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1、合 同 管 理 制 度本公司與各供應(yīng)商簽定的具有法律效力的合同文件，是本公司與供應(yīng)商進行合作交易的基礎(chǔ)，即所有供應(yīng)商與新一佳開始進行交易之前必須簽定雙方認可的合同，新一佳采購人員方可據(jù)此建立各種供應(yīng)商資料，并開始下單訂貨，無雙方認可合同的交易，新一佳將視為無效交易行為。新一佳財務(wù)部亦將拒絕支付所有費用，由此產(chǎn)生的所有糾紛及責(zé)任均由相關(guān)人員承擔(dān)。因此，所有采購人員須嚴格遵守本合同管理規(guī)定。一、 合同的簽定：1、 采購人員在與供應(yīng)商簽訂合同之前，須對供應(yīng)商的背景、資信、實力、服務(wù)及其商品在市場的上知名度、市場占有率、發(fā)展趨勢等進行深入調(diào)查了解，嚴禁引入各種“皮包”公司或自己親友所開的公司，除非事先2、以書面向上級報備申請，并獲核準(zhǔn)。2、 同一供應(yīng)商經(jīng)營不同屬性（即歸屬本公司不同的采購部門）的產(chǎn)品，應(yīng)分別與相對應(yīng)商品的采購部門簽訂不同的合同，即本公司采購人員應(yīng)將經(jīng)銷不同屬性的供應(yīng)商視為本組單獨的供應(yīng)商，（例如：雀巢公司主要產(chǎn)品系列有奶粉、咖啡、休閑糖果、調(diào)味品、飲料類。）根據(jù)本公司產(chǎn)品的劃分，其應(yīng)該分別與沖調(diào)組、休閑組及糧油組簽定不同的合同。但在談判時為加大本公司的談判實力，各組可聯(lián)合與供應(yīng)商進行，以爭取最有利的交易條件。同時，各組應(yīng)視其產(chǎn)品的屬性及回轉(zhuǎn)率分別談判不同的帳期，但有時本公司為爭取在其暢銷品上的更大支持，可適應(yīng)對其弱勢產(chǎn)品給予一定的優(yōu)惠政策。3、 同一供應(yīng)商對應(yīng)本公司同一采購，若3、經(jīng)銷產(chǎn)品因回轉(zhuǎn)率及市場占有率等的有巨大差異而有不同的交易條件時，采購人員應(yīng)根據(jù) 不同的交易條件簽定不同的合同。（例如：某供應(yīng)商同時經(jīng)銷油脂及調(diào)味粉類產(chǎn)品，則采購人員可根據(jù)不同產(chǎn)品的回紗與供應(yīng)商洽談不同的帳期，并簽定不同的合同。）4、 合同是建立供應(yīng)商檔案資料的依據(jù)，一份合同對應(yīng)一個供應(yīng)商檔案資料，即供應(yīng)商編號。5、 若供應(yīng)商的交易條件改變，則原合同作廢，必須重新簽定新合同。6、 如因特殊原因（例如：重大促銷、囤積貨源、爭取更優(yōu)惠的交易條件等）須臨時改變某供應(yīng)商或某一單獨商品的交易條件，必須簽定臨時的協(xié)議，否則財務(wù)部按原合同執(zhí)行。7、 若地區(qū)公司各門店實行統(tǒng)一結(jié)算者，則針對同一供應(yīng)商由地區(qū)采購部4、代表地區(qū)公司下屬各門店統(tǒng)一簽訂一份合同；若地區(qū)公司各門店實行獨立結(jié)算者，則采購人員應(yīng)就不同的門店簽訂不同的合同。8、 采購主管（含）以上人員方可就合同進行簽訂工作。二、 合同的填寫：1、 合同的各項內(nèi)容項目應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，并書寫規(guī)范，涂改及粘貼者無效。2、 合同一律以鋼筆或中性筆填寫。3、 合同上凡出現(xiàn)數(shù)字的項目內(nèi)容，都應(yīng)在其旁邊加注大寫。（例如：￥100元“壹佰元”）。三、 合同的審批流程：新一佳02/03處全國性A類供應(yīng)商商品采購合同審批流程區(qū)域高級采購/區(qū)域高級采購經(jīng)理負責(zé)談判，并按規(guī)范匯整合同報批資料 全國商品行政部合同審核處審核合同行政文件 全國商品行政部經(jīng)理審批 全國商品部總監(jiān)審5、批 全國商品行政部蓋章 Yes Yes 全國商品行政處錄入合同及商品資料 Yes No 全國商品行政部進行合同費用統(tǒng)計及合同檔案管理：全國商品行政處留存一聯(lián)；傳總部結(jié)算中心一聯(lián)；交采購傳供應(yīng)商一聯(lián) No 對應(yīng)的全國高級采購經(jīng)理審批合同條件 物流部審批物流協(xié)議 合同含物流協(xié)議 Send No Yes 全國高級采購負責(zé)談判，并按規(guī)范匯整合同報批資料 No No No Yes Yes Yes No 由全國商品部負責(zé)談判簽訂的02/03處A類供應(yīng)商合同 由區(qū)域商品部負責(zé)談判簽訂的02/03處A類供應(yīng)商合同 合同不含物流協(xié)議 【 2天 】 No【 1天 】 【 2天 】 【 2天 】 【 2天 】 【 6、1天 】 A類供應(yīng)商定義：新一佳A類供應(yīng)商：1、全國性A類供應(yīng)商：占全國銷售額50%的供應(yīng)商；2、區(qū)域性A類供應(yīng)商：占區(qū)域銷售額70%的供應(yīng)商（除去全國的A類供應(yīng)商）市場上A類供應(yīng)商：國內(nèi)品牌、國際品牌商品的供應(yīng)商；新一佳02/03處全國性A類供應(yīng)商采購合同審批流程流程說明：一、合同規(guī)范及要求：1、合同構(gòu)成之行政文件文本： 年度A類供應(yīng)商購銷合同審批表； 新一佳商品采購合同； 新一佳商品采購合同補充協(xié)議； 新一佳新商品價格確認表（新簽必備）/系統(tǒng)內(nèi)的商品資料明細（續(xù)簽必備）； 上年度合同正本、補充協(xié)議（續(xù)簽必備）； 供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、國稅登記證、地稅登記證； 供應(yīng)商基本資料表；7、 供應(yīng)商商品報價單（蓋紅印公章，自營）； 代理證書（非生產(chǎn)商需備）； 誠信和約、反貪污賄賂協(xié)議； 樣品入庫登記表；2、合同正本、補充協(xié)議、價格確認表及所有附件應(yīng)填寫完整、清晰，改動部分須簽名；3、供應(yīng)商應(yīng)在合同正本、補充協(xié)議、價格確認表原件上簽名蓋章；4、合同相關(guān)證件要求：商品分類 供應(yīng)商應(yīng)提供的證件名稱國產(chǎn)煙酒類 1、衛(wèi)生許可證2、酒類衛(wèi)生許可證 3、酒類批發(fā)許可證4、煙草專賣批發(fā)許可證進口煙酒類 1、酒類批發(fā)許可證2、衛(wèi)生許可證 3、特種煙草專賣經(jīng)營企業(yè)許可證國產(chǎn)食品 1、食品衛(wèi)生許可證 2、衛(wèi)生許可證 3、質(zhì)量檢測報告或化驗單進口食品 1、衛(wèi)生許可證 2、動、物檢疫放行證國產(chǎn)保健食品 18、衛(wèi)生許可證 2、保健食品批準(zhǔn)證 3、衛(wèi)生檢驗報告或化驗單進口保健食品 1、進口保健食品批準(zhǔn)證2、進口保健食品衛(wèi)生證日用百貨 1、生產(chǎn)許可證 2、質(zhì)量檢測報告電器 1、 3C認證 2、廠家生產(chǎn)許可證 3、質(zhì)量檢驗報告 4、其他進口/國產(chǎn)傳真機/電話 1、 3C認證 2、生產(chǎn)許可證（國產(chǎn)電話、傳真機） 3、郵電部入網(wǎng)證 4、質(zhì)量檢驗報告 二、審批說明：1、區(qū)域高級采購/區(qū)域高級采購經(jīng)理/全國高級采購：1） 按照合同規(guī)范完成合同文本填寫及相關(guān)資料收集；2） 區(qū)域高級采購/區(qū)域高級采購經(jīng)理在要求的時間內(nèi)完成合同報批的所有事項并將合同及所有附件交由區(qū)域商 品行政處報全國商品行政部合同審核處審批；3） 9、收到已經(jīng)審核蓋章的合同后應(yīng)即時將合同“供應(yīng)商聯(lián)”交給供應(yīng)商；4）區(qū)域高級采購/區(qū)域高級采購經(jīng)理對本處合同負責(zé)，區(qū)域高級采購?fù)瓿杀咎幍暮贤瑢徍撕灻鬅o需區(qū)域高級 采購經(jīng)理審核簽名；2、區(qū)域商品行政處：1） 收到區(qū)域高級采購/區(qū)域高級采購經(jīng)理交寄的合同后檢查合同規(guī)范及要求的內(nèi)容，合同審批表與合同、協(xié) 議數(shù)據(jù)一致；如無誤簽名后向全國商品行政部合同審核處寄送合同；如有誤應(yīng)退回采購或督促收集改正；2） 收到全國商品行政部退回的合同后應(yīng)登記并即時交區(qū)域高級采購/區(qū)域高級采購經(jīng)理；3）收到全國商品行政部寄回的已經(jīng)完成審批蓋章的合同后應(yīng)即時進行合同資料、商品資料的指定及費用登記 統(tǒng)計，并完善合同檔案管理，將合10、同正本、補充協(xié)議的“供應(yīng)商聯(lián)”交區(qū)域采購處由其轉(zhuǎn)交供應(yīng)商，將合同 正本、補充協(xié)議的“財務(wù)聯(lián)”交區(qū)域結(jié)算中心存檔以備結(jié)算；3、全國高級采購經(jīng)理：1） 合同審批時限：自接到報批的合同后2個工作日內(nèi)完成審批；2） 完成合同采購條件的審核、將符合【合同各項收費標(biāo)準(zhǔn)】的合同簽名后轉(zhuǎn)全國商品行政部；3） 對不符合合同審批要求的合同、不同意合同條款或商品要求的合同，應(yīng)要求區(qū)域高級采購/區(qū)域高級采購 經(jīng)理進行補充或補正。若需要退回區(qū)域進行補充或補正的合同可交由全國商品行政部合同審核處寄回該 區(qū)域商品行政處，由區(qū)域商品行政處將合同退回區(qū)域高級采購/區(qū)域高級采購經(jīng)理；4、全國商品行政部：1） 合同審批時限：全國商11、品行政部合同審核處長自接到報批的合同后2個工作日內(nèi)完成審批； 全國商品行政部經(jīng)理自接到報批的合同后2個工作日內(nèi)完成審批2） 全國商品行政部合同審核處根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)對合同數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及相關(guān)證件的完備進行審核并簽名后轉(zhuǎn) 全國高級采購經(jīng)理審核；3） 全國商品行政部經(jīng)理根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)對合同數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及相關(guān)證件的完備進行審核、將符合【合同各項 收費標(biāo)準(zhǔn)】的合同簽名后蓋章；4） 對不符合合同審批要求的合同、不同意合同條款或商品要求的合同，應(yīng)列印【合同的問題明細】傳區(qū)域 商品行政處/區(qū)域高級采購/區(qū)域高級采購經(jīng)理/全國高級采購要求補充或補正。若需要退回區(qū)域進行補充或 補正的合同可寄回該區(qū)域商品行政處，由區(qū)域商12、品行政處將合同退回區(qū)域高級采購/區(qū)域高級采購經(jīng)理；5） 全國商品行政部合同審核處應(yīng)將完成審核蓋章的合同進行登記：6） 應(yīng)每周2次將完成審核蓋章的區(qū)域合同寄回區(qū)域商品行政處；7） 所有新合同、新商品資料的錄入由全國商品行政部進行錄入；7、全國采購總監(jiān)：1）合同審批時限：全國采購總監(jiān)自接到報批的合同后3個工作日內(nèi)完成審批；2） 每周2次將完成審核的合同返回總部商品行政部；三、解釋：1、 審批時限：指在合同審核中，審核人在限定的時間內(nèi)必須對合同作出判斷，合格、滿意、同意的應(yīng)簽名 確認向上移交，不合格、不滿意、不同意的應(yīng)寫明意見并向下移交，以保障合同審批效率；2、 補充：指在合同審核中，審核人發(fā)現(xiàn)合同13、必備的資料未提供完整或提供的資料有錯誤，審核人要求責(zé)任人 必須補齊資料以使合同達到審核要求，責(zé)任人在補齊資料后將資料和【合同的問題明細】的解決結(jié)果簽名 后傳審核人；3、 補正：指在合同審核中，審核人對合同條款、商品要求等不滿意、不同意時，應(yīng)要求責(zé)任人對合同條款、 商品要求等進行修改。責(zé)任人應(yīng)與供應(yīng)商簽署補正協(xié)議，增加或減少或修改合同條款、商品要求等， 以使合同達到審核要求，責(zé)任人在完成條款、要求的補正后將補正后的資料和【合同的問題明細】的 解決結(jié)果簽名后傳審核人；新一佳區(qū)域性商品采購合同/聯(lián)營合同審批流程外區(qū)：區(qū)域采購?fù)瓿珊贤勁邪匆?guī)范匯整合同報批資料 區(qū)域商品行政處長審批合同行政文件 Yes14、 Yes Post Yes Yes 合同不含物流協(xié)議 區(qū)域高級采購、區(qū)域高級采購經(jīng)理審批采購條件 No Yes No 區(qū)物流部審批物流協(xié)議 No 區(qū)域財務(wù)部蓋章 區(qū)域商品行政處進行新合同及商品資料錄入、合同費用統(tǒng)計及合同檔案管理；區(qū)域商品行政處留存一聯(lián)；傳區(qū)結(jié)算中心一聯(lián)；交部門傳供應(yīng)商一聯(lián) 合同含物流協(xié)議 全國商品行政部合同審核處審核合同行政文件 Yes No 合同含物流協(xié)議 Send 物流部審批物流協(xié)議 Yes 全國商品行政部進行新合同及商品資料錄入、合同費用統(tǒng)計及合同檔案管理：全國商品行政部留存一聯(lián)；傳總部結(jié)算中心一聯(lián)；交部門傳供應(yīng)商一聯(lián) 深圳區(qū)：全國采購?fù)瓿珊贤勁邪匆?guī)范匯整合同報批資料15、 全國高級采購審批后交全國采購經(jīng)理審批（審批合同條件） No Yes No No 全國商品行政部經(jīng)理審核 全國商品行政部蓋章 Yes 【1天】 【1天】 【1天】【1天】 【1天】 【1天】 【1天】 【1天】 全國商品行政部依據(jù)【區(qū)域合同抽查流程】進行合同抽查 注：全國高級采購經(jīng)理、全國商品行政部經(jīng)理每月根據(jù)各區(qū)域已蓋章合同清單抽查10；新一佳區(qū)域性合同審批流程流程說明：一、合同規(guī)范及要求：1、合同構(gòu)成之文本： 年度區(qū)域購銷合同審批表（自營）/ 年度區(qū)域聯(lián)營合同審批表（聯(lián)營）； 新一佳商品采購合同（自營）/ 新一佳合作經(jīng)營合同（聯(lián)營）； 新一佳商品采購合同補充協(xié)議（自營）； 新一佳新商品價格16、確認表（新簽必備，自營）/系統(tǒng)內(nèi)的商品資料明細（續(xù)簽必備，自營）； 上年度合同正本、補充協(xié)議（續(xù)簽必備，自營）/ 上年度合同正本（聯(lián)營）； 供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、國稅登記證、地稅登記證； 供應(yīng)商基本資料表； 供應(yīng)商商品報價單（蓋紅印公章，自營）/ 供應(yīng)商合作商品明細表（蓋紅印公章，聯(lián)營）； 代理證書（非生產(chǎn)商需備）； 誠信和約、反貪污賄賂協(xié)議； 樣品入庫登記表；2、合同正本、補充協(xié)議、價格確認表及所有附件應(yīng)填寫完整、清晰，改動部分須簽名；3、供應(yīng)商應(yīng)在合同正本、補充協(xié)議、價格確認表原件上簽名蓋章；4、合同相關(guān)證件要求：商品分類 供應(yīng)商應(yīng)提供的證件名稱國產(chǎn)煙酒類 1、衛(wèi)生許可證2、酒17、類衛(wèi)生許可證 3、酒類批發(fā)許可證4、煙草專賣批發(fā)許可證進口煙酒類 1、酒類批發(fā)許可證2、衛(wèi)生許可證 3、特種煙草專賣經(jīng)營企業(yè)許可證國產(chǎn)食品 1、食品衛(wèi)生許可證 2、衛(wèi)生許可證3、質(zhì)量檢測報告或化驗單進口食品 1、衛(wèi)生許可證 2、動、物檢疫放行證國產(chǎn)保健食品 1、衛(wèi)生許可證 2、保健食品批準(zhǔn)證3、衛(wèi)生檢驗報告或化驗單進口保健食品 1、進口保健食品批準(zhǔn)證2、進口保健食品衛(wèi)生證日用百貨 1、生產(chǎn)許可證 2、質(zhì)量檢測報告電器 1、 3C認證 2、廠家生產(chǎn)許可證 3、質(zhì)量檢驗報告 4、其他進口/國產(chǎn)傳真機/電話 1、 3C認證 2、生產(chǎn)許可證（國產(chǎn)電話、傳真機） 3、郵電部入網(wǎng)證 4、質(zhì)量檢驗報告二、審18、批說明：1、區(qū)域采購/全國采購：1） 按照合同規(guī)范完成合同文本填寫及相關(guān)資料收集；2） 外區(qū)域的合同：在要求的時間內(nèi)完成合同報批的所有事項并將合同及所有附件報區(qū)域商品行政處；3） 深圳區(qū)的合同：在要求的時間內(nèi)完成合同報批的所有事項并將合同及所有附件報全國高級采購審批；4） 收到已經(jīng)審核蓋章的合同后應(yīng)即時將合同“供應(yīng)商聯(lián)”交給供應(yīng)商；2、區(qū)域高級采購：1） 合同審批時限：自接到報批的合同后1個工作日內(nèi)完成審批；2） 完成合同采購條件的審核、將符合【合同各項收費標(biāo)準(zhǔn)】的合同簽名后蓋章；3） 對不符合合同審批要求的合同、不同意合同條款或商品要求的合同應(yīng)要求區(qū)域采購進行補充或補正或退回采購；4） 區(qū)域19、高級采購對本處的合同負責(zé)，本處的合同經(jīng)區(qū)域高級采購審核簽名后無需區(qū)域高級采購經(jīng)理審核簽名；3、全國高級采購：1） 合同審批時限：自接到報批的合同后1個工作日內(nèi)完成審批；2） 完成合同采購條件的審核，并將符合【合同各項收費標(biāo)準(zhǔn)】的合同簽名后轉(zhuǎn)全國商品行政部合同審核處審核；3） 對不符合合同審批要求的合同、不同意合同條款或商品要求的合同應(yīng)要求全國采購進行補充或補正或退回采購；4、區(qū)域高級采購經(jīng)理：1） 合同審批時限：自接到報批的合同后1個工作日內(nèi)完成審批；2） 完成合同采購條件的審核、將符合【合同各項收費標(biāo)準(zhǔn)】的合同簽名后蓋章；3） 對不符合合同審批要求的合同、不同意合同條款或商品要求的合同應(yīng)要求20、區(qū)域采購進行補充或補正或退回采購；4） 區(qū)域高級采購經(jīng)理只對本處合同負責(zé)，非本處的合同無需區(qū)域高級采購經(jīng)理審核簽名；5、區(qū)域商品行政處：1） 合同審批時限：自接到區(qū)域采購報批的合同后1個工作日內(nèi)完成審批；2） 合同組審查合同填寫及資料提供狀況后登記備檔并報區(qū)域商品行政處長審批；3） 區(qū)域商品行政處長根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)對合同數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及相關(guān)證件的完備進行審核并簽名后轉(zhuǎn)區(qū)域高級采購 經(jīng)理審核；4） 對不符合同審批要求的合同、對合同條款或商品不符合公司標(biāo)準(zhǔn)和要求的合同可要求區(qū)域采購進行補充或 補正退回區(qū)域采購；5） 配合全國商品行政部進行合同抽查工作；6）完成合同資料、商品資料等的錄入后將合同正本、補充21、協(xié)議的“供應(yīng)商聯(lián)”交區(qū)域采購處由其轉(zhuǎn)交供應(yīng)商；7）完成合同資料、商品資料等的錄入后將合同正本、補充協(xié)議的“財務(wù)聯(lián)”交區(qū)域結(jié)算中心存檔以備結(jié)算；6、全國商品行政部：1） 合同審批時限：全國商品行政部合同審核處長自接到報批的合同后1個工作日內(nèi)完成審批； 全國商品行政部經(jīng)理自接到報批的合同后1個工作日內(nèi)完成審批；對符合區(qū)域【合同各項收費標(biāo)準(zhǔn)】的合同 進行抽查審批。2） 全國商品行政部合同審核處根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)對合同數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及相關(guān)證件的完備進行審核并簽名后轉(zhuǎn)全國商品 行政部經(jīng)理審核；3） 全國商品行政部經(jīng)理根據(jù)合同簽訂標(biāo)準(zhǔn)對合同數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及相關(guān)證件的完備審核，并將符合標(biāo)準(zhǔn)的合同簽名 后蓋章；4） 全22、國商品行政部合同審核處應(yīng)將完成審核蓋章的合同進行登記：三、解釋：1、 審批時限：指在合同審核中，審核人在限定的時間內(nèi)必須對合同作出判斷，合格、滿意、同意的應(yīng)簽名確認向上 移交，不合格、不滿意、不同意的應(yīng)寫明意見并向下移交，以保障合同審批效率；2、 補充：指在合同審核中，審核人發(fā)現(xiàn)合同必備的資料未提供完整或提供的資料有錯誤，審核人要求責(zé)任人必須補 齊資料以使合同達到審核要求，責(zé)任人在補齊資料后將資料和【合同的問題明細】的解決結(jié)果簽名后傳審核人；3、 補正：指在合同審核中，審核人對合同條款、商品要求等不滿意、不同意時，應(yīng)要求責(zé)任人對合同條款、商品要 求等進行修改。責(zé)任人應(yīng)與供應(yīng)商簽署補正協(xié)議，增加23、或減少或修改合同條款、商品要求等，以使合同達到審核 要求，責(zé)任人在完成條款、要求的補正后將補正后的資料和【合同的問題明細】的解決結(jié)果簽名后傳審核人；四、 合同的生效：合同協(xié)議必須經(jīng)供應(yīng)商及新一佳相關(guān)人員簽字及蓋章后方可生效。五、 合同管理：1、 合同協(xié)議統(tǒng)一由公司印制，采購部總監(jiān)辦公室統(tǒng)一保管及發(fā)放。2、 采購人員與供應(yīng)商簽訂合同協(xié)議，原則上必須使用本公司印制的標(biāo)準(zhǔn)合同協(xié)議。3、 采購人員與供應(yīng)商簽訂“年度交易合同協(xié)議書”時，應(yīng)附上一份“年度交易合同協(xié)議書約換資料比較表”（如附件一），由采購處長及采購總監(jiān)審批。4、 臨時性合同可以不使用公司統(tǒng)一印制的標(biāo)準(zhǔn)合同協(xié)議格式，但不允許使用手寫合同，且同樣適用合同審批流程。5、 合同協(xié)議一律一式三份，一份由財務(wù)部存檔，一份由供應(yīng)商存檔，另一份由采購部存檔。除經(jīng)采購部門經(jīng)理核準(zhǔn)外，已簽訂合同禁止“無關(guān)人員”借閱