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1、荊州市江明工程建設監理有限公司建設工程文件歸檔整理辦法為了加強公司各項目監理部資料管理以及工程竣工資料整理歸檔工作，特制訂本辦法。 公司各項目部除應按本辦法執行外，還應執行國家及地方的其它有關規定。項目開工前，項目監理部應主動與城建檔案館進行聯系，明確具體要求。竣工資料要求，應與建設單位取得共識，以使得資料管理符合有關規定要求。項目監理部資料管理由總監理工程師負責，并指定專人具體實施。一、監理資料的分類：依據荊州市城市建設檔案館的有關規定，現場監理資料分為三大類，即：綜合性文件材料、承包單位文件材料、監理單位文件材料。施工中各種文件、資料原則上都應用相應的監理規范用表報監理單位。除特別注明外，2、各類監理表均應于其規定的附件存放在一起。各大類所包含的資料如下：1、 綜合性文件材料1.1建管手續、合同資料應包括以下資料:1.1. 1規劃許可證、投資許可證、土地使用證；施工許可證含試樁、深基坑、樁基、電梯、幕墻及其它按規定需單獨辦理施工手續的施工許可證。1.1. 2質量監督登記表、安全監督登記表；1.1. 3建設工程委托監理合同、建筑工程施工合同；1.1. 4監理單位資質證書、營業執照；監理人員資質證書；1.1. 5承包單位資質證書、營業執照；技術、管理人員資質證書；1.2監理規劃、旁站監理方案、監理實施細則應包括以下資料：1.2. 1監理規劃;1.2.2旁站監理方案;1.2.3監理實施細3、則監理實施細則含重要分部(子分部)、分項工程監理實施細則和安全監理實施細則。1. 3監理例會記錄、紀要應包括以下資料：1.3.1工地例會會議原始記錄、專題會議紀要；1. 4工程驗收備案資料應包括以下資料：1.4.1工程驗收資料；工程驗收資料包括樁基、基礎、主體工程、各按規定單獨驗收的單項工程、單位工程驗收資料（含驗收方案、施工單位自評報告、監理質量評估報告；驗收會議紀要、質量監督意見、整改情況報告、驗收證明書、綜合驗收評定表等）1.4.2備案表、備案證；1.4.3獲獎證書；1.4.4監理業務手冊；1.4.5監理工作總結；1.4.6總監理工程師、總監理工程師代表授權委托書；1.4.7業主評價材料4、等2.1工程開工/復工報審表應包括以下資料：2.1.1總體及各單項工程開工報審表及其附件；各單項工程指按有關規定須單獨辦理施工許可證的工程，包括：試樁工程、深基坑工程、樁基工程、幕墻工程以及其它單獨辦理施工許可證的單項工程。2.1.2工程復工報審表及其附件2.2施工組織設計（方案）報審表 應包括以下資料：2.2.1總體施工組織設計及單項工程施工組織設計報審表及其附件；各單項工程指按有關規定須單獨辦理施工許可證的工程，包括：試工程、深基坑工程、樁基工程、幕墻工程以及其它單獨辦理施工許可證的單項工程。2.2.2主要分部（子分部）、分項工程施工方案報審表及其附件；2.2.3安全專項施工方案的施工方案5、報審表及其附件；2.2.4圖紙會審、設計交底記錄；2.2.5設計審查文件、勘察設計報告上述施工組織設計、施工方案、圖紙會審、設計交底均包含各專業工程、各分包單位的資料。2.3分包單位資格報審表應包括以下資料：2.3.1分包單位（含供貨單位、試驗單位）資格報審表及其附件附件包括分包單位資質證書、營業執照、主要人員名單、資質、以往工程業績資料、分包合同登記備案手續。2.4 報驗申請表應包括以下資料： 報驗申請表及其附件報驗申請表應按檢驗批、分項、分部（子分部）工程質量報驗；工程試驗、檢驗報驗；施工現場質量、安全體系報驗；資料核查（質量控制資料核查、安全和功能檢驗資料核查等）報驗進行分類存放。以上各6、類報各類報驗均包含各專業工程、各分包單位的報驗申請表及其附件。2.4.2工程試驗、檢驗報告樁基、通風空調、電氣、電梯等試驗、檢驗報告直接報監理存檔。2.5工程款支付申請表 應包括以下資料：2.5.1工程款支付申請表及其附件2.6監理工程師通知回復單 應包括以下資料：2.6.1監理工程師通知回復單及其附件監理工程師通知回復單，應于監理工程師通知單對應。2.7工程臨時延期申請表應包括以下資料：2.7.1工程臨時延期申請表及其附件2.8費用索賠申請表 應包括以下資料：2.8.1費用索賠申表表及其附件2.9工程材料/構配件/設備報審表 應包括以下資料：2.9.1工程材料/構配件/設備報審表及其附件規定7、見證取樣，見證取樣單作為附件之一。以上各類報審均包含各專業工程、各分包單位的報審表及其附件。各種不同種類材料的報審表宜分類存放。2.9.2見證取樣登記表、各種材料登記表。2.10工程竣工報驗單 應包括以下資料：2.10.1工程竣工報驗單及其附件附件包括：承包單位自審、自查、自評資料（不含自評報告）。2.11混凝土澆筑申報表 應包括以下資料：2.11.1混凝土澆筑申報表及其附件C40以上自拌混凝土以及各種強度等級自拌混凝土首次使用的配合比均應進行開盤鑒定。混凝土開盤前承包單位應將本次混凝土的原材料、外加劑等用工程材料/構配件/設備報審表報監理單位。2.12施工測量放線報驗單 應包括以下資料：2.8、12.1施工測量放線報驗單及其附件2.12.2沉降觀測錄、報告沉降觀測記錄、報告等可直接報監理存檔。2.13承包單位通用申報表 應包括以下資料：2.13.1承包單位通用申報表及其附件承包單位來往函件如無專用表格，原則上均應用承包單位通用申報表報監理，各種不同事務的申報應分類。施工進度計劃用此表向監理申報。2.13.2其它承包單位來往函件3、監理單位文件材料3.1監理工程師通知單 應包括以下資料：3.1.1監理工程師通知單及其附件3. 2工程暫停令 應包括以下資料：3.2.1工程暫停令及其附件3.3工程款支付證書 應包括以下資料3.3.1工程款支付證書及其項目監理機構審查記錄由于工程款支付申請表9、屬承包單位文件材料，根據荊州市城市建設檔案館規定的監理檔案移交目錄，為了移交檔案方便，申請表不與支付證書一起存放。3.4工程臨時延期審批表 應包括以下資料：3.4.1工程臨時延期審批表及其項目監理機構審核記錄3.5工程最終延期審批表 應包括以下資料：3.5.1工程最終延期審批表及其項目監理機構審核記錄3.6費用索賠審批表 應包括以下資料：3.6.1費用索賠審批表及其項目監理機構審核記錄3.7監理工作聯系單 應包括以下資料：3.7.1監理工作聯系單及其附件應按收發文單位分類。3.8工程變更單 應包括以下資料：3.8.1工程變更單及其附件3.9監理工程師檢查記錄表 應包括以下資料：3.9.1監理工10、程師檢查記錄表（工程檢驗批質量檢查記錄表（通用）應按分部（子分部）、分項工程分類整理。3.10建設監理日志應包括以下資料：3.10.1建設監理日志3.11監理月報應包括以下資料：3.11.1監理月報3.12旁站監理記錄手冊應包括以下資料：3.12.1旁站監理記錄手冊3.13無專門分類的資料應按內容分類。二、監理資料的組卷對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。當一個監理項目由多個單位工程組成時，監理資料應按單位工程組卷。資料的入冊應以監理規范表格為基礎，即不論總包、分包，土建、安裝，同類表格均存放在一起。檔案盒依據工程實11、際情況、監理工作范圍確定。檔案盒的數量依據資料數量增減，工程規模較小，資料數量較少時，可將同一大類的不同資料存放在同一檔案盒中，但應按本文件的規定進行分類，嚴禁不同大類的資料混放。當工程規模較大，資料數量較多時，可將一個小類的資料分成兩個或兩個以上的檔案盒存放。檔案盒參考分類如下（中等規模房屋建筑工程），各項目監理部可根據上款的規定、具體確定。檔案分類檔案盒編號檔 案 盒 標 簽備 注綜合性文件材料1 建管手續、合同資料各檔案盒內資料應按本文件規定的資料分類入冊，如資料較多可增加檔案盒數量。2 監理規劃、旁站監理方案、監理實施細則3 監理例會記錄、紀要4 工程驗收備案資料承包單位文件材料1工程12、開工/復工報審表、分包單位資格報審表2施工組織設計報審表、圖紙會審、設計交底記錄3報驗申請表4監理工程師通知回復單5工程材料/構配析/設備報審表6混凝土澆筑申請表、施工測量放線報驗單7工程款支付申請表、費用索賠申請表、工程臨時延期申請表8承包單位通用申報表監理單位文件材料1監理工程師通知單、工程暫停令2工程款支付證書、費用索賠審批表3工程臨時延期審批表、工程最終延期審批表4監理工作聯系單、監理月報5工程變更單6監理工程師檢查記錄表7建設監理日志8旁站監理記錄手冊9備查資料三、資料的質量要求報送城建檔案館的歸檔資料應符合建設工程文件歸檔整理規范（GB/T503282001）規定的歸檔文件的質量要13、求：1、報送城建檔案館的文件材料應為原件。移交公司的文件材料除與城建檔案館重復的可為復印件外，其余資料均應為原件。2、工程文件的內容及其其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。 3、工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。4、報送城建檔案館的工程文件應采用耐久性的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料書寫，如：紅墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。移交公司的資料除允許有復寫件外，其余要求同報檔案館的要求。5、工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。6、工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297 mm214、10mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。7、工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。要求施工單位報城建檔案館的圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。8、要求施工單位所有報城建檔案館的竣工圖均應加蓋竣工圖章。9、利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面的1/3的，應要求施工單位重新繪制竣工圖。四、資料的時間要求施工階段現場監理資料必須與施工進度保持同步，不得后補。項目監理部在工程竣工前應按城建檔案館資料移交目錄對監理資料的完整性、準確性檢查，并在施工單位自檢合格的基礎上對施工單位資料進行檢查。項目監理部應提示建設單位根據荊州市城市建設檔案管理辦法和關于建設工程竣工檔案實行專項驗收的通知等文件規定，在組織竣工驗收前十五日內提請城建檔案館對工程檔案進行驗收，合格后方可辦理備案手續。工程竣工后1個月內，項目監理部負責將報送城建檔案館的資料移交給建設單位，辦理檔案移交手續，并提示建設單位按有關文件規定，建設單位應當在工程竣工驗收合格之日起3個月內，向城建檔案館報送建設工程檔案。工程竣工后一個月內，項目監理部負責將移交公司的資料移交公司工程部，移交公司的資料移交目錄另行制訂。公司工程部負責具體解釋工作，本辦法自發文之日起施行。