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1、貴陽聯合英華節能科技有限公司財務報銷制度文件編號：LHYH-MI-11-01制定部門：財務部制定日期：2017-11-01版本/版次：A/2 頁 數：15頁(不包含封面) （受控印章）修訂履歷記錄修訂日期DCN.NO修正內容概要頁次版次2017.11.01LHYH-MI-11-01第一次修訂15A/2擬定審核批準1 目的為完善財務管理，嚴格執行財務制度，結合公司的具體實際，特制定本報銷制度。2 范圍 2.1 適用于公司全體人員。2.2 本制度中費用指所有銷售費用及行政管理費用。有做出預算的費用明細優先采用，在填寫報銷單時先填寫預算費用明細再寫具體報銷事由、用途，具體包括：工資、業務提成（績效獎2、勵）、福利費、辦公費、差旅費、通訊費+網費、快遞費、業務招待費、運輸費、關務費、參展費、廣告費、投標費、售后服務費、傭金、應收款保費、財產保險費、營銷網站費、客訴費用、市外項目前期費、樣品費、測試認證費、知識產權維護費（專利費）、協會會費、審計、認證費、咨詢顧問費、評估擔保費、維修費、招聘費、培訓費、社保費、住房公積金、房租、水電費、折舊費、車輛費用、其他等費用支出。3 權責3.1 財務部：負責各類經濟業務借款及報銷、付款制度的擬定，并監督各部門及人員按規定執行。3.2 公司各部門經理以上人員: 負責按此制度審核下級報銷及借款、付款的真實性、合理性。3.3 公司各人員: 按此制度規定如實填寫相3、關單據報銷或借款，并按報銷程序執行。3.4 副總: 負責此制度的審批。3.5 總經理：負責此制度的核準。4 作業內容：4.1 暫借款及預付款審批4.1.1 暫借款是因業務需要的臨時借款，包括差旅費及各種臨時性借款。借款時須按借款單要求填列各項欄目，并按規定審批權限審批后，由財務部付款。特殊事由出差（展會、會議或二人以上出差等）借款3000元以上者須有費用預算單，并由部門經理借款和報銷。4.1.2 預付款是指因公司業務的需要，需預先支付的各項商品款、貨物的款項，支付此款項時，需由經辦人按要求填寫付款申請單(見11-0A)， 向財務部出具采購申請單等材料，完備各項審批手續后，方可付款。 4.1.34、 以上經濟業務發生時，原則上盡量減少或者不領用空白支票，確實需領用空白支票的，由申請人填寫領用空白支票申請，寫明申請理由、具體用途和對應的供應商及開具支票的最高上限，申請書中應聲明由于未按規定操作造成的損失由申請人本人負責，比照預算外費用報銷流程簽批后由財務人員在支票上寫明日期、用途及限額，由領取人在支票存根上簽收，出納復印留底。支出時必須填寫大小寫金額，并及時告知出納付款金額。不得將空白支票交給其他單位或個人，支票交給對方前領取人要拍照或復印把照片或者復印件、復印件的掃描件交回或傳送給出納。作廢支票須交回財務部留存。遺失支票，領取人必須及時報告財務部并登報聲明作廢，若支票已被支付，領取人要按5、被支付金額賠償。 4.1.4 所有借款及預付款，必須在前賬結清之后方可再借付。確因業務需要而來不及結清前賬，必須向財務主管講明原因，經同意后方可再借付。4.1.5 經辦人必須在出差返回公司兩個星期內憑有效原始票據報銷各項暫借及預付款項。超出七天不結賬者，財務部有權扣發經辦人工資抵償。如特殊情況時提前向上級領導反應情況才可報銷款項。4.2 費用報銷4.2.1 費用憑發票、財政票據、境外單位或個人的簽收單、其他有效合法憑證報銷，不得以收據或白條或用其他發票代替報銷（特殊情況須事先經財務經理同意才能報銷支付），以上報銷發票、財政票據等合法憑證的內容包括日期、經濟事項或商品名稱、單價、數量、金額并蓋有6、開具發票單位的發票或財務專用章。經辦人必須要求開票單位如實填寫發票所有內容，同一事項同一面值發票必須連號（如偏遠地區未能提供發票，使用其它發票代替說明情況并經過上級領導審批），發票涂改、大小寫不符、假發票、同一事項同一面值發票不連號以及未蓋有財政監制章的收據一律不予報銷。 4.2.2 報銷費用時必須填寫費用報銷單或差旅費報銷單，所有單據要按性質（如差旅費、招待費、銷售費、辦公費用）分類、分次、分頁粘貼填制；差旅費必須分次、按出差地點分開填列，并計算好出差天數，住宿、伙食補助和其他補助在限額內填報。4.2.2.1 汽車費用（不含個人汽車補助）：除提供相應發票外，還須提交派車申請單、出車記錄單等附7、件，作為財務審核的依據。所有報銷單據的張數和合計金額必須準確無誤填寫，粘貼要求整齊、美觀。所有票據必須錯落有致地整齊粘在報銷粘貼單的相應位置上。且粘貼時應注意單據的粘貼位置，須將票據的有效信息（如時間、地點、金額等）顯示出來，否則視為無效票據，不予報銷。 4.2.2.2 票據粘貼不得超出粘貼單的左邊界及上邊界。粘貼票據應注意票據的 厚薄均勻，左上角應留有適當的余量，便于憑證裝訂，及裝訂后查閱。所有報銷單據必須用膠水貼牢，不得使用訂書針、回形針等（可抵扣專用發票的抵扣聯除外）。 4.2.2.3 一般情況下，公司提供了補助項目的費用不得再報銷同類或者類似的費用。如遇特殊情況需報銷的，應編制情況說明8、，列明時間、事由等，逐級審批，待批復后，方可報銷相關費用。4.2.2.4 通常情況下，非生產性物質采購比照非生產性物質采購管理辦法及非生產性物質采購報銷授權審批流程示意圖的相關規定執行。比如對于統籌采購的費用（或物品），如辦公用品（行政人事部門統籌）等，各部門不得自行購買，否則不予報銷。如遇特殊情況，需部門自行采購的，須經相關統籌部門同意后，方可購買。采購回來的物品或貨物，應及時通知相關統籌部門，并辦理驗收入庫手續，方可辦理報銷事宜。對于手續不全的報銷單據，財務部有權拒絕報銷或者支付。4.2.3 報銷程序：比照費用報銷及付款流程圖試行規定執行 4.2.3.1 業務招待費用必須由分管部門經理簽批9、，總額超過1500元的必須要總經理或副總和財務主管審批。 4.2.3.2 公司各部門應于每年第四季度根據業務需要制定本部門下年度費用預算并報財務部。財務部審查平衡后報公司總經理批準下達費用預算定額。年度費用預算執行過程中，財務部將視情況對費用預算做適當調整。4.2.3.3 屬預算外的支出和不宜執行費用預算管理的開支，必須提前向財務部申請，由財務部根據審批權限審批或報批。4.2.3.4 各部門報銷有簽字權的為正職領導。部門正職離崗時，可以授權部門副職簽字，并書面或者郵件通知財務部。如部門僅設正職單崗或副職單崗而離崗的，報請公司副總或總經理簽批。部門經理以上人員簽字模版要在財務部備案。4.2.3.10、5 各部門正職本人業務報銷須經公司分管部門主管簽批；公司副總業務報銷須經公司總經理簽批；總經理業務報銷由總經理簽批。4.2.4 公司除正常費用開支外，其余各項支出必須事先提出計劃，按支出審批權限批準后，在計劃范圍內列支。 4.2.5 辦公用品的購置：由各部門根據需要和預算，編制采購計劃報行政人事部審核匯總，按審批權限批準后，由行政人事部按計劃統一購買，并建立實物賬，詳細登記辦公用品的進、出情況。領用時，須填制領用單據，經部門經理簽名批準后方可領用。 4.2.6 各部門在開支業務招待費之前，事前應經部門經理批準，如超過標準需經部門經理以上批準，否則財務部不予報銷。具體標準財務部會協同行政人事部、11、銷售部根據經濟發展水平和物價指數等綜合情況不定期做出調整。目前銷售部業務招待費按客戶類別進行管理，普通客戶按人均不超過100元人民幣額度據實報銷，業務陪同人員算在內。重要客戶按人均不超過200元人民幣。其他部門接待客人按每人人均不超過100元為標準。報銷招待費用200元以上的必須附結算清單（菜牌酒水等結算清單），否則財務部有權不予報銷。招待費總額超過標準和人均標準超過標準的交際應酬費必須經總經理和副總審核簽批后方可報銷。招待客人時公司人數一般情況下不超過客人人數，司機填寫就餐補貼不得參與宴請，報銷招待費用時須注明客人人數及我方參與人員姓名（在報銷單據上用鉛筆注明），報銷單應列明報銷部門、報銷人12、報銷時間、費用用途及金額等事項，涉及到專門項目的費用開支在備注中用鉛筆注明，并將相應發票粘在費用報銷單后面。 在招待客戶結束之后，若無特殊情況，部門經理級以下員工必須在兩個星期內，部門經理級以上（含部門經理）員工必須在一個月內，按實際發生招待費填妥完畢費用報銷單，已貼列整齊的相關正式合法票據，按規定審批后送財務部審批報銷。遇特殊情況，如報銷票據不全等，須于實際發生招待費一個星期內，經公司總經理/副總經理審批后，辦理報銷手續。對于票據不全或其他不符合規定的招待費，財務部有權拒絕支付或報銷。業務招待費嚴格按照誰招待誰報銷的原則執行，不得由他人或其他部門代報銷。一經發現，財務部有權拒絕支付或報銷，13、同時，將對當事人通報批評。若有實際需要并經過公司總經理簽字批準，經辦人員可憑簽批過的借款單向財務部預支現金以作招待之用。在招待客戶結束之后的兩個星期內，經辦人員必須憑簽字確認后的合法票據報銷，并辦理現金或銀行轉賬的結算手續。在多個部門交叉任職的人員，其招待費每次只能在一個部門報銷，不得在不同部門重復或分拆報銷。 財務部每月或者每季度會定期分析每個部門業務招待費的預算執行情況并向各個部門經理推送數據。4.2.7 公司員工外出辦事，原則上不能乘坐出租車。若確因工作需要須乘坐出租車，要事先請示并經部門經理同意。所有的打的均須在報銷單（或的士票背面）上注明原因及在的士票后面注明打的起始地點（使用APP14、網絡叫車時，應打印紙質電子發票），因特殊需要租用車輛或包車時，經總經理及副總知曉情況并簽字方可報銷；未列明原因和起始地點的財務部有權不予報銷。4.2.8 所有車輛支出（油費、過路費、停車費、維修費、保險費等）必須由行政人事部負責及本部門經理簽名方可報銷，油費必須注明公里數據，過路費必須注明路徑。 如員工使用非公司車輛出差辦事，可事先由行政人事部核定每公里耗油數，折算出每公里價格報財務部備案，其出差前由行政人事部確認公里數，出差后由行政人事部確認實際出差公里數后（私人用途除外），員工可以按1元/公里的報銷油費補助，不得按加油數報銷。4.2.9 所有需報銷的各種原始單據，原則上必須在單據所填日期的15、兩個星期內報銷。 4.2.10 物品采購報銷須按公司ISO采購控制程序、庫房管理程序、進貨檢驗程序完備審批手續后辦理報銷。4.3 差旅費報銷4.3.1 目前一般標準見下表，另有規定或經公司領導批準同意除外。展會期間，由行政人事部統一訂房，可不受此限制，報銷時由行政人事部經理簽名，行政人事部有義務為出差人員訂房，并執行節約為先的原則，無行政人事部經理簽名確認的超標的房費一律不得報銷。 等級項目標準職務火車高鐵飛機其他交通工具（不包括出租汽車）住宿標準/間市內交通費伙食補助費每天一般地區省級市一般地區省級市總經理、副總經理級軟臥一等座公務艙按實報銷300500按實報銷120180部門經理、營銷總監16、級硬臥二等座按實報銷200300按實報銷90120其他工作人員硬臥二等座按實報銷180240按實報銷60904.3.2 出差報銷必須附上經上級人員審批批準出差的出差申請單,未有此出差申請單的一律不得報銷.4.3.3 出差住宿費和交通費經部門分管領導批準后報銷，超過標準部分經過總經理及副總經理批準后方能實報實銷；伙食補助費實行包干的辦法，個人不得另報餐費，貴陽市內出差符合規定的按標準（中午12：30以后，晚18：30以后可報銷20元/餐）報誤餐費，如出差期間的生活費是由公司統一支付，或者出差由對方支付或請客人吃飯，則不得報銷相應餐費補助。4.3.3.1 住宿費憑住宿發票和住宿結算清單，在規定標準17、范圍內按實際住宿天數（在交通工具上過夜的不算）計算報銷，未經批準的超標準的超出部分自理。住宿費標準是按二人一間標準來計算的，如二男則按標準住一間，如一男一女則按各住一間。住宿費、交通費以實際發生數與規定標準數兩者間較少的金額報銷，同時附上有關的住宿費及交通費發票。住宿費除提供發票外，需一并提供酒店結算打印的住宿結算清單，做為住宿發票不可或缺的附件。（如偏遠地區條件限制無法提供發票和結算清單，使用其它發票代替說明情況并經過上級領導審批）4.3.3.2 凡不符合乘飛機的人員乘座飛機的,報銷時需由總經理或副總經理在飛機票上簽名確認同意乘座。4.3.4 差旅費報銷的其他規定 4.3.4.1 差旅費報銷18、必須用“差旅費報銷單”作封面，規范填列所有明細項目。差旅費報銷必須使用“報銷單據粘貼單”或同樣規格的白紙，將同類性質的費用歸類并粘貼。4.3.4.2 必須將原始單據從左至右整齊有序、錯落有致的用膠水粘貼在“單據報銷粘貼單”上，同時將費用按差旅費報銷單明細項目進行分類粘貼，注明原始單據的張數，以便核實。4.3.4.3 粘貼原始單據時，須在“報銷單據粘貼單”的左端留有一定距離（約一寸左右），避免裝訂線壓蓋住原始單據。4.3.4.4 粘貼原始單據時，必須將單據的正面朝上，面對審閱者，不能將一大疊單據堆粘一塊，要做到粘貼均勻、厚度適中。4.3.4.5 原始單據應折疊整齊，對不齊的原始單據應修剪整齊，但19、切勿數據切掉，以便于辨認。 4.3.4.6 公司差旅費包括交通費、住宿費、出差補助和通訊等其他費用。對出差人員差旅費實行“分項計算、定額控制、憑票報銷、超支不補”的辦法。4.3.4.7 員工出差前，必須填寫出差申請表，并按照出差管理審批程序獲得相關領導的簽字批準。4.3.4.8 員工出差需借款的，出差申請表須一式二聯，其中一聯作為行政考勤管理的附件，另一聯作為報銷的附件。4.3.4.9 出差人員預借差旅費，應填寫“出差借款預算單”；若申請出差宴請費的，還應同時附上“招待費審批單”，經出差人員所屬部門正職審核簽字后，送財務部審批。審批后辦理借款手續。4.3.4.10出差人員前次的借款未還清的，后20、面的借款不予批準，延誤工作，責任自負。欠款從當月工資中扣回。如前一次財務報銷已提交相關報銷單據到財務部但還未審批完成，后續需要繼續借款（或其他項目需要借款），需要經過公司領導特批后才可繼續借款（根據借款金額大小按制度找相關人員審批）。4.3.4.11員工出差返回公司后，若無特殊情況必須在兩個星期內填妥差旅費報銷單，連同已經整齊貼列的相關正式發票、住宿清單，并附上已批準的出差申請表、差旅費明細表等附件，辦理差旅費報銷事宜。部門經理對其出差任務完成情況作出鑒定，并作出是否同意報銷的批示。財務部有權調閱出差報告。財務部若發現報銷手續不符合規定的有權拒絕支付或報銷。4.3.4.12 公司員工出差，須在21、出差申請表中先行確定地點、任務，天數、人數及費用預算，以保證差旅費在年度預算定額內節約使用。出差天數在三天內的由上級領導審批，三天以上含三天至一星期以內的，由各部門正職批準，超過此期限的，報公司副總/總經理批準。4.3.4.13凡與出差申請表規定的地點、天數、人數、交通工具不符的差旅費不予報銷，出現其他狀況的由出差人員自己負責。因特殊情況須改變路線、增加天數、人數、改乘交通工具須經本部門經理簽署意見，副總/總經理批準后方可報銷。未按上述程序經有關經理簽字批準的，不得報銷。延遲的天數，按曠工處理。4.3.4.14 隨同公司領導出差，乘坐交通工具和住宿與領導分不開的人員，按特殊情況處理。 公司職工22、與公司領導共同出差，財務部將視具體情況確定報銷標準；聘請公司以外的人員同公司職工共同出差辦事，聘請人員的報銷標準比照陪同人員的報銷標準。4.3.4.15 自帶交通工具或接待單位提供交通工具的出差人員不報銷市內交通費。4.3.4.16 趁出差或調動工作之便，回家探親辦事的，其有關費用均由個人自理。其繞道和在家期間一律不報銷出差伙食補助費、住宿費和市內交通費等一切費用。 出差人員到達目的地后，其住宿費用由接待單位支付的，不得報銷住宿費。出差人員到家庭所在地出差，不報銷住宿費。工作人員趁出差之便，事先經總經理/副總經理批準回家省親辦事的，其繞道車、船費，扣除出差直線單程車、船費，多開支的部分由個人自23、理。如果繞道車、船費少于直線單程車船費的，應憑車船票按實報銷。不給繞道和在家期間的出差補助、住宿費等。繞道和在家期間按事假處理。4.3.4.17 凡不符合乘坐飛機條件的人員，因公事緊急乘坐飛機的，應事前經有關領導批準，否則超出規定的費用個人自理。4.3.4.18 凡出差因公事支付的電話費均予報銷，但必須將費用清單證明附后。如是業務人員有話費固定補助的，則按每天10元上限報銷，如是公司提供手機的，隨同人員和手機執有者都不得報銷電話費。4.3.4.19 凡屬正副總經理指定陪客前往外地考察參觀者，事前經分管經理批準后可提高出差標準，陪同賓客出差的人員，如果在食住行方面已享受公費者，均不再享受住宿及生24、活補助。4.3.4.20凡被外單位和個人邀請外地考察參觀，或業務跟單的人員，其食宿費已由對方負擔的，均不再享受補助費。 1)到外地參加會議的人員，報銷時須附會議通知原件，未附會議通知原件的不予報銷。如果會務費中包括了食宿費用，不再享受食宿費用包干補助；如果會議費用中未包括食宿費用,每人每天伙食補助標準按上述差旅補助標準執行，住宿費按實報銷，會議期間不報銷市內交通費。2)外出學習人員，住宿費在標準以內按實報銷，超過標準的部分不予報銷，伙食及交通補助按上述差旅費補助標準執行。4.3.4.21 出差天數的計算，原則為：當天12時以前出發，次日12時以后返回的按一天計算；當天12時以后出發，次日12時25、以前返回的，按2個日歷天減去1個日歷天為1天的方式進行計算。4.3.4.22 實行差旅費制度后，各部門人員出差，原則上要定任務、定時間、定地點、定人數，實際出差天數超過原計劃天數的費用，需經總經理批準，否則，財務部不予報銷4.3.4.23 公司副總、總經理（含）以上級別出差，各項費用實報實銷。其他人員出差，住宿費在規定標準以內部分，按住宿發票實報實銷，超過標準的部分由本人自理。達不到規定標準的，按實際全額報銷，無發票者不予報銷。部門副職及其以下人員，同性別兩人以上出差，須合并住宿。住宿費中不得報銷各種娛樂項目、健身、酒吧等非客房費用。4.3.4.24 外單位人員為我公司臨時辦事，其費用開支，經26、公司總經理批準可實報實銷。 4.3.4.25集體業務出差、專項會議、特殊項目、展會等集體出差項目，必須先有出差費用預算表，由出差經理統一報銷，其他人不得報銷。4.4 其他規定4.4.1費用報銷時間4.4.1.1 每周1、3、4在下午5：00前為交單時間，每周2、5為報銷時間。報銷材料貨款及工程款不受此時間限制。 4.4.1.2 費用報銷單提交日期于每月25日前，以方便財務部月底報表截止及時辦理報銷。補助類費用：需在費用發生的次月10日前，提供報銷單據，完成審批報銷手續。不得跨月報賬，否則，不予報銷。4.4.1.3 為了提高效率節約成本有申領備用金的部門如果金額較小的費用匯總報銷。根據實際情況，27、根據匯總金額一星期或者半個月、一個月整理報銷一次。4.4.1.4 通常本月發生的費用需在本月報銷完畢，不得跨期報銷。如月底的費用來不及整理，也必須在次月5日前將報銷單據提交財務部。4.4.2 對于先付款后到發票的，要填寫未到發票跟蹤單(見下表)，由填寫未到發票跟蹤單的部門每月向財務部報告發票收到情況及預計收到發票日期，否則不予付款。4.4.3 公司財務人員有權對一切報銷單據和所發生經濟業務的合理性、合法性、真實性進行審核，若違反本制度一律不予報銷；任何人不得打擊報復。 4.4.4 出差國外，由公司統一訂機票，發生的費用經分管部門經理審核，報總經理審批后如實報銷。所有出國員工應執行節約的原則，費28、用太高或異常財務可要求出國員工寫費用異常報告。4.4.5 有非正規發票、財政監制收據、境外單位或個人的簽收單、其他有效合法憑證的報銷，必須分開填寫報銷單據，不分開填寫的財務部退回重填或不予報銷。4.4.6 未盡事宜，由總經理授權財務部另行制定，解釋權在公司財務部。4.4.7 此制度由財務部制定和負責解釋，自簽批頒布之日起執行，以前的財務報銷制度自動失效。4.5 費用報銷樣本報銷單據必須用簽字筆填寫（備注欄有必要用鉛筆備注的除外），不得涂改；填寫數字金額欄空白處用斜線劃掉，大寫金額前一數量用封頂符號封頂，單據及附件得填列。 費 用 報 銷 單報銷部門：總經辦 2017年11月01日填 單據及附件29、共 4 頁用 途金額（元）備注（有需要進一步說明的可以在此處用鉛筆寫明賓客方人員、我方人員）此費用入XX工程項目交際應酬費 宴請XXX390.00 以下空白或用斜杠線劃掉表示以下空白或用斜杠線劃掉表示部門審核同意報銷XXX領導審批同意報銷XXX合 計￥390.00金額大寫 拾 萬仟叁佰 玖 拾 元 零 角零 分原借款： 元應退余款： 元會計主管： 會計 出納 報銷人： 領款人6 使用表單(附件):6.1 報銷付款流程比照以下的費用報銷及付款流程圖6.2 借款單 （見統一會計憑證賬簿系列）6.3 費用報銷單 （見統一會計憑證賬簿系列）6.4 差旅費報銷單 （見統一會計憑證賬簿系列）6.5 付款申30、請單 （見LHYH-MI-11-0A）6.6 未開發票申請單 （見LHYH-MI-11-0B）6.1 報銷付款流程比照已簽批頒布試運行的費用報銷及付款流程圖報銷人/借款人/付款申請人制 單部門經理審 核 注：制度有規定標準。財務主管審核 注：超過報銷標準或無標準（住宿費/業務招待費超標等）出納/會計核算注：費用報銷/差旅費/借款(出納)物料/固資采購付款(會計)總經理/常務副總批準簽字出納付款付款8.2 付款申請單付款申請單付款方式：轉賬口 支票口 現金口 快遞代收口 其他（注明）： 相關單號申請付款原因申請付款金額要求付款日期付款金額￥金額大寫： 收款單位名稱開 戶 行 付 款 賬 號備 注申請人：_ 申請日期:_總經理審核：_ 審核日期:_副總經理審核：_ 審核日期:_財務審核：_ 審核日期:_表格編號：LHYH-MI-11-0A 版本：A 生效日期：2017年11月01日8.3未開發票跟蹤表未回發票跟蹤表申請付款或報銷人付款日期跟蹤人發票金額收款方名稱收款方聯系人聯系電話預計跟回日期發票開未具原因表格編號：LHYH-MI-11-0B 版本：A 生效日期：2017年11月01日