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1、文件收發(fā)登記臺(tái)賬管理制度為充分發(fā)揮公文的效用，保證公文上傳下達(dá)、及時(shí)準(zhǔn)確、避免文件丟失，特制定本制度。本制度中需要做好登記的包括以下方面公司來(lái)文、來(lái)函、來(lái)電、信息、簡(jiǎn)報(bào)、出席會(huì)議帶回的文件以及公司的請(qǐng)示、匯報(bào)、通知（以下統(tǒng)稱(chēng)“文件”）等公文，均由辦公室機(jī)要文書(shū)負(fù)責(zé)登記和保管。臺(tái)賬就是單位各類(lèi)文件詳細(xì)資料的一個(gè)登記表，以方便管理及查閱本單位文件情況。建立文件管理臺(tái)帳建立各類(lèi)臺(tái)帳、妥善分類(lèi)保管、全面詳盡分析是文件管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。隨著企業(yè)組織結(jié)構(gòu)不同、規(guī)模不同，臺(tái)帳的種類(lèi)要求、類(lèi)目粗細(xì)等都存在比較大的差異。臺(tái)帳種類(lèi)的確定與記錄必須堅(jiān)持簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、及時(shí)和穩(wěn)定的原則。一、 收發(fā)文件登記臺(tái)賬分以下幾類(lèi)2、：詳見(jiàn)樹(shù)脂圖收發(fā)文登記臺(tái)賬 員工獎(jiǎng)懲登記臺(tái) 賬（附表8）快遞郵寄登記臺(tái) 賬（附表6）新入職員工辦公用品申領(lǐng)（包含固定資產(chǎn)及消耗品）登記臺(tái)賬（附表5）員工培訓(xùn)登記臺(tái) 賬（附表7）社會(huì)保險(xiǎn)及醫(yī)療期登記臺(tái)帳（附表4）員工勞動(dòng)合同登記臺(tái) 賬（附表3）員工入職登記臺(tái)賬（附表2）文件報(bào)送簽收登記臺(tái) 賬（附表9）文件借閱登記臺(tái) 賬（附表1）二、適用范圍適用于公司各部門(mén)三、 定義臺(tái)賬原是指擺放在臺(tái)上供人翻閱的賬簿，故名臺(tái)賬。久而久之，這個(gè)名詞就固定下來(lái)，實(shí)際上就是流水賬。四、收文1、文件登記。收到文件和信件要及時(shí)啟封，并按密文和一般文件管理規(guī)定，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、登記。2、文件傳閱。文件登記后，及時(shí)按規(guī)定程序呈3、送領(lǐng)導(dǎo)審批，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，進(jìn)行傳閱。凡是急件、會(huì)議通知或時(shí)間性較強(qiáng)的文件，必須隨收隨送，盡快送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)；其他文件亦要抓緊傳閱，一般不超過(guò)一星期傳閱完成；要做到急文急辦、特文特辦、密級(jí)文件專(zhuān)送專(zhuān)管、緊急文件不壓誤、常規(guī)文件辦理不拖拉。3、公司各部門(mén)要安排專(zhuān)人管理文件收發(fā)工作，按照上述規(guī)定認(rèn)證登記并按文件批示要求及時(shí)送交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員傳閱，部門(mén)傳閱完畢后，要及時(shí)返還公司機(jī)要文書(shū)室。4、密級(jí)文件、資料，必須根據(jù)批示傳閱范圍由公司機(jī)要文書(shū)專(zhuān)人傳送；密級(jí)文件要在當(dāng)天內(nèi)閱讀，下班前交回公司機(jī)要文書(shū)保管，以確保文件的安全。五、發(fā)文1、認(rèn)真做好登記和編號(hào)工作，按照發(fā)文規(guī)定和要求，編訂文號(hào)，并審查4、審批程序是否完備。2、按規(guī)定，為公司制發(fā)的文件蓋章，并保留公文底稿和一份文件存檔。六、規(guī)范文件管理1、認(rèn)真做好文件的防火、防盜、防竊、防蟲(chóng)、防潮等防護(hù)工作；一切密級(jí)文件和資料應(yīng)存放在指定的保密柜。2、定期檢查清理文件。公文閱辦完畢后，各部門(mén)應(yīng)主動(dòng)、及時(shí)退還，不得自行存放，如工作需要可保留非密級(jí)文件復(fù)印件以備查；文書(shū)對(duì)逾期未退還文件要及時(shí)追回；按保密部門(mén)規(guī)定和要求定期清退秘密文件；做到及時(shí)傳閱，保證文件無(wú)積壓、無(wú)遺漏、無(wú)差錯(cuò)、無(wú)遺失。3、公司印發(fā)剩余的文件材料，以及沒(méi)有保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的重要資料，各部門(mén)要統(tǒng)一送到公司機(jī)要文書(shū)室，由機(jī)要主管按規(guī)定到保密部門(mén)規(guī)定的地點(diǎn)銷(xiāo)毀，確保公司秘密。4、做好文件5、的立卷歸檔工作。年度終了，文書(shū)要將收發(fā)文件收集整理后，及時(shí)保管歸檔，對(duì)需要立卷的公文按規(guī)定時(shí)間和要求立卷，并及時(shí)歸檔。七、如何建立臺(tái)賬1、做好臺(tái)賬的基本要求。首先企業(yè)負(fù)責(zé)人要真正從思想上重視，建立臺(tái)賬看上去很簡(jiǎn)單，真正想做好也很不容易，需要投入一定的人力和物力。其次，負(fù)責(zé)臺(tái)賬的工作人員要有恒心和毅力，堅(jiān)持注重點(diǎn)滴積累，積少成多，保證臺(tái)賬內(nèi)容的充實(shí)。再次，安全管理人員要經(jīng)常性地深入到一線(xiàn)，對(duì)安全信息要及時(shí)收集整理，不能拖延。對(duì)排查出的隱患，不論大小都要重視，都要及時(shí)處理和登記。 2、做好臺(tái)賬的基本原則。首先是真實(shí)，對(duì)臺(tái)賬中收集的信息、數(shù)據(jù)必須是真實(shí)的，如果做假，那么就失去了建立臺(tái)賬的意義了。其次6、是及時(shí)，堅(jiān)持按時(shí)記錄安全生產(chǎn)相關(guān)的數(shù)據(jù)、措施，時(shí)間要準(zhǔn)確，尤其是一些化工生產(chǎn)企業(yè)在時(shí)間的要求上一定要嚴(yán)格。再次是規(guī)范，臺(tái)賬資料的記載要規(guī)范和分類(lèi)，該記載什么內(nèi)容的就記載什么內(nèi)容，而不能亂記，否則既不便于查找，也不利于歸納和總結(jié)。八、做好臺(tái)賬的作用 1、在臺(tái)賬資料的記錄、整理和積累過(guò)程中起到自我督促、強(qiáng)化安全生產(chǎn)管理的作用。 2、是企業(yè)規(guī)范管理上檔次，提高企業(yè)管理水平的需要。 3、對(duì)單位和安全管理人員起到了自我保護(hù)的作用。九、臺(tái)賬單的內(nèi)容 1、安全責(zé)任書(shū)（與主管單位及內(nèi)部各班組簽訂的安全生產(chǎn)目標(biāo)管理責(zé)任書(shū)、合同）；2、安全生產(chǎn)機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件（領(lǐng)導(dǎo)小組、安全組織等）；3、安全生產(chǎn)管理制度（安全生產(chǎn)7、責(zé)任制、安全技術(shù)措施計(jì)劃、安全生產(chǎn)教育、安全生產(chǎn)定期檢查、傷亡事故的調(diào)查和處理制度）。企業(yè)注冊(cè)安全主任、安全員、班組長(zhǎng)等崗位職責(zé)；4、上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)管理部門(mén)制訂和下發(fā)的制度性文件、通知、通報(bào)等；5、安全宣傳教育培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、活動(dòng)資料6、安全生產(chǎn)檢查資料；7、安全會(huì)議記錄；8、花名冊(cè)：全員花名冊(cè)，特種作業(yè)人員花名冊(cè)；9、新工人（含民工和臨時(shí)工）三級(jí)教育；10、機(jī)械、電氣等設(shè)備管理資料；11、安全技術(shù)交底資料；12、爆破物品管理臺(tái)賬；13、事故應(yīng)急預(yù)案、事故記錄和報(bào)告資料，安全事故調(diào)查處理材料；14、安全設(shè)施和勞保用品購(gòu)買(mǎi)、發(fā)放登記臺(tái)賬。附表1：附件2：入 職 登 記 表編號(hào)： 部門(mén)： 崗位： 入8、職時(shí)間：姓 名性 別出生年月相 片婚姻狀況民 族籍 貫學(xué) 歷畢業(yè)院校專(zhuān) 業(yè)身份證號(hào)碼戶(hù)籍所在地省 市 區(qū)/縣聯(lián)系電話(huà)家庭住址電子郵箱學(xué)歷情況起止時(shí)間院校名稱(chēng)主修專(zhuān)業(yè)證明資料工作經(jīng)歷起止時(shí)間單位名稱(chēng)職 位單位聯(lián)系人家庭成員姓 名關(guān) 系工作單位職 業(yè)聯(lián)系電話(huà)緊急聯(lián)絡(luò)人姓 名關(guān) 系工作單位職 業(yè)聯(lián)系電話(huà)附件3：附件4：附件5：廣東新生環(huán)?？萍脊煞萦邢薰拘聠T工入職申領(lǐng)登記申領(lǐng)人姓名： 申領(lǐng)日期： 發(fā)放人： 基本辦公用品發(fā)放情況（已發(fā)放的辦公用品在項(xiàng)目名稱(chēng)后面打“”）1、水筆兩支 （ ） 2、筆筒一個(gè) （ ）3、桌面文件夾一個(gè) （ ） 4、計(jì)算器一個(gè) （ ） 5、訂書(shū)機(jī)一個(gè) （ ） 6、訂書(shū)釘一盒 （ ） 7、軟皮本一本 （ ） 8、便箋紙一本 （ ） 9、電腦一套（包括顯示器、主機(jī)、鼠標(biāo)、鍵盤(pán)） （ ） 10、工牌及考勤卡 （ ）員工手冊(cè)（員工手冊(cè)務(wù)必妥善保管） （ ）備注： 。注：以上帶有下劃線(xiàn)的辦公用品請(qǐng)妥善保管，離職時(shí)統(tǒng)一交還公司。如有損壞或遺失，一律照價(jià)賠償。 申領(lǐng)人簽字： 附件6：附件7：附件8：附件9：