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1、公司營銷中心項目文檔提交、存放管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的 建立營銷中心的文檔管理制度，對項目中所有文檔進行清晰有效的分類管理與控制，實現項目文檔的有序保管與規范流動，為項目文檔提供規范化的管理，提高項目的成功率，有效控制項目成本、進度、時間。二、范圍 本文適用于營銷中心各單元、公司內配合部門及與之有關的客戶、合資公司、渠道的文檔。三、原則 （一）定義文檔包括接收、發放和內部文檔，含傳真、電郵、備忘錄或是會議紀要、郵遞、商務運作階段文檔及其他內部文檔。 （二）規范 1.明確內部文檔的編制和命2、名 （1）文件名應是文件的標題。 （2）標題應能直觀簡明體現文件的內容。 （3）每個文檔必須有一個統一的編號。 （4）在電子文檔的命名后面加上編號。 （5）文件編制應使用對應的統一文檔模板。 2.接收文檔控制編號 所有接收文檔需有統一文檔控制編號，統一由文檔中心管理。文檔控制編號形式由項目管理者根據實際情況確定，建議體現接收日期的信息。 3.明確項目文檔的使用制度 （1）在項目前，應建立一套文檔的管理程序 明確文檔的擬制、審核人員, 文檔控制員。 明確所有文檔的編號、收發登記操作，及受控等級。 （2）建議接收文檔的管理程序 由文檔控制員統一接收。 加蓋或記錄接收日期（時間）。 賦予文檔控制編號3、。 記錄輸入文檔中心數據庫，保存原件。 （3）明確發送文檔的管理程序 加蓋或記錄發送日期（時間）。 記錄輸入文檔中心受控庫，保存原件。 發送后由文檔控制員統一記錄歸檔。 （4）明確合同各方之間的文檔傳遞等相關規定 （5）文檔借閱登記和保密規定 原則上嚴禁文檔原稿進行借閱。 借閱副本應進行登記，加蓋副本章。 副本銷毀的規定。 限期返還原件的規定。 （6）電子文檔的共享規定 4.明確文檔的歸檔存放 （1）建立紙面存儲和電子件存儲兩套相對應的文檔管理系統，目錄結構見附表一項目文檔歸檔結構。 （2）按文檔的階段及用途屬性（主題）歸檔分類，如售前階段、售中階段，再按標書、合同、方案、會議紀要等分類。四、4、文檔提交 （一）外埠部門提交部門的文檔，經過審核后及時提交給文檔保管人員備案、存檔。（二）部門內部文檔定稿后及時提交給文檔保管人員備案、存檔。（三）部門對外交流或是與項目單位匯報、溝通所提交的文檔，經過溝通、匯報后整理成終稿的，由文檔負責人及時提交到文檔管理人員備案、存檔。（四）部門外埠工作人員與項目單位交流、溝通時準備的文檔或是會議紀要定稿后提交部門領導，經部門領導審核后報文檔管理人員備案、存檔。（五）備忘錄或是會議紀要以周為單位提交文檔；建設方案、PPT、規劃、設計等文檔定稿后以月為單位提交；涉及變更的方案、規劃等文檔經過部門與項目單位確認后及時報文檔管理員備案、存檔。五、具體內容 （一）5、文檔編號 凡項目有關的文檔，均統一編號。文檔編碼方式：文檔屬性-發放對象-順序編號-文檔日期-文檔密級文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示發放對象：本字段用兩位英文字母表示文檔日期：本字段6位數字，表明文檔的發生時間，以便于查詢和統計。順序編號：本字段4位數字，系文檔的順序編號，此編號表示同一文檔屬性、發放對象內所有文檔的順序號。文檔密級：本字段1位數字，表明了文檔的保密級別。0級代表機密，項目經理及其指定人員閱讀1級代表秘密，項目組核心成員閱讀2級代表內部公開，項目組所有成員閱讀3級代表公開，所有項目組干系人均可閱讀 表1 文檔屬性字段對照文檔分類簡寫文檔分類簡寫PPT指令潛在用戶分析報告發票6、用戶分析報告普查報告合作意向書手冊會議紀要備忘錄建設方案計劃解決方案答復項目制度報表合同招投標文件 表2 文檔接收對象字段對照發放對象簡寫發放對象簡寫客戶項目組內部合作方部門內部合資公司渠道公司內部供應商 （二）文檔的存放 項目文檔分別建立電子和紙面件檔案。紙面文檔按文件的屬性、分類存放，并填寫文件存放控制表（附件一）進行存放、借閱登記。 電子檔案目錄如下，通過權限設置控制不同文檔人員訪問權限。表3： 電子文檔目錄0 級目錄一級目錄二級目錄三級目錄四級目錄文件名*項目機會階段城市篩選分析資料調研表售前階段PPT城市智能靜態交通管理云平臺優先泊車運營管理模式匯報PPT宣傳片設計方案靜態交通智能化7、解決方案靜態交通智能化建設方案會議紀要售中階段招投標招標書投標書合同PPP合同合同附件項目計劃項目范圍項目實施計劃項目總結項目總結報告項目評估報告售后階段培訓培訓計劃培訓方案培訓考核評估表維護運維方案項目總結報告問題管理表風險管理風險管理計劃變更申請表 （三）文檔借閱 （1）借閱人查閱文檔編號清單（內部公開），確定所需借閱文檔。 （2）向文檔管理員提出借閱申請。 （3）文檔管理員根據其身份確定閱讀權限。 （4）若所借閱文檔超過其閱讀權限，需經領導批準。 （5）文檔管理員填寫文檔借閱記錄表。 （6）借閱人簽署文檔借閱記錄。 （7）借閱文檔需在指定時間內歸還、不得拷貝。 （四）文檔取向文檔取向意在8、明確項目各階段需要提交的主要文檔、文檔負責人及文檔的主要應用單元。詳見附表二：文檔取向表。附表一：文檔存放和訪問控制文檔名稱文件夾審批人借閱人借閱日期歸還日期附表二：文檔取向表名稱負責人里程應用單元售前階段PPT項目經理 宣傳片調研提綱客戶分析報告會議紀要項目管理部溝通計劃合作意向書機會與風險分析城市資料分析競爭對手分析售前項目組織結構售中階段項目策劃書項目監控報告項目組織結構初步可研報告需求文檔項目建設架構方案停車解決方案合資公司架構草案收益測算分析報告普查報告建設方案實施方案實施管理制度項目計劃Ppp合同招標備案稿人力資源管理制度項目預算風險管理計劃質量管理計劃立項備案政府審批報告投標書招標書合同合資合作公司成立方案項目總結報告項目狀態周報售后階段培訓方案培訓實施方案培訓結果考核評估表項目驗收報告項目總結報告項目后評估報告項目運維方案問題管理表變更申請表項目狀態周報風險管理表問題經驗庫風險經驗庫信息通報表項目移交表遺留問題表