遞、單據、通知、傳真、報刊資料等，13、文。公司外部來文，有指名收件人的為部門的由總經辦收發員負責登記、簽收、直接交給收件人。如系公文，統一由收發員處理。為避免文件積壓誤事，應在收文當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。公司內部文件的收文，以部門或下屬公司為單位，指定專人負責收文工作。公司內部文件收文處理程序：登記、填寫部門收文閱辦單部門或下屬公司負責人批示、傳閱、歸檔。凡是收到公司內部的單據（包括：發票、帳簿、憑證、報表、稅票等）收文員應做好詳細記錄根據文件規定的傳閱范圍或領導指示，由接收人簽字接收后為辦結。傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向14、外泄露內容。經辦人如未能如期按要求辦妥交辦事宜，應于處理期限屆滿前，請示相關領導同意后，以口頭方式通知公司或部門收文員更改處理期限以保證文件的及時傳閱。公司外來文件和內部文的收文編號，由總經辦收發員和部門收文員按年份依流水號一文一號編制。三、關于收、發傳真及快件的管理1、發傳真時必須標明傳真內容、收發單位、發件單位、收件人、發件人、傳真電話、傳真頁數、傳真日期、接收人的電話等事項，發送傳真后須確認傳真是否收到。2、收傳真時不得隨意丟棄、扣壓拖延傳真內容，有接收人及時送達收件人并核實傳真頁數、收件單位、發件單位、發件人、收件人等事項。3、總部發送、接收快件及掛號信一律在總經辦登記，由總經辦通知收15、件人簽收，凡收到的快件要當面打開，由總經辦登記郵件資料明細方可交給收件人。收件人收到后務必將需轉交他人資料及時交與應收人。 4、公司內部各下屬公司傳給總部和各下屬公司之間的收、發快件雙方必須記錄所郵寄資料明細，由直接收發人記錄，以便查詢。5、流程圖如下： 發文管理流程發文部門相關領導批準口頭提出發文申請 同意發文發文部門形成擬稿審核表擬稿總經辦初審總部對外文件：主管經理核稿；分公司對外文件：分公司經理核稿；公司各部門往來文件：主管經理核稿；一般事務性文件：下發部門負責人核稿；規章制度：各部門負責人、總經理、董事長會審相關領導審核公文、規章制度：董事長簽發；一般事務性文件：1、業務類-主管經理簽16、發； 2、管理類-主管經理簽發；簽發校對、（蓋章、裝訂）登記總經辦填寫發文登記表總經辦一般事務性文件：網站公布，如需打印再印出下發公文、規章制度：印出下發發文總經辦文件原稿、擬稿審核表存檔公司外部來文處理流程外部來文總經辦收發員收件原稿、收文閱辦單、（承辦通知單、文件受理催辦單）存檔文件受理催辦單總經辦收發員承辦通知單稽催總經辦收發員傳閱或辦理主管經理批辦收文閱辦單公文總經辦擬辦意見公司文件員工個人文件公司或個人收文登記表來文登記、簽收、拆封總經辦 總經辦收發員：可由總經辦秘書兼任公司內部發文處理流程內部發文 登記填寫收文登記單部門或下屬公司收文員填寫部門收文閱辦單元批示部門或下屬 公司負責人17、傳閱或辦理收文原稿、部門收文閱辦單部門或分公司收文員歸檔四、文件的宣貫（一）、公司所有下發的規章制度、通知及公告等，如文件的內容需向公司全體員工傳達，均需在公司公告欄張貼（各辦事處需在辦事處公告欄張貼）。（二）、對于公司制度類文件，涉及到與工作相關的流程操作與執行的，須由發文部門聯合人事行政部培訓組，在受文范圍內組織培訓，并針對特定人員予以考核。具體培訓方式以人事行政部培訓組要求為準。（三）、對于公司除制度以外的通知公告等類型文件由各部門經理負責在部門內部宣貫。（四）、文件張貼的時間限制a) 公告：需公司內部張貼1周；b) 通知：通常需公司內部張貼一周，具體視當次下發文件的要求。c) 通報：通18、常需公司內部張貼兩周，具體視當次下發文件的要求。d) 制度：通常需公司內部張貼一周，具體視當次下發文件的要求；以水印文本方式下發的文件，不得在公司內部張貼，但受文人需在部門內部按文件下發要求的范圍內組織宣貫。五、文件的保管與存檔（一）、文件的保管分為：有效期內文件的保管與過期文件的保管。（二）、對于有效期內的文件，須按“發文部門機密程度-文件編號”進行有序存檔管理。如總部發文，文件編號為：XX總部【制度】字【2014】第01號文件，機密程度為：秘密，應分放在管理總部機密類文件中，按編號有序排列。（三）、公司文件在下發后兩周內需進行存檔管理（四）、總經辦需建立公司在用文件的電子目錄公司在用文件目19、錄表每月15日及月底（遇節假日順延）將公司在用文件的電子目錄進行更新。（五）、文件的借閱1、公司所有已存檔文件，只能予以查看，不得帶出、復制或拷背。2、公司文件的借閱，可以整個文件借閱，或借閱文件的某一部分內容。借閱的要求或內容需要在公司文件調閱單中明確說明，文件管理員視借閱內容予以發放文件。3、公司文件的借閱，原則上均需當天返回。4、公司所有文件借閱，均需辦理借閱手續（1）、對于部門內部文件的查閱，需經過部門經理的同意后，進行查看。（2）、對于公司跨部門文件的查看，需由部門主管填寫公司文件調閱單明確說明借閱理由及工作需要，并按流程審核后予以查看： 對于秘密等級為“一般”的文件需經過直屬主管的20、批準后交總經辦 同意后進行查看； 對于秘密等級為“秘密”或“絕密”類文件，必須逐級審批至總經 理后至總經辦進行查看。 公司文件的調閱原則上不得一次調閱多個文件，對于一次借閱兩個 或以上的文件，必須附件明確說明原因，否則不予批準。5、文件的廢止及銷毀 文件的廢止是指：新文件的發布涉及到原有文件的作廢；或是由于公司的經營模式或組織架構變動，相關政策及文件已無實際可執行價值和依據，而涉及到的相關文件的作廢；或是公司出臺的具有實效性的文件，而已過其時效期而自動廢止。 文件的銷毀是指：對于已作廢或廢止的文件，在一定存放期后，由人事行政部對其進行銷毀處理。 對于機秘等級為“一般”的文件由各部門在新文件下發21、后自主銷毀，對于機秘等級為“秘密”或“絕秘”的文件，在文件廢止后必須退還至總經辦。由總經辦統一對其銷毀。6、相關處罰規定 各部門必須按公司在用文件目錄，對于下發至本部門的文件進行存檔保管，文件柜必須加鎖，由部門文件管理員統一保管。公司會定期對各部門文件的宣導情況及存檔情況進行檢查。在檢查過程中發現未按公司規定執行的，將作一定處罰： 對于公司“秘密”及“絕密”文件在簽收后保管不當，泄密或丟失的：機密程度為“秘密”的文件，對于直接責任人，即文件的保管者處以100元/次/份的罰款；部門經理負連帶責任，同處以100元/次/份的罰款。機密程度為“絕密”的文件，對一直接責任人，即文件的保管者處以200元/22、次/份的罰款；部門經理負連帶責任，同處以200元/次/份的罰款。對于公司文件下發后，部門內部未按要求進行宣貫，在相關工作的執行中出現問題的，將對部門負責人處以50元/次的罰款。六、公司文件格式與行文標準（1）、公司文件格式a) 公司文件一般由文件編號、標題、機秘等級、受文部門、正文、附件說明、成文日期、發文部門等部分組成。b) 公司文件標題應當準確簡要地概括公司文件主要內容并標明公司文件種類。c) 主送部門指公司文件的主要受文部門，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。制度類文件必須注明主送部門，并將主送部門置于標題之下、正文之上，居中排列。有些不便于在首頁列出受文部門的公司文件，如公告、通知、通23、報等文件，受文部門可以不在公司文件中體現，但需在發文申請審核表中明確。受文部門一律用全稱或規范的簡稱。d) 公司文件如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。e) 公司文件成文日期以總經理簽發批準日期為準。（2）、行文標準七、相關附件1、附件一：發文申請審核表2、附件二：公司文件發文簽收表及其相關表格3、附件三：公司文件調閱單4、附件四：公司文件書寫格式（通知、公告、通報）5、附件五：公司文件書寫格式（制度）附件一：擬稿審核表文件名稱文件類別公文 規章制度 一般事務性文件公文字號密級印數主送機關抄送機關核稿簽發規章制度打印份數核稿簽發一般事務性文件是否需要打印 是 否打印份數核24、稿簽發擬稿人打印人校對人備注附件二、發文登記簽收表序號發文編號發文日期發文種類發文內容摘要簽收人備注公司收文閱辦表發文部門文件編號 字第 號文件標題收文編號份數擬辦意見：領導批示：處理結果：傳閱者簽字：年 月 日 年 月 日年 月 日年 月 日_部門收文閱辦單 發文部門文件編號 字第 號 文件標題收文編號份數領導批示：傳閱者簽字：處理結果： 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 收文登記單序號收文編號收文日期發文單位發文字號附件及摘要承辦通知單 承辦部門收文閱辦單號承辦日期完成期限承辦負責人承辦事項：辦理結果：備注：文件受理催辦單催辦部門催辦日期催辦事項：受理事項完成最終期限辦理結果25、：未辦理原因：附件三：公司文件調閱單文件調閱單文件名稱文號 調閱事由 借出時間 歸還日期 調閱人 批準人 備注 aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaassaaassaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa、 使用流程：調閱填寫 領導批準 調閱 歸還。、 填寫要點：（）借出時間，為實際調閱時間；（）歸還日期，為調閱人預計歸還日期，填寫請與行政主管協商；（）備注，可填寫實際歸還日期或填“已還”。、 本單裝訂成冊使用。 附件四：公司文件書寫格式一、office Word寫作26、規范公司所有文檔應統一使用Word2003排版，若使用word2007版軟件的，請務必保存為word97-2003版。頁面應當設置如下：紙型為A4，頁邊距規格為：Word默認值。文檔內容的排版格式如下（除特別情況外，中文全部用宋體，英文字體用Times New Roman）。（一）標題3號宋體加粗，居中，上下各空1行。文件名需使用全稱，如“蒙城XX地產公司管理細則”等，不能簡寫為“管理細則”。第一、二層標題應加粗。（二）正文1、正文用小四號宋體，行距為固定值18-20磅，首行按國家漢語規范須縮進2個字符。2、正文中層次不宜過多，順序編號格式統一為：一，（一），1，（1），；二，（二），2,（227、），；。每層次的標題由詞組或短語組成，要簡短明確，題末不帶標點。同一層次標題在語法結構上應盡量對等。注意要易于區分層次的高低。在編輯文件時，需取消自動套用格式；順序編號不能采用軟件自動編號方式，必須手動輸入。3、word正文中插圖表（1）要先見文, 后見表, 即先在文中提到表, 再在其后見表。正文中的插圖表應與文字緊密結合，文圖相符。（2）每一個表都要有表序和表題，表序和表題位于表的正上方。全文插圖表統一編序，表序寫在表題左方，空一格接寫表題，表題要簡短明確，題末不帶標點。表題字體采用5號宋體加粗，表內文字采用5號，如排不下則使用6號字或更小字體。（3）表格的繪制應遵循簡潔、整齊的原則，避免使28、用復雜的格式。表格邊框不應超出文檔頁面邊界，每張表格應盡量排在同一頁面。（三）標點符號文檔中的標點符號應按照漢語規范正確使用標點符號，禁止使用 “; .” 等英文輸入法狀態下的符號。其中，順序編號后應使用頓號，不得使用“.”，但帶小括號和圓圈的序號不使用標點符號。（四）文檔署名發文署名應使用全稱，如為物業公司，需使用全稱“蒙城助友物業管理有限公司”；如是各部門文，使用“蒙城XX地產公司總經辦”等全稱，日期為發文當天，其格式為：201x年xx月xx日。文檔署名應居正文末段的右下方，日期在發文單位的正下方。二、office excel寫作規范（一）排放方式：所有“相同事件”都儲存到同一個工作表中建29、議在一個xls文件里，采用多sheet的方式，盡量將同一類表格排放在同一文件內，sheet1，sheet2sheetN等名字可按照需要進行修改；（二）文字格式文字大小按照清晰明了的原則自行選擇，同一sheet內文字大小盡量相同，字體統一用宋體。三、office powerpoint寫作規范（一）文字格式與排版排版遵循“清晰，簡潔，明了”原則，內容為演講者提綱和重要精練內容，需簡明扼要，切忌花哨復雜。字體均使用黑體加粗，標題類字體大小為36號，正文字體大小為26號。（二）動畫設置規范允許簡單動畫效果，但切忌自定義復雜組合動畫，避免冗繁。（三）插入內容其插入圖、表須保持可編輯模式。注：文檔應確保表意準確，語句通順無歧義，請嚴格按照上訴規范要求對文檔等進行修改和校對。