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1、文件名： 質量體系文件發(fā)放、回收、查閱管理辦法（試行） 文件號： 東興辦字013號編制：綜合辦公室審核： 批準： 受控狀態(tài)：發(fā)布： 修改：分發(fā)號: 1.0目的充分利用電子媒介，確保相關部門和崗位及時得到并使用有效版本。2.0適用范圍適用于與質量體系有關的文件和資料，包括外來文件及資料的控制。3.0職責3.1 綜合辦公室負責簽收股份公司下發(fā)的通用三級體系文件和批準的自定三級文件，將文件整理到相關文件夾中，清理被替換的文件，建立在用文件查詢鏈接，向相關部門和崗位打印發(fā)放質量體系文件方法變更通知。并對相關部門和崗位質量體系文件的發(fā)放、保存、回收、銷毀進行監(jiān)督檢查。3.2 各部門指定人員負責簽收發(fā)放變2、更通知，并通知下屬班組和崗位，執(zhí)行變更后體系文件規(guī)定和表單。部門簽收人員變更時，應及時通知綜合辦公室。4.0工作流程文件簽收、發(fā)放、回收、查閱過程簡圖：4.1 綜合辦公室體系文件簽收人簽收文件或批復后，應及時通知質量員。4.2 質量員根據(jù)文件簽收單或批復，及時下載更新后的文件和附件，將其保存到服務器上的“在用體系文件”文件夾中，將更新前的版本移動到“已終止體系文件”文件夾中，同時比較變更前后文件版本的不同，保存到“比較版本文件”文件夾中。4.3 質量員修改“ISO質量體系文件目錄”中變更文件的瀏覽文件、附表和比較文件版本鏈接。對于暫時未接入局域網(wǎng)的部門，質量員負責將有關更新后文件和附件以及比較3、版本文件的電子版復制到該部門電腦對應文件夾中。4.4 質量員負責編寫打印發(fā)放“質量體系文件變更通知單”，通知相關部門和崗位簽收。4.5 各部門指定人員負責電子簽收文件。方法是：打開“網(wǎng)上鄰居”-打開域“CMSYDX”-打開“CENTER”-打開文件夾“質量體系文件”-打開EXCEL文件“體系文件發(fā)放回收記錄表”，輸入用戶代號和密碼，認真察看后單擊“簽收”按鈕，就可以完成簽收。4.6 各部門通知并組織下屬班組及崗位學習最新版體系文件。4.7各部門從簽收“質量體系文件變更通知單”之日起，開始執(zhí)行新版本體系文件規(guī)定。如果簽收前文件附件中的表單當月已填寫完畢，可以從下月開始執(zhí)行新表單。4.8在用體系文4、件查閱方法是：打開“網(wǎng)上鄰居”-打開域“CMSYDX”-打開“CENTER”-打開文件夾“質量體系文件”-打開EXCEL文件“ISO質量體系文件目錄”。單擊對應文件后面的“瀏覽文件”，可以查閱最新版對應文件；單擊對應文件后面的“附件”，可以查閱最新版對應文件附件；單擊對應文件后面的“比較文件”，可以查閱更新前后文件版本的不同之處。4.9 為方便使用，可以在電腦桌面上建立EXCEL文件“ISO質量體系文件目錄”快捷方式和EXCEL文件“體系文件發(fā)放回收記錄表”。4.10 所有文件與附件已標記為“只讀”。如果需要文件附件作為模板，需要另存為保存到所使用的計算機上。5.0相關文件5.1 質量體系文件控制程序B01 6.0記錄6.1 質量體系文件變更通知單東興辦字013 保存三年版本/修改狀態(tài)：A/0 第 2 頁 共 2 頁